Góc nhìn - Quản lý vật tư & kho bằng Excel, được và mất

Là một Nhà thầu xây dựng, chắc hẳn ngoài CAD ra, thì Excel và Word là 2 phần mềm song hành với mình nhiều nhất đúng không ạ.

Thực tế thì Excel có những ưu điểm mà ai cũng biết:

Excel vẫn là 1 công cụ toàn năng với doanh nghiệp nói chung, vì nó làm được hầu hết mọi việc.
Excel mạnh về bảng tính và xử lý số liệu
Excel miễn phí (đa số dùng bản crack không mất tiền bản quyền)
Excel khá khó dùng nhưng do ai cũng đã quen nên nếu chỉ dùng ở mức cơ bản thì không mất nhiều thời gian training, nhân viên dễ tiếp cận.

Tuy vậy, có những điểm hạn chế nhất định của Excel dẫn đến việc nó, mặc dù vẫn rất hữu ích, nhưng lại không đạt hiệu quả cao khi quản lý vật tư & kho vì số lượng đầu vật tư thường lớn, tính toán nhiều.

Vậy vấn đề chúng ta gặp phải với Excel là gì, và giải pháp gì cho vấn đề đó?

Để trả lời câu hỏi này, SiteMAGE đã tiến hành 1 cuộc khảo sát vào tháng 08/2018 với 30 nhà thầu ở cả 2 miền Nam Bắc, quy mô từ lớn đến nhỏ, kết quả là 76.2% số nhà thầu được hỏi nói rằng họ đang có vấn đề trong việc sử dụng excel quản lý vật tư.

Các vấn đề thường gặp với Excel theo ghi nhận tại cuộc khảo sát là:

Không lưu được đầy đủ số liệu, báo cáo mất thời gian và không chính xác
Dữ liệu thất lạc, nhân viên đi thì có khi dữ liệu cũng đi theo, rất khó khăn cho người mới đến
Các lãnh đạo không nắm được dữ liệu mọi lúc mọi nơi, gây ảnh hưởng đến việc nắm thông tin và ra quyết định (mua mới, điều chuyển...).
Quá trình cấp vật tư kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ, và có khả năng cấp sai loại vật tư, sai số lượng
Không quản lý được số lượng vật tư cấp so với khối lượng bản vẽ, số lượng hợp đồng
Thất thoát vật tư do số liệu mập mờ.

.. và nhiều vấn đề khác.

Vậy nguyên nhân nào khiến 1 công cụ mạnh như Excel không thể thực hiện được tốt công việc của mình trong quản lý vật tư & kho?

Qua phân tích, đánh giá từ kinh nghiệm của bản thân vốn trước đây cũng quản lý thi công, và lắng nghe ý kiến của nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đi đến 1 nhận định chung là:

Cơ chế nhập liệu và lưu các file trong Excel khá khó khăn và dễ nhầm (quên lưu file, lưu đè vào file cũ, công thức chỉ cần vô ý xóa hoặc sửa 1 ô là kéo theo sai hết cả)
Dùng Excel thì không phối hợp được, mà phải qua 1 công cụ khác là Email hoặc in ra bản cứng gửi đi phê duyệt. Qua email gửi đi gửi lại 1 hồi là bị loạn, không biết mail nào, bản đính kèm nào là bản cuối. Rồi sau khi phê duyệt lại mất công tổng hợp lại số liệu được duyệt trên Excel (thường là quên giai đoạn này)
Thường các công ty không có bộ mã code và tên vật tư chuẩn, mà kể cả có thì rất khó để thực hiện quy củ. Thường thì mỗi nơi, mỗi dự án viết 1 kiểu do Excel khó chuẩn hóa được việc này, 1 vật tư có thể được viết thành nhiều cách khác nhau, dẫn đến nhầm lẫn và không tổng hợp được số liệu
Excel thì phải tự xây nhiều công thức tính toán, đôi khi khá phức tạp nhất là với các báo cáo đòi hỏi xử lý nhiều số liệu (có khi hàng ngàn vật tư), mà không phải nhân viên nào cũng xử lý được.

Nói như vậy có 1 phần hơi oan cho Excel, vì sự thực là nếu có đủ nhân viên và nhân viên đủ tốt từ công trường đến văn phòng thì cũng có thể quản lý được vật tư trên Excel với số lượng phát sinh vật tư vừa phải (tuy rằng hơi mất thời gian và năng suất lao động của cả nhân viên và lãnh đạo, trong vai trò xem xét, phê duyệt, sẽ không cao, và việc bố trí đủ người và đủ giỏi sẽ phát sinh bài toán khác về lương).

Ngoài ra, đó là điều kiện lý tưởng mà thực tế gần như không thể có được, do việc tuyển và giữ nhân viên tốt mà lại trải dài từ công trường đến văn phòng chưa bao giờ bài toán dễ với mọi doanh nghiệp kể cả có là Top 1 top 2 ngành xây dựng, hơn nữa năng suất lao động không cao và nhiều rủi ro về sai số như vậy cũng là 1 vấn đề cần lưu ý.

Do đó, 1 giải pháp có thể tận dụng được các ưu điểm của Excel và tiện lợi hơn, tự động hóa cao hơn, dễ dùng hơn và có thể tiếp cận được với những nhân viên bình thường mà vẫn dũng tốt chính là lời giải cho các vấn đề mà Excel gặp phải nói trên. Đó cũng chính là lý do thôi thúc chúng tôi phát triển SiteMAGE, vì chúng tôi cũng từng là Nhà thầu, cũng thuộc số 76.2% Nhà thầu gặp vấn đề về vật tư nói trên.

Nhưng có 1 điểm cần lưu ý, thực tế thì SiteMAGE không phải sinh ra để thay thế hoàn toàn Excel, mà sẽ cộng sinh với Excel để cùng quản lý vật tư. SiteMAGE có cơ chế nhập và xuất dữ liệu thông qua Excel.

Nếu anh chị cũng gặp vấn đề như 76.2% các Nhà thầu đã tham gia khảo sát trên, thì có thể căn nhắc áp dụng phần mềm SiteMAGE vào doanh nghiệp mình. Chúng tôi tin rằng SiteMAGE sẽ giúp loại bỏ những cơn đau đầu về vật tư của anh chị, save túi tiền của anh chị.

Đăng ký dùng thử giải pháp của SiteMAGE ngay TẠI ĐÂY