Series Quản lý dự án, Bài 3 - Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án là gì và tại sao nó lại rất quan trọng?

Series Quản lý dự án, Bài 1 - Dự án là gì và đặc thù của Dự án xây dựng

Series Quản lý dự án, Bài 2 - Thống nhất chân dung dự án, đừng lao đầu vào Quản lý dự án khi chưa làm điều này

Khi bạn nhận 1 dự án hoặc mới tham gia vào 1 dự án đang triển khai

Bạn không biết dự án này có những ai, vai trò của từng ông thế nào?

Bạn không biết vai trò của mình ra sao, phạm vi công việc của mình là gì?

Muốn đệ trình 1 tài liệu, bạn không rõ dùng form gì và gửi cho ai, khi nào cần gửi?

Bạn không biết cơ chế thanh toán thế nào, phát sinh ra làm sao?

Bạn không biết họp hành vào lúc nào, ai họp và khi nào cần họp?

Vân vân…

Thì đó là khi bạn cần phải hỏi cho bằng được 1 tài liệu, nó tên là Project Management Plan (PMP) hay có tên tiếng Việt khá “mô phạm” là “Đề cương quản lý dự án” hay “Kế hoạch quản lý dự án”

1. Vậy, Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án là gì?

Kế hoạch/Đề cương Quản lý dự án là 1 tài liệu mô tả làm cách nào để tiến hành, theo dõi và kiểm soát dự án (định nghĩa của PMI)

Định nghĩa này khá chung chung nhưng lột tả đúng bản chất của nó. Mà định nghĩa mà, sao có thể nói hết được. Bạn yên tâm, muốn biết chi tiết đã có ở dưới bài viết này.

Đề cương này được phát hành bởi ai? – Ban QLDA hoặc Tư vấn quản lý dự án

Được phát hành khi nào?  - Bắt đầu giai đoạn thiết kế hoặc ngay khi Ban QLDA, Tư vấn QLDA tham gia vào dự án

Nội dung: gồm phần thuyết minh (Narrative) và phụ lục (các quy trình, sơ đồ khối, form mẫu)

2. Nội dung của Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án

1 Kế hoạch quản lý dự án đầy đủ có 2 thành phần, đó là Thuyết minh (Narrative) và Phụ lục (Appendixes)

Thuyết minh

Thuyết minh Kế hoạch quản lý dự án theo lý thuyết thì rất nhiều thứ. Nhưng với 1 dự án không quá phức tạp nên có tối thiểu và chỉ cần các mục sau là đủ:

  • Vai trò, nhiệm vụ chung của các đơn vị tham gia dự án (Chủ đầu tư, Các Tư vấn, Nhà thầu…)
  • Quản lý thiết kế - Mô tả các bước thiết kế, đầu ra của từng giai đoạn thiết kế là gì, và nó được liên hệ với các giai đoạn trình duyệt nào (ví dụ 1/500,  Thiết kế ý tưởng, Thiết kế cơ sở, Thiết kế kỹ thuật, Thiết kế bản vẽ thi công…)
  • Quản lý trình duyệt cơ quan chức năng – tốt nhất là lên được sơ đồ các bước trình duyệt cho từng giai đoạn từ khi lập dự án đến khi hoàn công, bàn giao đưa vào sử dụng, các giấy tờ cần trình duyệt (Đây là 1 mục khó và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, nhưng lại rất hữu ích, nhất là góc nhìn từ phía Chủ đầu tư)
  • Quản lý chất lượng - gồm có quality assuarance (biện pháp, kế hoạch đảm bảo chất lượng) và Quality control (phương thức kiểm soát chất lượng)
  • Quản lý chi phí – Mô tả ngắn gọn và xúc tích các bước quản lý (Cost plan các giai đoạn thiết kế, Tender, IPC, VO đến Final account)
  • Quản lý tiến độ - mô tả phương pháp và cách thức để các thành phần tham gia dự án cập nhật, theo dõi tiến độ
  • Quản lý thông tin, phố hợp – mô tả các cơ chế, cách thức trao đổi thông tin, các cuộc họp cần được tổ chức, tần suất
  • Quản lý an toàn
  • Báo cáo – mô tả các loại báo cáo cần phát hành, tần suất
  • Quản lý rủi ro – nêu lên các rủi ro có thể có, mức độ ảnh hưởng và các giải pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro.

Phần Phụ lục

Bao gồm 2 phần (1) Các chart/workflow cho các loại đệ trình, cho từng việc và 2) các form biểu ứng dụng.

(1 phần mục lục trích ra từ 1 Kế hoạch quản lý dự án chuyên nghiệp, đã áp dụng tại 1 số dự án ở Việt Nam. Bạn có muốn có nó ?)

3. Tại sao Kế hoạch quản lý dự án nó quan trọng?

Nếu như nhìn vào nội dung của 1 cuốn đề cương quản lý dự án điển hình như trên, bạn có thể thấy nó như 1 cuốn sổ tay, cuốn bí kíp cho những người làm dự án vì nó chứa đựng những gì thiết yếu nhất cần quan tâm để có thể vận hành quản lý 1 dự án.

Nó giúp:

  • Chi tiết hóa các mục tiêu của dự án như đã thống nhất trong Chân dung dự án, đảm bảo chúng được mô tả rõ ràng, được tuân thủ và có tính khả thi
  • Mang đến khả năng lãnh đạo và vận hành của dự án, là kim chỉ nam cho các hoạt động của dự án
  • Là tài liệu nền tảng cho các kế hoạch quản lý chuyên ngành như quản lý chất lượng, quản lý chi phí, quản lý an toàn, quản lý rủi ro…

Nếu ví Chân dung dự án (Project Charter) là ngọn hải đăng soi đường thì PMP là bánh lái để người thuyền trưởng (PM) đưa con thuyền Project đi theo và cán đích.

Trước đây một số Nhà quản lý Việt Nam nhất là khối nhà nước thường coi đề cương như 1 công cụ “làm cho có/chống chế” và cách làm thường là copy paste từ đâu đó và chỉ thay mỗi tên dư án. Chính vì không được coi trọng đúng mức nên họ không biết 1 đề cương cần những gì, và gần như không dùng đề cương làm kim chỉ nam cho các hoạt động của dự án, từ dó dẫn đến loạn và thiếu hiệu quả.

Cần biết rằng Đề cương này cần được viết, may đo cho phù hợp với điều kiện cụ thể của  từng dự án.

Bài tiếp – Phân biệt đảm bảo chất lượng (QA) và Kiểm soát chất lượng (QC)