Quản lý kho và vật tư  - Phần 2: quy trình nhập kho 

Nếu như ở Phần 1 - Quản lý kho vật tư công trình - Những khái niệm cơ bản đã cho chúng ta những khái nhiệm cơ bản như quản lý kho là gì, cùng các định nghĩa thế nào là hàng hóa, là kho, thủ kho là gì… thì ở bài 2 này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu 1 quy trình nhập kho truyền thống.

Hãy cùng bắt đầu nhé

Đề nghị nhập kho

Lý do đề nghị nhập kho thường xuất phát từ việc mua hàng của nhà cung cấp hoặc tái nhập do các bộ phận sử dụng không hết hoặc không sử dụng trả lại kho. Ngoài ra, các nguồn nhập khác như: Nhập điều chuyển (Chuyển từ kho khác đến), Nhập từ gia công, sản xuất, Nhập từ sửa chữa hoàn thành, Nhập điều chỉnh (do phát hiện thừa trong kiểm kê), nhập do nhận góp vốn, tạm nhập tái xuất hoặc ngược lại và các nguồn nhập khác.

Người có nhu cầu nhập hàng phải ghi “Phiếu đề nghị nhập kho”, trong đó ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, thời gian dự tính nhập. Phiếu đề nghị nhập kho này phải được cán bộ quản lý cấp phòng/bộ phận/dự án xác nhận phê duyệt trước kho có thể chuyển cho thủ kho và làm các công tác nhập kho.

Lưu ý nếu số lượng mặt hàng nhiều thì người đề nghị phải đinh kèm bảng kê, packing list theo phiếu.

Chuẩn bị kho bãi

Dựa trên kế hoạch nhập hàng hoặc Phiếu đề nghị nhập kho đã được phê duyệt, thủ kho tính toán số lượng hàng hoá cần phải lưu trong kho, trong khu vực chứa hàng.

Nếu năng lực chứa hàng của kho không phù hợp, thủ kho phải đề nghị tìm kiếm, bố trí địa điểm chứa hàng chuyển cho Trưởng bộ phận vật tư/ hoặc Quản lý dự án xem xét và có ý kiến.

Nhập hàng

Kế toán dự án, thủ kho hoặc cán bộ vật tư, căn cứ vào Phiếu đề nghị nhập hàng được duyệt để lập Phiếu nhập kho. Ghi rõ, ghi đủ các thông tin và chỉ tiêu trên phiếu 

Kiểm soát chất lượng hàng nhập: Đây là khâu bắt buộc trước khi nhập kho. 

Thủ kho và Người được giao nhiệm vụ kiểm tra, bằng các dụng cụ và phương pháp thích hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, tính chất cơ – lý – hoá với từng loại hàng và đối chiếu với các tài liệu, tiêu chuẩn, yêu cầu nhập hàng và ghi kết quả vào Biên bản kiểm nghiệm 

Đối với hàng hoá thông dụng, Thủ kho tự kiểm tra các mặt hàng theo Phiếu đề nghị nhập kho cả về chất lượng và số lượng. 

Nếu hàng hoá đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ký vào Phiếu đề nghị nhập.

Nếu phát hiện hàng hoá không đáp ứng hoặc sai khác bất kỳ một tiêu chí nào, thì chưa thực hiện nhập kho mà báo cáo quản lý trực tiếp/ Trưởng bộ phận/CNDA giải quyết.

Cán bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định : hoặc từ chối nhập, trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng; hoặc Đồng ý cho nhập kho một phần hoặc toàn bộ

Sau bước kiểm tra (số lượng và chất lượng hàng hoá), Thủ kho thực hiện nhập hàng vào kho. Thủ kho và người nhập hàng ký vào Phiếu đề nghị nhập kho và Biên bản giao nhận hàng, “Biên bản kiểm nghiệm” hàng nhập

Thủ kho ghi “Thẻ kho” và cuối ngày chuyển Thẻ kho, Phiếu nhập kho cùng Phiếu đề nghị nhập  cho Kế toán dự án.

Báo cáo hàng nhập:

Thủ kho chịu trách nhiệm lập báo cáo nhập kho cho Kế toán dự án các nội dung:

  • Số lượng thực nhập;
  • Chất lượng hàng nhập;
  • Ngày tháng năm nhập và các nội dung khác theo Phiếu nhập kho

Kiểm tra ghi nhận nhập kho

Kế toán dự án nhận lại chứng từ nhập kho và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho

Lưu chuyển, Hạch toán, Lưu trữ hồ sơ

Kế toán dự án và Thủ kho chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc nhập kho.

Cuối tháng Kế toán dự án chuyển chứng từ xuất kho và báo cáo xuất nhập xuất về công ty để Hạch toán, Theo dõi và Lưu trữ theo luật định.

Tuy nhiên các bạn lưu ý đây là cách thức nhập kho truyền thống nhé. Có thể thấy nó khá phức tạp và lòng vòng qua nhiều người nên không những mất thêm nhân lực mà còn làm chậm quá trình nhập kho.

Với xu thế công nghệ hiện nay, việc dùng phần mềm, ứng dụng quản lý kho vật tư hàng hóa hứa hẹn sẽ thay đổi cách chúng ta quản lý kho, lợi ích thế nào thì bạn tham khảo bài viết 05 lợi ích của việc áp dụng phần mềm vào quản lý kho hàng hóa nhé!

Mời các bạn đón đọc Phần 3 - Quy trình xuất kho

Bài viết liên quan
Quản lý kho vật tư - Phần 3: Quy trình xuất kho
05 kinh nghiệm quản lý vật tư & kho công trình hiệu quả
​​​​​​​​​Chia sẻ: 03 bước quản lý kho vật tư bằng Excel từ một kế toán 10 năm trong nghề