Ví dụ thực tế về cách đặt mã vật tư cho Nhà thầu thi công

Nếu như ở bài Tổng quan về mã vật tư và một số cách đánh mã thường dùng, chúng tôi đã đưa ra những khái niệm cơ bản về mã vật tư, lợi ích của việc đặt mã và một số nguyên tắc đặt mã tham khảo.

Thì hôm nay, ở bài viết này, chúng tôi sẽ có 1 ví dụ cụ thể, thực tế về cách đặt mã cho 1 doanh nghiệp xây dựng.

1. Đặt vấn đề

Nhà thầu X là 1 Nhà thầu thi công xây lắp đa lĩnh vực, từ Nhà cao tầng, đến hạ tầng và cả hoàn thiện. Nhà thầu X cũng nhận tổng thầu 1 số gói và do đó quản lý cả các Nhà thầu cơ điện khác.

Do đó, số lượng các vật tư cần quản lý của Nhà thầu X rất nhiều, và gần như là trải hết các lĩnh vực thông dụng của xây dựng. Số lượng vật tư thường dùng lên tới hàng trăm loại khác nhau.

Trước đây, việc đặt mã của Nhà thầu X là:

• Việc phân nhóm không rõ ràng, không có các level (lớp cha con) cụ thể
• Các vật tư được đặt mã theo luôn tên của vật tư đó, ví dụ cát xây tô thì đặt luôn mã là CAT_XAY_TO. Với cách đặt mã này, đơn vị đã gặp nhiều khó khăn do số lượng vật tư lớn từ đó dẫn đến bị rối và không phân loại được vật tư.
• Việc quản lý vật tư thông qua các file Excel gây ra nhiều phiền toái và bất cập, và thường xuyên sai xót (Tìm hiểu thêm chi tiết tại bài viết Góc nhìn - quản lý vật tư bằng Excel, được và mất )

2. Giải pháp

Với việc Nhà thầu X sử dụng phần mềm quản lý vật tư SiteMAGE, các công tác vật tư từ việc lên kế hoạch đến yêu cầu, mua vật tư, nhập, xuất kho và báo cáo đã được tự động hóa trên phần mềm một cách dễ dàng, thuận tiện.

Tuy vậy, để hệ thống chạy được trơn chu, thì việc đưa các thông tin vật tư đầu vào, khai báo vật tư và mã vật tư cần được chuẩn hóa và thực tế thì việc này cũng khá tốn thời gian.

Dựa trên thực tế sử dụng vật tư của Nhà thầu, cùng với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho nhiều đơn vị, SiteMAGE đã đề xuất phương án đánh mã như sau

Mã vật tư được thể hiện qua chuỗi  M1M2.M3.M4

Trong đó:  

3. Ví dụ cụ thể

Ví dụ 1 - Đánh mã cho vật tư tên là Cát xây tô

Có thể thấy mỗi vật tư theo cách đặt mã trên được phân theo 4 lớp cha con từ M1-M4

Cát xây tô thuộc nhóm vật tư chính và nhóm con là vật liệu hoàn thiện, đó đó mã của nó sẽ bắt đầu là A2 (M1 = A, M2 = 2)

Ở lớp dưới, nhóm cát đá sỏi có mã là 10 (M3), do đó, mã của nó sẽ là A2.10.M4

M4 ở đây thì tùy theo cách cho thứ tự, ví dụ đặt cát xây tô là 001, chẳng hạn, thì mã đầy đủ của nó sẽ là : A2.10.001

Ví dụ 2 - Đánh mã cho vật tư tên là Máy khoan EP01

Máy khoan thuộc nhóm công cụ dụng cụ do đó nó M1 = E

Nhóm Công cụ dụng cụ lớp con thứ 2 chung nhau là M2=0 (không phân chia hoặc thuộc 1 nhóm chung – do nhóm công cụ dụng cụ này không chia theo bộ phân kết cấu, cơ điện… như vật tư chính được), do đó, mã của nó sẽ là E0.M3.M4

Giờ, xác định M3, sẽ thấy máy khoan EP01 cũng sẽ có giá trị là 00 (nhóm chung), vậy mã sẽ là E0.00.M4

M4 – tương tự như trên, là do thứ tự Nhà thầu tự đặt (từ 001…), ở đây ta đặt nó có số thứ tự 005 vì 4 số trước ta đã dùng cho Công cụ dụng cụ khác. Có nghĩa là M4=005

Vậy, mã cuối cùng đầy đủ của Máy Khoan EP01 là E0.00.005

Lưu ý: tùy theo số lượng vật tư và nhu cầu tính chất công việc mà có thể có các biến thể của cách đặt mã trên, ví dụ như thêm đuôi về Nhà sản xuất, về Spec… để dễ phân biệt.

Cần biết rằng, nếu sử dụng hệ thống SiteMAGE, Nhà thầu ngoài việc tìm theo mã cũng có thể dễ dàng tìm vật tư theo tên chính xác kèm các đuôi về sau (như Nhà sản xuất, Spec…), do đó, sẽ không có khả năng bị xót hoặc bị nhầm lẫn vật tư.

Xem thêm các bài viết hữu ích khác của chúng tôi tại https://sitemage.com/