Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần dùng phần mềm quản lý kho vật tư?

Phần mềm quản lý kho vật tư có lẽ không còn là vấn đề quá xa lạ với các đơn vị sản xuất cũng như các nhà thầu thi công lớn, nhưng còn với nhà thầu vừa và nhỏ thì sao? Nó có phù hợp, có áp dụng được không? Hãy cùng tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Một doanh nghiệp xây dựng dạng vừa và nhỏ ở đây mình tạm định nghĩa là có doanh thu từ khoảng 30 tỷ đến 300 tỷ đồng/năm. 

Đặc thù của các doanh nghiệp này là hệ thống cơ cấu tổ chức còn nhiều biến động, chưa thực sự chuyên nghiệp, nhân sự cũng không ổn định, thậm chí doanh thu cũng không thực sự ổn định. Ngoài ra, tham vọng “hóa rồng” lên doanh nghiệp lớn luôn tiềm ẩn rủi ro về mặt đảm bảo lợi nhuận/chất lượng dịch vụ đi kèm với sự phát triển nóng của nhân sự.

Chính vì có nhiều mối lo về cơm áo gạo tiền, về kiếm dự án, về nợ đọng mà quan khảo sát của chúng tôi, bên cạnh nhiều đơn vị đang thực sự cần 1 phần mềm để quy chuẩn hóa quản lý vật tư, đảm bảo kiểm soát thất thoát và tạo tiền đề phát triển lên tầm cao mới, thì còn một số vẫn đang chưa thực sự quan tâm đến việc áp dụng phần mềm.

Tuy vậy, như đã nói ở trong bài viết Doanh nghiệp xây dựng, cơ hội và thách thức trong thời đại công nghiệp 4.0 chúng ta đang ở thời đại công nghiệp 4.0 và việc áp dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh gần như là việc cần phải làm để không bị tụt hậu, chứ đừng nói là tăng ưu thế cạnh tranh. Nhất là công tác vật tư là 1 trong những công tác tối quan trọng trong xây dựng (chiếm tới 60-70% chi phí xây dựng).

Tuy vậy, tất nhiên không phải phần mềm quản lý kho nào bạn cũng nên dùng. 

Bạn không nên dùng nếu:

  • Phần mềm phức tạp, khó sử dụng – theo mình đây là 1 trong những nguyên nhân khiến một số nhà thầu chưa hào hứng lắm với phần mềm quản lý kho, do phức tạp và khó dùng nên nhân viên của họ không dùng !
  • Phần mềm không cho phép sự linh động trong tùy biến, đặc biệt là về quy trình (đệ trình, xem xét, phê duyệt). Bạn tưởng tượng các tác vụ về vật tư và kho công trình như đề nghị cấp vật tư, đề nghị xuất kho, xuất kho, nhập kho, chuyển kho, kiểm kê… đều cần tuân thủ 1 quy trình nhất định để đảm bảo chúng được kiểm soát dù là ở cấp độ dự án hay cấp độ công ty. Nếu phần mềm fix quy trình cứng nhắc thì vô tình tạo rào cản cho nhà thầu vì nó không phù hợp với cách vận hành của họ. Thêm vào đó, khi họ thay đổi quy trình hoặc doanh nghiệp phát triển thì quy trình cũ không phù hợp dẫn đến phải thay hoặc chỉnh phần mềm làm phát sinh chi phí và rất bất tiện.
  • Phần mềm không tích hợp mobile. Thời đại mobile first mà 01 phần mềm quản lý kho vật tư không tích hợp mobile thì quả thật bạn không nên dùng. Để biết lợi ích của phần mềm quản lý kho qua mobile bạn có thể xem bài viết Phần mềm quản lý kho trên điện thoại có những ưu điểm gì
  • Phần mềm ERP lớn, quá đắt. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không thể bê cả 1 phần mềm ERP lớn từ vài chục tới vài trăm ngàn USD được. Đấy là chưa kể liệu chúng có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, xét ở cả góc độ chi phí lẫn sự phù hợp khi vận hành.

Ngược lại, nếu 01 phần mềm  dễ dùng, cho phép sự linh hoạt, tự tùy biến trong quy trình theo cách nhà thầu mong muốn để phù hợp với đặc thù kinh doanh hoặc từng thời điểm phát triển, tích hợp mobile thì mình nghĩ chả có lý do gì nhà thầu họ không hăng hái dùng.

Nói 1 hồi về tính phù hợp, giờ đi đến câu hỏi vậy phần mềm quản lý kho vật tư đem đến lợi ích gì cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

  • Có thể thấy thứ nhất là quy chuẩn hóa được quy trình cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là một lợi ích quan trọng
  • Giảm số lượng dẫn tới giảm chi phí nhân sự - do các công tác được chuẩn hóa, tự động hóa.
  • Hệ thống hóa báo cáo, các số liệu thống kê từ đó biết rõ lỗ lãi, chi phí. Các số liệu thống kê sẽ rất quan trọng để đấu thầu và rút kinh nghiệm cho các dự án khác
  • Giảm thất thoát do không còn tình trạng nhập xuất hay theo dõi vật tư nhập nhằng, không biết được lượng vật tư mua so với khối lượng thầu thế nào để có biện pháp “tuýt còi” kịp thời. Ngoài ra việc số liệu rõ ràng giúp việc luân chuyển, điều phối vật tư giữa các dự án được linh hoạt, giảm thiểu lãng phí.
  • Tăng tính phối hợp, kết nối trong dự án, giữa dự án với công ty và với nhau. Đừng tưởng là danh nghiệp vừa và nhỏ thì không phải phối hợp, vì càng nhỏ càng “lộn xộn” do chưa có gì là chuẩn nên càng phải tăng cường phối hợp với nhau.

Hi vọng bài viết giúp giải đáp thắc mắc của một số đơn vị còn do dự hoặc chưa thực sự hiểu hết được lợi ích của phần mềm quản lý kho vật tư cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để từ đó có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong việc đầu tư vào phần mềm quản lý doanh nghiệp nói chung và trước mắt là quản lý kho vật tư.

Để tìm hiểu thêm về việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý kho vật tư các bạn có thể đọc thêm các bài viết TẠI ĐÂY.

Bài viết liên quan
Hiểu đúng về phần mềm quản lý kho nói riêng và các phần mềm nói chung
“Tất tần tật” về công tác quản lý kho và vật tư công trình xây dựng
Hiệu ứng tâm lý “ngưỡng vào” và cách thức vận dụng cho nhà thầu xây dựng
05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời
Vấn đề quản lý số liệu trong công tác quản lý kho và vật tư