Series quản lý dự án – Bài 1, Cùng tìm hiểu về quản lý dự án và đặc thù của quản lý dự án xây dựng

Có hàng trăm thậm chí hàng ngàn bài viết trên mạng, trên sách báo về quản lý dự án. Nhưng nếu không có thời gian đọc và chắt lọc thông tin, cũng như trải nghiệm thực tế, bạn sẽ rất dễ dẫn đến bị loạn và mơ hồ. Mơ hồ không phải là do không biết, mà có thể là do biết nhiều quá, mỗi thứ 1 tý và không có tính tổng hợp, hệ thống.

Bài viết này sẽ giúp bạn hệ thống hóa lại những kiến thức, thông tin cơ bản về quản lý dự án, thứ mà ai cũng biết, cũng va nhưng nhiều khi không định hình được nó thực sự là gì.

Trước hết, Dự án là gì?

Theo Tiến sĩ Clark A. Campbell, cha đẻ của cuốn sách bán chạy “The One-Page Project Manager”, thì

Dự án là các hoạt động với các thông số được xác định chính xác với khung thời gian và các mục đích cho riêng dự án đó.

Theo từ điển Cambridge, thì dự án (project) là

Một tập hợp các công việc hay hoạt động được lên kế hoạch và được kết thúc trong khoảng thời gian xác định nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể

Còn theo PMI (ở Việt Nam chắc nhiều người biết) định nghĩa trong cuốn PMBOK 6th edition thì

Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả cụ thể.

Nguyên văn: "A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result"

Như vậy, có thể thấy đặc điểm chung trong các định nghĩa nằm ở 2 yếu tố chính

1. Giới hạn về thời gian

1 dự án sẽ không bao giờ là mãi mãi mà luôn được giới hạn trong 1 khung thời gian cụ thể, đó là từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. Đó là lý do tai sao PMI lại dùng từ “temporary” (tạm thời)

Tùy từng lĩnh vực, từng giai đoạn mà khung thời gian này là ngắn hay dài. Ví dụ với mảng xây dựng, 1 dự án có khi mất tới hàng chục năm (tính cả thời gian lập dự án), nhưng với phần mềm, 1 dự án gia công phần mềm có khi chủ 1 tuần là xong.

2. Có 1 mục tiêu cụ thể (sản phẩm, dịch vụ hay kết quả)

1 dự án không bao giờ có thể tồn tại mà không gắn 1 mục đích được đặt cho nó. Và mục tiêu đó phải cụ thể, có thể nhận biết và phân biệt dễ dàng với các mục tiêu khác.

Ví dụ, xây dựng 2 tòa nhà (mục tiêu) có thể có thiết kế giống nhau, dùng chung vật liệu và tiêu chuẩn kỹ thuật nhưng vẫn được coi là 2 dự án khác nhau, do chúng là duy nhất vì có vị trí, môi trường, tình huống về thời gian, đặc điểm không gian khác nhau. Nhưng với chiếc bút bi, chúng được tạo ra hàng triệu chiếc gần như giống nhau trong 1 dây chuyền sản xuất và mặc dù thực tế đó vẫn là 1 thực thể đơn chiếc nhưng rất khó đảm bảo tính “cụ thể”, “dễ phân biệt”, và do đó không ai gọi việc sản xuất 1 chiếc bút bi đơn chiếc là 1 dự án

Như vậy, theo cách chung nhất, dự án có thể hiểu là tập hợp các công việc, các hoạt động nhằm đạt được 1 mục tiêu cụ thể.

Như vậy, với định nghĩa trên, dự án hiểu theo nghĩa rộng không có nghĩ là cần 1 tổ chức hay 1 tập hợp nhiều người (như cách chúng ta hay nghĩ), nó có thể là 1 dự án cá nhân, ví dụ 1 kỹ sư có thể lập 1 dự án là được nhận vào làm ở Coteccons với vị trí Chỉ huy trưởng trong năm 2019. Nó có 1 mục tiêu rất rõ ràng, mốc thời gian cụ thể. Và để thực hiện dự án đó cần “nỗ lực” thực hiện 1 loạt các công việc khác nhau như: trau rồi thêm kiến thức chuyên môn, luyện tiếng Anh, rồi lập CV ngon, gửi CV, Phỏng vấn…

Quản lý dự án là gì?

Wikipedia có 1 định nghĩa khá tổng quát (và hơi dài dòng)

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

Theo PMI, quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đạt được các yêu cầu đề ra.

Nguyên văn “Project management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements”

Đặc điểm chung của các định nghĩa này là

  • Áp dụng, sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động

Mỗi dự án đều được diễn ra trong 1 khoảng thời gian hữu hạn, với các hoạt động có thể liên quan hoặc không liên quan với nhau, và với 1 nguồn lực hữu hạn.

  • Được thúc đẩy (tiếng Anh dùng từ driven hay hơn, có thể hiểu là thúc đẩy, chèo lái ý nói đến tính chủ động, tính định hướng) bởi mục tiêu đã đề ra. Tức là mọi hoạt động, nguồn lực cần được tổ chức sao cho phù hợp và đảm bảo tính khả thi của mục tiêu.

Dự án được giới hạn bởi 1 khung thời gian cụ thể (như định nghĩa), vậy nó có mấy giai đoạn?

Theo PMI, dự án có 5 giai đoạn

  1. Khởi tạo (initialing)
  2. Lên kế hoạch (Planning)
  3. Thực thi (Executing)
  4. Giám sat và kiểm soát (Monitoring and Controlling)
  5. Đóng (Closing)

5 giai đoạn và 10 phạm vi của quản lý dự án (trích từ PMBok)

Vậy, quản lý dự án là quản những những gì?

Theo định nghĩa thì có thể thấy nó vẫn rất chung chung, và rất khó để vẽ ra 1 bức tranh cho người quản lý dự án biết họ cần quản lý những gì trong 1 dự án

PMI đã đưa ra 10 phạm vi của quản lý dự án như sau

  • Integration (tích hợp)

Bao gồm các quy trình, các hoạt động để xác định, định nghĩa, phối hợp các mặt khác nhau của dự án

Ví dụ dễ hiểu cho việc này trong ngành xây dựng của chúng ta là việc xuất bản các đề cương quản lý dự án, hay phối hợp thiết kế, từ nhiều bộ môn như xây dựng, kết cấu, cơ điện, cảnh quan…

  • Scope (phạm vi)

Nêu như trong quản trị nhân sự ta hay có từ JD (job description) thì trong dự án xây dựng ta hay gặp từ SOW (scope of works), tức là phạm vi công việc mà 1 đơn vị, 1 thành viên phải làm

Việc quản lý phạm vi là để đảm bảo cho các đơn vị, thành viên biết rõ việc cần làm, tăng cường việc phối hợp và không bị chồng chéo cũng như xót việc.

  • Time (Tiến độ)

Đạt được mục tiêu thời gian (tiến độ) đề ra. Cái này ai làm dự án cũng rõ như ban ngày rồi

  • Cost (Chi phí)

Quản lý chi phí nhằm đảm bảo sử dụng chi phí trong ngân sách cho phép mà vẫn đạt mục tiêu đề ra

  • Quality (Chất lượng)

Quản lý chất lượng nhằm mục đích đảm bảo mục tiêu (sản phẩm, dịch vụ, kết quả) đạt công năng và yêu cầu đề ra

  • Procurement (Mua sắm)

Quản lý quá trình mua sắm, đấu thầu của dự án

  • Human resources (Nhân lực)

Quản lý nhân lực (các nhân sự tham gia vào dự án, từ quản lý, kỹ sư, đến công nhân hay bộ phận hỗ trợ)

  • Communications (Trao đổi thông tin)

Quản lý thông tin và trao đổi trong dự án. Đây là 1 chủ đề khá hay và chúng tôi sẽ quay lại với 1 bài viết riêng

  • Risk management (Rủi ro)

Quản lý rủi ro, từ nhận diện, giảm thiểu, loại bỏ các rủi ro có thể đến với dự án

  • Stakeholder management (Hơi khó dịch ra tiếng Việt, tạm hiểu là quản lý các bên liên quan)

Quản lý các đơn vị, thành viên tham gia thực hiện dự án, các đơn vị có ảnh hưởng đến dự án.

Các phạm vi trên không hề đơn lẻ mà chúng có liên quan mật thiết và ràng buộc lẫn nhau. Do đó, người quản lý cần nắm được bức tranh tổng thể, nắm được thứ tự ưu tiên để có sự điều phối chuẩn.

Quản lý dự án xây dựng có gì khác so với quản lý các dự án khác?

Về đặc điểm chung, 1 dự án xây dựng cũng giống các dự án khác và mang đầy đủ tính chất cơ bản của 1 dự án nói chung, đó là tính mục tiêu (sản phẩm, dịch vụ, kết quả) rõ ràng và trong 1 khung thời gian cụ thể.

Tuy vậy, đặt trong bối cảnh ngành xây dựng vốn có những đặc thù riêng, dự án xây dựng có những đặc điểm nổi bật và khác so với các dự án khác.

Thứ nhất, dự án xây dựng có quy mô lớn với nhiều đầu mục công việc

Một dự án xây dựng với hàng ngàn đầu việc là chuyện rất bình thường. Và với những dự án lớn Mega project) như các Nhà máy điện thì số đầu việc còn cao hơn nữa.

Thứ 2, có nhiều thay đổi và phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh

Dự án xây dựng là phải có phát sinh (change/variation). 1 dự án không có phát sinh thì chỉ có thể là dự án trên giấy.

Thay đổi này đến từ nhiều nguyên nhân, trong đó đáng kể nhất là do các điều kiện không lường được trước khi thiết kế và lên kế hoạch. Chúng tôi sẽ có bài viết chi tiết về các thay đổi này.

Thứ 3, tham gia của nhiều bên với nhiều mức độ khác nhau

Gần như không đơn vị nào có thể làm 1 mình khi làm dự án xây dựng. 1 dự án cần sự tham gia của rất nhiều bên, từ Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu, Nhà cung cấp… mỗi họ lại có cách tổ chức, trình độ, cách làm việc khác nhau. Do đó, quản lý dự án xây dựng cần quan tâm đến quản lý Phạm vi (mục 2), quản lý thông tin/giao tiếp (mục 8) và quản lý Stakeholders (mục 10)

Để nói rõ hơn về mức độ ảnh hưởng của Thông tin, giao tiếp, chúng tôi dẫn chứng kế quả khảo sát của Department of Civil and Building, Loughborough University, Leicestershire. Họ đã tiến hành Khảo sát trên các Nhà thầu tổng thầu và các Đơn vị thiết kế, 81% cho rằng Communication có ảnh hưởng ở mức độ rất lớn và lớn (2 mức độ lớn nhất trong thang survey)

Thứ 4, Chịu ảnh hưởng nhiều bởi nhiều văn bản pháp luật

Mỗi chúng ta đều đang sống và chịu ảnh hưởng bởi các quy phạm pháp luật, không có ai đứng ngoài cả. Dự án dù thuộc lĩnh vực nào cũng sẽ chịu chi phối bởi các quy phạm pháp luật áp đặt nên nó.

Tuy vậy, mức độ ảnh hưởng bởi các quy phạm pháp luật của ngành xây dựng là rất lớn. Có thể liệt kê ra hàng trăm đến hàng ngàn văn bản pháp luật mà dự án xây dựng phải tuân thủ, từ luật xây dựng đến nghị định, thông tư, Quy chuẩn, Tiêu chuẩn…

Điều này dẫn đến độ linh hoạt trong dự án xây dựng không cao và thời gian để dành cho các công việc liên quan đến trình duyệt rất lâu (so với các ngành khác)

Kết

Chủ đề quản lý dự án là chủ đề rất hay, rộng và không bao giờ là đủ để tìm hiểu. Không ai có thể vỗ ngực nói ta đây là người hiểu hết về lĩnh vực này.

Theo thuyết quản lý hiện đại còn sản sinh ra khái niệm “Programme management” (thậm chí cao hơn nữa là “Porfolios management”). Đừng vội hiểu programme management là quản lý tiến độ nhé, nó rộng hơn thế rất nhiều. Programme management là quản lý dự án nhưng là 1 chuỗi các dự án nằm trong 1 nhóm hay 1 mục tiêu, có liên quan và bổ trợ lẫn nhau. Mục tiêu này thường gắn với sự thay đổi tầm nhìn, thay đổi vĩ mô của tổ chức. Điều này để đảm bảo các mục tiêu của dự án đơn lẻ của tổ chức nằm trong 1 thể thống nhất phục vụ cho mục tiêu nói trên

Ví dụ cho dễ hiểu, khi 1 công ty may mặc đang muốn thực thi tầm nhìn mới là “giảm chi phí sản xuất”. Để mục tiêu này được thực hiện thì sẽ có hàng loạt các dự án được lập ra, trong đó có dự án về thay đổi cơ cấu nhân sự, dự án xây dựng nhà máy ở 1 nước đang phát triển như Việt Nam, dự án nghiên cứu vật liệu/công nghệ mới…  và như vậy, dự án xây dựng nhà máy chỉ là 1 phần trong cái “programme management” nói trên và nó phải liên hệ mật thiết với các dự án khác trong cùng tầm nhìn.

Chúng ta đã nói về thế nào là 1 dự án, thế nào là quản lý dự án, phạm vi của quản lý dự án. Chúng ta đã biết dự án là 1 tập hợp của các nguồn lực hữu hạn và thực hiện trong 1 khung thời gian hữu hạn.

Vậy, chúng tôi có câu hỏi nhỏ cho bạn, thế nào là 1 Nhà quản lý dự án giỏi?

Bạn không phải trả lời ngay, hãy ngẫm về nó nhé!

Xem thêm các bài viết của chúng tôi về quản lý dự án, quản lý vật tư, quản lý xây dựng tại https://sitemage.com/

Bài viết liên quan
Series Quản lý dự án - Bài 2 , Project Charter – thống nhất chân dung dự án, đừng lao đầu vào quản lý dự án khi chưa làm điều này