Góc nhìn - 05 điểm bạn cần cân nhắc khi áp dụng 1 phần mềm tổng thể cho doanh nghiệp xây dựng

Một số doanh nghiệp xây dựng nói với mình họ muốn  có 1 phần mềm “tất cả trong 1”, tức là họ chỉ phải dùng phần mềm đó thôi chứ không phải dùng 1 lúc nhiều phần mềm như hiện nay.

Thực ra đó là 1 mong muốn rất chính đáng, vì ai cũng thích sự tiện lợi, mình cũng đã mong ước 1 phần mềm như vậy cho doanh nghiệp mình.

Lợi ích của việc dùng 1 phần mềm tổng thể rất rõ - đó là tập trung quản trị hệ thống được tốt hơn, đảm bảo tính đồng bộ cho hoạt động của doanh nghiệp

Nhưng 5 điểm sau đây sẽ cho bạn 1 góc nhìn khác về khó khăn sẽ gặp phải khi áp dụng 1 phần mềm Tổng thể dạng “all in one”.

1. Tổng thể/đa nhiệm = khó làm tốt tất cả các tính năng 

1 Hệ phần mềm mà có quá nhiều phân hệ, quá nhiều tính năng, thì nhiều khả năng sẽ không làm được tính năng nào ra hồn.

Lý do là công nghệ hạn chế, nguồn lực hạn chế nên rất khó đi dàn trải nhiều tính năng mà lại làm tốt được. Vì cái gì muốn tốt cũng phải chuyên sâu.

Ví như 1 ông kỹ sư, vừa có thể vẽ kiến trúc, vừa tính được kết cấu, lại bố trí được điện nước thì quá khó, mà nếu có thì họ chỉ biết ở mức cơ bản, không thể chuyên sâu và làm tốt cùng lúc mấy việc được.

Các cụ có câu “quý hồ tinh bất quý hồ đa” là vì thế

2. Tổng thể = dễ sốc phản vệ

Bạn không thể bắt con trẻ cùng lúc vừa học đi, vừa học võ, vừa học đàn, lại vừa học bơi dù rằng chúng có vẻ như đều có ích. Việc đúng đắn là học từng cái một, và trước hết là cần học đi.

Tức là làm cái gì cũng cần có lộ trình, áp dụng phần mềm cũng vậy

Nếu áp dụng 1 lúc quá nhiều phân hệ, module, có thể dẫn tới việc công ty bạn dễ bị sốc phản vệ. Vì lúc đó nhân viên vừa cùng 1 lúc phải làm quen với rất nhiều phân hệ phần mềm mới, do đó dễ dẫn đến sự phản kháng, và kết quả là việc áp dụng phần mềm dễ bị “fail”.

3. Tổng thể   = giảm trải nghiệm người dùng

Giờ người dùng đã khó tính hơn, kể cả doanh nghiệp vốn trước đây chỉ coi trọng tính năng nhưng giờ cũng bắt đầu coi trọng trải nghiệm người dùng. Vì 1 trải nghiệm tốt, mượt thì nhân viên họ sẽ muốn dùng hơn, ít phản kháng hơn, dùng hiệu quả hơn.

Có quá nhiều tính năng giống như 1 người cha có quá nhiều đứa con. Rất khó để nuôi dạy chúng tốt với thu nhập hạn chế.

4. Tổng thể = thời gian triển khai áp dụng lâu

Việc thay đổi cả hệ thống 1 lúc cho phù hợp với phần mềm tổng thể là 1 quá trình lâu dài và tốn nhiều nguồn lực.

Việc này dẫn tới ảnh hưởng trực tiếp đến công tác thi công, sản xuất của doanh nghiệp, do cả lãnh đạo và nhân viên đều tập trung thời gian và suy nghĩ cả năm trời vào việc triển khai phần mềm.

Do vậy, cần cân nhắc thời gian và mức độ ảnh hưởng đến sản xuất, thi công. Tránh trường hợp chuẩn bị triển khai xong thì công trường lại be bét, khách hàng cắt việc.

5. Cuối cùng, tổng thể  = rất rất nhiều tiền

1 hệ thống phần mềm tổng thể ERP giờ ít cũng mấy trăm triệu, nhiều thì cả triệu đô nếu dùng hệ thống nước ngoài ví dụ như SAP (mà độ phức tạp của những phần mềm này thì nhiều doanh nghiệp Việt không theo được)

Đầu tư 1 hệ thống cả đống tiền ban đầu có thể là 1 rào cản cho doanh nghiệp xét trên phương diện tài chính

Xu hướng thế giới bây giờ là mỗi phần mềm làm tốt 1 đến 1 vài việc/công đoạn cụ thể, và các phần mềm có thể được link/đọc hiểu lẫn nhau qua hệ thống API (output của phần mềm này có thể được hiểu và tự động đưa vào thành input của phần mềm khác)

Bạn đều biết Autodesk người ta có CAD, Revit rồi lại làm thêm cả Navisworks… sao họ không lồng tất vào 1 phần mềm? Hay đơn giản như Facebook, sao họ tích hợp sẵn chat rồi lại làm độc lập app Messenger để nhắn tin? Tất cả đều có lý do của nó

1 ví dụ khác: mình thấy 1 số doanh nghiệp phần mềm cung cấp giải pháp tổng thể trong đó có quản lý tiến độ thi công, nhưng thú thực là nếu quản lý tiến độ thì bạn nên dùng MS project hay Primevara, vì chúng là the best rồi.

Lời khuyên:

1. Nên áp dụng phần mềm theo 1 lộ trình cụ thể . Có như vậy mới đảm bảo được hiệu quả của phần mềm với hoạt động của doanh nghiệp

2. Không nên đặt nặng về việc phần mềm phải có quá nhiều tính năng, vì thường các phần mềm đó sẽ không làm được tốt tính năng nào cả, và lại rất khó sử dụng. Hãy tập trung vào tính năng cốt lõi bạn muốn có.

Tham khảo: https://instapage.com/blog/all-in-one-marketing-software

______________________________________________________________________

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý vật tưcông trình thế hệ mới nhất tại đây