Vấn đề quản lý số liệu trong công tác quản lý kho và vật tư

Quản lý kho vốn không phải là tác vụ gì mới, mà từ khi hình thành doanh nghiệp sản xuất hay xây dựng thì quản lý kho vật tư bao giờ cũng là 1 công tác không thể thiếu.

Nhưng có một điều lạ là sau nhiều năm phát triển của ngành xây dựng, công tác quản lý kho và vật tư vẫn chưa có sự phát triển tương xứng. Các nhà thầu vẫn đang loay hoay trong một mớ các vấn đề:

  • Kiểm soát vật tư (số lượng, chất lượng) và đặc biệt là tình trạng ra vào, sử dụng ra công trường thế nào
  • So sánh số lượng vật tư đã mua so với số lượng theo hợp đồng không hay bị thừa, nếu thừa thì thừa bao nhiêu và tại sao thừa
  • Bảo quản thế nào, kiểm soát thế nào để tránh mất mát
  • Làm sao để các vật tư thừa tại dự án này được tận dụng cho các dự án khác để nâng cao hiệu quả kinh tế. Và làm sao để biết mà tận dụng (vì có nơi thừa nhưng có nơi thì thiếu mà không biết)
  • Tận dụng số liệu có sẵn của các dự án để thực hiện dự án tương lai

Còn rất rất nhiều vấn đề mà các Nhà thầu gặp phải mà trong nội dung bài viết không thể nêu hết. Nhưng nếu để ý có thể thấy, các vấn đề đều có đặc điểm chung là bắt nguồn từ việc thiếu số liệu, thiếu thông tin, hay không kiểm soát được các số liệu vật tư.

Thời kỳ kỷ nguyên 4.0, data is key (số liệu là chìa khóa). Khi mà công nghệ big data đang bùng nổ, các quyết định không còn dựa trên cảm tính mà cần phải được đưa ra dựa trên các dữ liệu thu thập, sau đó quan sát hiệu quả (cũng căn cứ theo dữ liệu) để có điều chỉnh phù hợp. Có thể thấy xu hướng quản lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu (data/big data) là xu thế đã và đang chứng minh hiệu quả. Lấy vị dụ bóng đá (nhân dịp #U23 Việt Nam vẫn chưa hết hot), công nghệ big data được dùng rất nhiều để thu thập thông tin đối thủ, hay từng cầu thủ. Bạn sẽ biết cầu thủ này tốc độ thế nào, chạy trung bình mỗi trận bao nhiêu km, số lần tắc bóng, hay thậm chí thích sút penalty góc nào, thích lừa bóng kiểu gì… tất cả sẽ được thống kế và phân tích đầy đủ. Và đó là cơ sở để câu lạc bộ mua bán cầu thủ, hay lựa chịn chiến thuật phù hợp với từng đối thủ, từng thời điểm


Quay trở lại với bài toán kho và vật tư, hãy tưởng tượng nếu bạn đưa được các số liệu mua hàng, rồi nhập, xuất, kiểm kê chuẩn, bạn sẽ ra được các quyết định kịp thời và chính xác. Các lãnh đạo cũng sẽ căn cứ vào các số liệu này để tính chính xác vật tư hao phí, hiệu quả sử dụng vật tư, từ đó xác định được lỗ lãi chính xác và rút kinh nghiệm cho các dự án sau.

Như vậy chúng ta có thể đồng ý rằng việc kiểm soát và quản lý số liệu là việc quan trọng bậc nhất trong công tác kho vật tư. 

Vậy giải pháp cho việc này là gì?

Theo logic, để làm tốt công tác số liệu, chúng ta không thể theo cái cách vẫn đang làm là dùng các giấy tờ dễ bị thất lạc hay thậm chí là excel để quản lý (để biết tại sao excel lại không hiệu quả vui lòng đọc bài viết 05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời). Chúng ta cần công cụ hiệu quả hơn.

Công cụ này phải đảm bảo được sự thuận tiện, phải thông minh, ngoài ra trong công tác quản lý dữ liệu thì số liệu đầu (input) vào chuẩn là quan trong nhất vì nó quyết định các số liệu sau đó (output), do đó công cụ này phải được thiết kế để làm sao người ta dễ dàng và thuận tiện nhập liệu nhất.

Ứng dụng/phần mềm trên điện thoại sẽ giải quyết được vấn đề này. Chiếc điện thoại mang bên mình, ra công trường cùng mình mọi lúc mọi nơi sẽ là chất xúc tác lớn nhất cho việc nhập liệu dễ dàng 

Với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng ngày càng thông minh, các công nghệ nhập liệu bằng giọng nói đang được Google và các đối thủ ngày đêm phát triển còn hứa hẹn một tương lai sáng sủa hơn với việc nhập liệu (qua giọng nói thay vì phải gõ như ta đang dùng)

Đó không phải là viễn cảnh, nó đang xảy ra, chỉ có điều bạn có kịp đón nhận nó hay không thôi.