Series Quản lý dự án - Bài 2: Project Charter – thống nhất chân dung dự án, đừng lao đầu vào quản lý dự án khi chưa làm điều này

Bài 1:  https://sitemage.com/posts/series-quan-ly-du-an-bai-1-cung-tim-hieu-ve-quan-ly-du-an-va-dac-thu-cua-quan-ly-du-an-xay-dung

Trong 1 trò chơi, bạn nhận được mảnh giấy  giao 1 nhiệm vụ (1 quest) đó là lấy được viên ngọc trong hộp bí ẩn cất trong hầm số 2 tại khu Lăng mộ cổ, trong vòng 2 ngày, nhưng không được giết bất cứ ai. Nếu giết người thì bạn sẽ phạm luật và phải dừng cuộc chơi.

Mảnh giấy viết rằng trò chơi sẽ hỗ trợ bạn bằng 2 trang bị chuyên dụng, 1 là 10 bình xịt thuốc mê, thứ còn lại thì là 1 chiếc máy chuyên phát hiện các cơ quan bí mật. Mảnh giấy cũng ghi chú thêm là bạn cần đặc biệt lưu ý tên Lính gác tinh ranh ở cửa số 3.

Trò chơi đó có 1 mục tiêu rõ ràng, và trong  1 thời gian rõ ràng với nguồn lực hữu hạn xác định mà bạn được cấp. Hiểu theo nghĩa rộng về quản lý dự án, đó chính là 1 dự án theo đúng định nghĩa ( xem Bài 1 - Quản lý dự án là gì và đặc thù của Quản lý dự án xây dựng)

Mảnh giấy đó chính là Project Charter. Hơi khó để dịch tiếng Việt nhưng bạn có thể hiểu là “Chân dung dự án” vì từ này nó rất sát nghĩa.

Một ví dụ khác về tư Chân dung này. Bạn đã bao giờ bắt gặp từ “Chân dung khách hàng” chưa? Chắc là có đúng không, nhất là các bạn làm sale và marketing. Chân dung khách hàng chính là việc bạn khắc họa, nhận diện khách hàng của mình xem họ giới tính gì, tuổi bao nhiêu, đang ở đâu, sở thích, sở ghét, các đặc điểm tính cách và hành vi nổi trội… từ đó mới biết tìm họ ở đâu, tìm họ bằng cách nào, dùng chiến thuật gì để “dụ” họ mua hàng…

Đó cũng là 1 loại “Project Charter”, rất dễ hiểu đúng không?

Vậy, Project Charter là gì?

Project Charter là 1 tài liệu ngắn gọn, được chuẩn bị bởi Người quản lý dự án và phê duyệt bởi người có thẩm quyền (cấp cao hơn, chịu trách nhiệm cuối cùng về dự án/Nhà tài trợ), mô tả những thông tin quan trọng nhất để nhận diện về dự án,  trong đó có 3 điểm cốt lõi nhất là mục tiêu của dự án, phạm vi dự án và các thành phần chính tham gia dự án.

Bạn có thể gặp đâu đó các định nghĩa khá dài dòng và khá rối rắm. Nhưng hiểu theo cách chung nhất, Project charter là như vậy.

Nội dung cơ bản của 1 Project charter bao gồm:

  1. Mục tiêu của dự án
  2. Các tiêu chí đánh giá dự án
  3. Các yêu cầu
  4. Mô tả chung về dự án
  5. Các rủi ro
  6. Các mốc tiến độ chính (milestone)
  7. Khái toán chi phí
  8. Tên các thành phần chính tham gia dự án
  9. Tiêu chí rút lui (khi nào thì có thể khẳng định là dự án thất bại và không nên tiếp tục sa lầy vào nó nữa)
  10. Tên của quản lý dự án (có thể thêm vào quyền hạn, trách nhiệm và cái này sẽ được mô tả kỹ hơn ở Project Management Plan – Đề cương/Kế hoạch quản lý dự án mà chúng tôi sẽ viết chi tiết ở bài sau)
  11. Các thủ tục phê duyệt chính (ai là người xác nhận dự án hoàn thành, ai là người ký nhận bàn giao dự án…)
  12. Tên và thẩm quyền của người/đơn vị phê duyệt Project Charter

(1 bản Chân dung dự án cơ bản)

Điều gì ảnh hưởng đến Project Charter

  1. Báo cáo lập dự án/Báo cáo nghiên cứu khả thi (cái này ai cũng rõ là gì rồi)
  2. Điều kiện đặc thù của ngành (các quy chuẩn, tiêu chuẩn, thông lệ ngành…)
  3. Điều kiện nội tại của doanh nghiệp (nguồn lực nói chung, văn hóa, cách thức vận hành…)

Chúng ta đã nói về 1 dự án, đó là thứ mà phải có mục tiêu cụ thể. Và mục tiêu sẽ quyết định chúng ta sẽ làm gì và làm như thế nào, và nó là yếu tố quan trọng nhất đối với 1 dự án. Do đó, hiểu theo phương diện của người quản lý dự án, Project Charter, với việc xác định và thống nhất mục tiêu dự án ngay từ đầu, là 1 trong những tài liệu quan trọng nhất của dự án.

Nhưng thực tế vì nhiều lý do mà bạn ít hoặc chưa nghe thấy từ Project Charter vì 1 phần là việc quản trị mục tiêu dự án ở Việt Nam nhất là ngành xây dựng vẫn khá hời hợt.  Đó có thể là thứ mà nhiều lãnh đạo ở Việt Nam chưa hoặc không bao giờ muốn nói rõ với bạn. Nhưng lại là thứ có thể gây hiểu lầm giữa bạn và lãnh đạo về sau, thậm chí giết sự nghiệp (tại công ty) của bạn, cao hơn nữa là giết chết dự án.

Hãy nhớ, Project Charter là kim chỉ nam cho dự án, là 1 trong những tài liệu nền tảng để phát triển các Kế hoạch/Đề cương quản lý dự án sau này. Do đó, đừng là 1 người mù mò mẫm khi quản lý dự án mà không thống nhất được mục tiêu và những tiêu chí cơ bản, cốt lõi ngay từ đầu!

Đón đoc Series Quản lý dự án, Bài 3: Đề cương quản lý dự án là gì? làm thế nào để lập được 1 đề cương phù hợp cho dự án.

Xem thêm các bài viết về quản lý dự án, quản lý vật tư, quản lý công trình tại https://sitemage.com/

#Quản_lý_dự_án, #Quản_lý_vật_tư, #Quản_lý_tiến_độ, #Quản_lý_công_việc, #Quản_lý_Hợp_đồng

Bài viết liên quan
Dự báo 06 xu thế nổi bật của ngành xây dựng Việt Nam 2019
07 phương pháp nâng cao khả năng phối hợp, trao đổi thông tin trong ngành xây dựng
Quản lý vật tư, quản lý kho công trình dễ hay khó?
Hiểu đúng về phần mềm quản lý kho nói riêng và các phần mềm nói chung
“Tất tần tật” về công tác quản lý kho và vật tư công trình xây dựng