Case study - SiteMAGE đã áp dụng thành công vào Token E&C thế nào? (phần 2)

Xem Phần 1 tại : https://sitemage.com/posts/case-study-sitemage-da-ap-dung-thanh-cong-vao-token-e-c-nhu-the-nao-phan-1-

Nếu như ở phần 1 chúng tôi đã mô tả lại thực trạng quản lý vật tư của Token E&C và các vấn đề đơn vị này đã gặp phải.

Phần 2 này sẽ tiếp tục cuộc hành trình với Token. Đó là, sau khi nhận diện được vấn đề, chúng tôi lại đối mặt với khó khăn khác khi bắt đầu triển khai SiteMAGE cho công ty

Khi SiteMAGE bắt đầu các bước đầu tiên triển khai tại TKEC, thì lại nãy sinh ra 1 số vấn đề

1.    Hệ thống quy trình mặc định của SiteMAGE không thực sự đúng với hệ thống quy trình mà Token E&C đang sử dụng
2.    Các nhân viên bận quá và họ nói họ xin khất việc sử dụng phần mềm lại 1 thời gian. Các nhân viên chưa quen với việc dùng phần mềm do họ đang quen cách cũ là excel, giấy tờ cứng và email. Họ chưa sẵn sàng thay đổi.
3.    Ban giám đốc lo ngại về tính khả thi của phần mềm do họ có thông tin một số đơn vị trước đây đã áp dụng các phần mềm khác nhưng không thấy thực sự hiệu quả.
4.    Ban giám đốc lo ngại về tính bảo mật của phần mềm, họ sợ các thông tin được đưa lên hệ thống nhất là điện thoại sẽ dẫn đến lộ các thông tin về giá, về vật tư ra ngoài.

SiteMAGE rất thấu hiểu những băn khoăn trên của Token E&C, vì bản thân chúng tôi khi làm nhà thầu điều hành thi công và tôi cũng đã có những mối lo tương tự. Và tại cuộc họp đầu tiên với Token, chúng tôi đã đưa ra các giải pháp và giải đáp thắc mắc cho họ. Cụ thể

1.    Hệ thống quy trình không tương thích:
Giải pháp: Với các doanh nghiệp đặt hàng theo đơn như Token E&C, SiteMAGE, ngoài hệ thống quy trình mặc định (khuyên dùng), sẽ điều chỉnh quy trình cho phù hợp tuyệt đối với mong muốn của doanh nghiệp. Hai bên cũng thống nhất, việc điều chỉnh này nhằm giúp các cán bộ không bỡ ngỡ với quy trình mới mà có thể dùng ngay phần mềm dựa trên quy trình quen thuộc. Sau này nếu Token E&C mong muốn phát triển quy trình mới hoặc sử dụng quy trình mặc định chuẩn của SiteMAGE, quy trình sẽ được chỉnh sửa.
2.    Các nhân viên bận quá và họ nói họ xin khất việc sử dụng phần mềm lại 1 thời gian. Các nhân viên chưa quen với việc dùng phần mềm do họ đang quen cách cũ là excel, giấy tờ cứng và email. Họ chưa sẵn sàng thay đổi.
Đây là 1 thực tế mà chúng tôi gặp ở hầu hết các doanh nghiệp. Việc này xảy ra khi nhân viên chưa thực sự hiểu hết các tác dụng mà phần mềm có thể mang lại, và bản chất cuối cùng là tính trì hoãn của con người.
Giải pháp: Để giải quyết khúc mắc này, SiteMAGE đã tổ chức 1 buổi thuyết trình đến toàn thể Nhân viên Token E&C, để họ biết SiteMAGE dễ dùng như thế nào và mang lại lợi ích gì cho họ. Trong các buổi thuyết trình, chúng tôi demo trực tiếp các tác vụ về vật tư như tạo kế hoạch, tạo yêu cầu, xuất nhập kho… để họ nhìn trực quan. Và cuối buổi chúng tôi đã cho họ tự dùng phần mềm và tạo các tác vụ. Họ quen rất nhanh và đã phá bỏ được rào cản nghi ngại về sự khó khăn của việc dùng SiteMAGE.
3.    Lo ngại về tính khả thi do một số phần mềm trước đây triển khai ở các công ty khác có feedback không thực sự tốt.
SiteMAGE đã giải thích rất rõ cho Ban Giám đốc Token E&C những lý do tại sao các phần mềm trước đây không hiệu quả:
-    Do phần mềm không thân thiện và khó sử dụng. Các phần mềm thế hệ cũ giao diện cũ và rất nhiều trường thông tin để điền, do đó rất khó sử dụng. SiteMAGE là phần mềm thế hệ mới nhất do đó loại bỏ được nhược điểm này
-    Các quy trình về vật tư không đúng với cái Nhà thầu đang dùng hoặc muốn dùng, không đủ các bước phê duyệt dẫn tới nếu có áp dụng, sẽ làm phá vỡ cấu trúc quy trình của Nhà thầu và nhân viên cũng không quen.
Giải pháp: SiteMAGE đã tùy biến quy trình theo đúng 100% các bước, các phòng ban xét duyệt từ dự án lên đến công ty mà Token đang dùng. Do đó, bước đầu nhân viên quen ngay với hệ thống và thích thú.
-    Và quan trọng nhất, Ban giám đốc không đủ tin tưởng và đủ kiên nhẫn.
Giải pháp: SiteMAGE đã giải thích rõ với BGĐ Token rằng chuyển từ cách làm cũ sang phần mềm áp dụng nó giống như khi ta chuyển từ xe máy sang ô tô, lúc đầu sẽ không quen và có thể thấy bất tiện, nhất là những lúc tắc đường hay lùi xe. Sau một thời gian họ quen họ sẽ thấy thích vì cách làm mới nhanh hơn, chuẩn hơn, hiệu quả hơn.

4.    Ban giám đốc lo ngại về tính bảo mật của phần mềm, họ sợ các thông tin được đưa lên hệ thống nhất là điện thoại sẽ dẫn đến lộ các thông tin về giá, về vật tư ra ngoài.
Chúng tôi cho rằng những lo ngại này hoàn toàn có cơ sở. Và trong quá trình phát triển Giải pháp: SiteMAGE chúng tôi đã lường trước những vấn đề này, cụ thể là trong các tính năng phân quyền, chúng tôi đã thiết kế để cho những người không có thẩm quyền không thể xem và thao tác trên các tác vụ mà họ không được phép.

Ngoài ra hệ thống tự cập nhật toàn bộ các hoạt động của các user trên hệ thống, thế nên ai làm gì đều được ghi lại để tránh các tranh cãi sau này.

Về tính bảo mật, SiteMAGE sử dụng các hệ thống sever của Amazon và Viettel. Hệ sever của Amazon là tốt nhất thế giới với khả năng chống hack tuyệt đối.

Mời anh/chị đón đọc phần 3 - Thực tế áp dụng SiteMAGE tại dự án Texco Hưng Yên, các kết quả đạt được.

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý vật tư & kho công trình SiteMAGE tại https://sitemage.com/

Bài viết liên quan
Case Study - SiteMAGE đã áp dụng thành công vào Token E&C như thế nào (phần 1)