Tổng quan về mã vật tư và 1 số cách đánh mã vật tư thường dùng

Đánh mã vật tư luôn là 1 trong những vấn đề khó khằn nhất của người làm quản lý vật tư. Và thực tế thực hiện đa phần khá lộn xộn và mỗi người 1 phách. Chúng tôi hi vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp trong việc đánh mã các vật tư của mình để quản lý tốt hơn.

1. Mã vật tư là gì?

  • Là 1 đại diện các ký hiệu ngắn gọn, có tính hệ thống của vật tư đó
  • Như đã biết, 1 vật tư gồm có 1 hay nhiều thuộc tính, như tên gọi, nhóm vật tư, nhà sản xuất, màu sắc, kích thước, xuất xứ…. do vậy, mã hóa được định nghĩa là quá trình phân bổ các ký hiệu cho vật tư và các thuộc tính của vật tư đó.

Xem thêm: Khái niệm và phân loại vật tư công trình xây dựng

2. Tầm quan trọng của việc đánh mã vật tư

  • Do công tác kinh doanh, hoạt động của 1 tổ chức thường 1 lúc liên quan đến nhiều loại, chủng loại vật tư, đặc biệt là các công ty xây dựng, vốn số lượng vật tư cho 1 dự án thường lên tới 1 vài trăm, cho tới 1 vài ngàn. Do đó cần có công tác mã hóa để dễ quản lý, sử dụng, dễ truy xuất và báo cáo.
  • Phân loại và mã hóa vật tư  là các bước trong việc duy trì các kho bãi một cách có hệ thống. 

3. Tiêu chí của việc đánh mã Vật tư hiệu quả

  • Mã phải đơn giản, dễ nhớ, dễ nhận biết
  • Mã  cho mỗi vật tư phải là duy nhất
  • Mã phải súc tích, có tính logic
  • Mã phải có tính mở rộng để không bị lạc hậu trong tương lai, hoặc khi nhập thêm nhiều vật tư mới. Cái này nôm na giống như việc biển số xe máy hay ô tô. Khi đánh biển số chọn 4 hay 5 số thì cần lưu ý đến quy mô phát triển trong tương lai, tránh tình trạng dùng 4 số nhưng sau này hết lại phải đổi như mấy bác công an nhà ta.

4. Lợi ích của việc đánh mã vật tư

  • Tên vật tư thường dài, và do đó nếu lập đi lập lại sẽ rất khó làm việc, khó quản lý. Mã sẽ giải quyết vấn đề đó
  • Việc mã hóa giúp ta dễ dàng nhận biết các vật tư tương tự
  • Tránh trường hợp trùng lặp vật tư khi lưu trữ. Việc này là bởi vì nếu vật tư tên dài thì cùng 1 vật tư có khi lại bị lưu thành 2 chỉ vì vô ý đánh nhầm 1 chữ cái trong tên. Mã sẽ giảm thiểu vấn đề này
  • Giúp chuẩn hóa quá trình quản lý vật tư
  • Đảm bảo tính chính xác trong các trao đổi, thông tin, thư từ, email liên quan đến vật tư, tránh tam sao thất bản
  • Dơn giản hóa việc lưu trưc tài liệu về vật tư (lưu kho, thẻ kho, các báo cáo nhập xuất tồn…)
  • Giúp công tác mua hàng được thuận tiện hơn
  • Tạo thuận lợi cho việc kế toán vật tư và báo giá.

5. Nhược điểm của việc mã hóa

  • Lỗi xảy ra khi đánh mã sẽ rất khó nhận biết và khó truy cứu về sau (về tên thì dễ truy cứu hơn do vẫn search được theo tên. Ví dụ bạn muốn tìm ổ cắm điện Sino , search chữ “ổ cắm điện Sino” sẽ dễ hơn search code)
  • Sử dụng mã trong trường hợp nhiều vật tư mà không có cách đánh mã logic sẽ gây nhiều phiền toái cho việc lưu trữ và truy xuất.
  • Việc nhớ mã khó hơn nhớ tên vật tư, nhất là thời gian đầu chưa quen

6. Các hệ thống mã hóa thường dùng

6.1 Cách 1. Theo số (numbering system)

  • Đặc điểm của phương pháp: dùng các số để mã hóa cho vật tư và các thuộc tính của vật tư đó.
  • Đây là phương pháp đơn giản, dễ hiểu

1 ví dụ về đánh số theo phương pháp này là "A-B-C", cách nhau 1 dấu cách, dấu gạch chéo hoặc dấu cách, trong đó:

A: Số cho nhóm vật tư

B:  số cho nhóm phụ /loại vật tư

C:  số cho tên vật tư cụ thể

Ví dụ 1 tổng thầu thi công đánh số các nhóm vật liệu là:

  • Kết cấu: 01
  • Hoàn thiện: 02
  • Cơ điện: 03
  • Cảnh quan: 04

Trong nhóm cơ điện thì phân ra:

  • Cấp nước: 01
  • Thoát nước: 02
  • HVAC: 03
  • ….

Trong nhóm HVAC lại có rất nhiều vật tư khác nhau, và đánh số từ 001-999, ví dụ ta cần đánh mã số chiệc điều hòa Đaikin SXX 12 BTU, có số thứ tự 115, thì mã số đầy đủ của nó sẽ là: 03 04 115

Trong đó: 03 là tên nhóm cơ điện

04 là nhóm phụ HVAC

Đây là 1 ví dụ để minh họa, bạn có thể chia nhóm, thứ tự các thuộc tính cũng như đánh thứ tự số khác với ví dụ trên. (số lượng số 1 hay 2 hay 3 chữ số cho mỗi nhóm phụ thuộc vào việc bạn có nhiều nhóm hay không, nhiều vật tư hay không – xem thêm ví dụ về biển xe máy ở trên)

6.2 Đánh số theo ký hiệu chữ cái (Alphabetical system)

Tương tự như phương pháp số ở trên, nhưng thay bằng các chữ cái.

Ví dụ nhóm vật tư kết cấu: A,  hoàn thiện B, cơ điện C…

Trong nhóm cơ điện thì phần ra:

  • Cấp nước: A
  • Thoát nước: B
  • HVAC: C
  • ….

Và điều hòa Đaikin SXX 12 BTU, có mã hóa chữ cái là G, thì mã hóa đầy đủ của nó là AAG.

Có thể thấy mã hóa theo ký tự đơn giản này phù hợp với việc có ít vật liệu và khó dùng nếu có nhiều vật tư

6.3 Đánh số theo chữ cái viết tắt (Mnemonic system)

Theo cách này, mỗi nhóm vật tư hay tên vật tư sẽ được đánh số theo tên viết tắt của nó cho dễ nhớ. Và mỗi mã sẽ từ 2-3 ký tự.

Với ví dụ trên

  • Kết cấu: KC
  • Hoàn thiện: HT
  • Cơ điện: CD
  • Cảnh quan: CQ

Trong nhóm cơ điện thì phần ra:

  • Cấp nước: CN
  • Thoát nước: TN
  • HVAC: DH
  • ….

Và chiệc điều hòa DDaikin SXX 12k BTU được đánh thứ tự là DKSXX

Như vậy mã hóa đầy đủ sẽ là: CD DH DKSXX

6.4 Kết hợp số và chữ cái (Alpha-numeric system)

Đây có thể nói là 1 trong 2 phương pháp tiện dụng và phù hợp nhất, cùng với phương án đánh số ở phần 6.1

Nguyên tắc là 1  vật tư hay 1 nhóm vật tư và các thuộc tính sẽ được đại diện bởi 1 hoặc 1 vài chữ số, hoặc chữ cái.

Ví dụ trên có thể đánh số chiệc điều hòa là: CD DH 115

Ngoài ra, còn có 1 số phương pháp mã hóa khác và thực tế thì việc mã hóa phức tạp hơn nhiều. Có thể thấy các ví dụ trên chưa mã hóa sâu đến các thuộc tính như Nhà sản xuất, màu sắc, xuất xứ... do thực tế có vật tư trùng tên, trùng Spec nhưng khác nhà sản xuất hay xuất xứ thì lại khác nhau rất nhiều. Với 1 hệ thống nhiều vật tư thì có thể xem xét mã hóa sâu đến các thuộc tính để dễ truy suất.

Trên đây là 1 số kinh nghiệm tổng hợp được từ 1 số tài liệu trong và nước ngoài, việc mã hóa vật tư là 1 quá trình phức tạp, nhưng quan trọng, và ở Việt Nam hiện lại không có 1 chuẩn chung nào. Do đó, hi vọng các Nhà thầu tham khảo các phương pháp trên để phát triển và tìm cho mình cách mã hóa hợp lý và dẽ dùng nhất.

_____________________________

Quản lý tốt vật tư của mình tốt hơn với phần mềm SiteMAGE, đăng ký dùng thử miễn phí TẠI ĐÂY