Các lỗi thường gặp khi quản lý kho

Quản lý vật tư và kho tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại ngược lại hoàn toàn, và để quản lý tốt thì không hề dễ dàng. Trong bài này SiteMAGE điểm lại một số lỗi điển hình trong công tác quản lý kho & vật tư nhé

1. Không quan tâm đúng mức đến quản lý kho

Đây là lỗi phải kể đến đầu tiên và là lỗi nghiêm trọng nhất. Vì khi không quan tâm thì người ta sẽ chẳng thể làm tốt được, và nó là nguyên nhân gốc rễ của hầu hết các lỗi ở dưới.

Đây là lỗi liên quan đến nhận thức và cần thời gian để "giác ngộ".

2. Đầu tư kho quá tiết kiệm, tuềnh toàng

Tất nhiên tiết kiệm là cái tốt, nhưng tiết kiệm đến mức tuềnh toàng thì lại không hề tốt một chút nào, mà ngược lại.

Một kho không đủ chuẩn là nguồn cơn của các hệ quả như: 

  • Mất cắp (do hệ thống tường bao, cửa… không đủ chắc chắn, kiên cố)
  • Hỏng hóc vật tư, thiết bị do dột, do ẩm mốc, hay do nhiệt độ, ánh nắng (nói chung là các yếu tố về môi trường, thời tiết)
  • An toàn: cháy nổ, an toàn điện, an toàn của các nhân viên kho...

Vẫn biết đầu tư 1 kho bãi hoành tráng là rất khó do vấn đề tài chính đặc biệt là với kinh phí ep hẹp của anh em công trình xây dựng, nhưng đừng quá tiết kiệm cho 1 cái kho để rùi lãnh những hậu quả không mong muốn.

3. Không quan tâm đến an toàn cháy nổ

Các cụ thường nói nhất thủy nhì hỏa, Thủy thì hậu quả lớn và rộng, nhưng không phải lúc nào cũng có siêu bão hay đại Hồng thủy. Nhưng hỏa thì nó rình rập kho hàng ngày hàng giờ

Bất kể thứ gì cũng có thể là nguồn cơn của 1 trận cháy thiêu rụi tài sản của bạn. Nó có thể là mẩu thuốc, là chập điện, mô ve, hay thậm chí là tia set, hay trời quá nóng làm vật liệu trong kho bắt lửa.

Các lỗi thường gặp là: 

  • Không trang bị các thiết bị PCCC như bình xịt, thiết bị báo cháy, báo khói theo tiêu chuẩn
  • Không có nội quy PCCC, giáo dục, thực tập an toàn PCCC cho cán bộ kho
  • Không thường xuyên kiểm tra vật tư, thiết bị lưu kho, hệ thống đường điện để phát hiện sớm các nguy cơ
  • Không mua bảo hiểm cho kho để phòng trường hợp xấu nhất

4. Không thực sự coi trọng vị trí thủ kho

Như đã nói ở bài tầm quan trọng của công tác quản lý kho vật tư công trình, quản lý kho là trung tâm trong hoạt động sản xuất cũng như xây lắp của doanh nghiệp, ngoài ra vật tư hàng hóa thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá trị công trình hoặc sản phẩm tiêu dùng cuối, do đó người giữ tay hòm chìa khóa kho không thể bị xem nhẹ.

Vị trí thủ kho cần phải không chỉ là 1 người có thể tin tưởng được, mà còn là người có đầu óc quản lý, sắp xếp công việc, xắp xếp hàng hóa, người tỷ mỷ và hơn hết là trách nhiệm với công việc

Với 1 loạt các phẩm chất như vậy, không dễ gì để trở thành 1 người thủ kho tốt, đúng chuẩn. Và nếu được như vậy, thì chế độ cho họ phải thật xứng đáng. Thật tiếc đây lại là chuyện quả trứng con gà, khi thủ kho tốt thực sự không nhiều, ngược lại giới chủ không trả lương và chế độ cho họ xứng đáng với trọng trách được giao dẫn đến khó tìm được người tốt.

5. Không có quy trình quản lý kho, hướng dẫn lưu kho

Các vật tư thường có những đặc thù riêng về cách bảo quản, lưu kho (vị trí, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…) do đó phải có hướng dẫn lưu kho cụ thể với từng loại vật tư

Ngoài ra, quy trình lưu kho cũng cần phải có để xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm trong việc gì. Thủ kho đương nhiên là người quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm lớn nhất trong công tác quản lý kho bãi, nhưng công việc kho và vật tư giao diện rất nhiều tới các bộ phận khác như cung ứng (đầu vào), thực thi, bán hàng (đầu ra), kế toán (kiểm soát).. do đó việc không có quy trình làm việc sẽ làm cho việc quản lý kho bị rối, không hiệu quả, từ đó gây ra chậm tiến độ, thất thoát, hỏng hóc… và khi sự việc xảy đến thì mọi người đổ lỗi cho nhau. 

6. Không áp dụng công nghệ vào quản lý kho 

Như đã nói ở bài doanh nghiệp xây dựng, cơ hội và thách thức trong thời đại công nghệ 4.0, giờ đang là điểm bắt đầu của thời đại của ứng dụng, của trí thông minh nhân tạo, của dữ liệu lớn, khi mà mọi việc đều được công nghệ hóa thì việc vẫn dùng cung cách quản lý kho cũ bằng sổ ghi chép hay giấy tờ sẽ rất dễ dẫn đến bị thất lạc dữ liệu, nhập thiếu dữ liệu, họa động chậm, mất công và quan trọng hơn là không tổng hợp được các số liệu về vật tư và nhiều khi không biết luôn cả lỗ lãi, tồn kho thế nào.

Do đó, việc không đổi mới tư duy công việc có thể dẫn đến việc bạn bị tụt hậu và giảm tính cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác, nói chung cũng như trong quản lý vật tư và kho nói riêng.

Thiết nghĩ, với 1 ứng dụng quản lý vật tư và kho, ví dụ như SiteMAGE, với chi phí đầu tư vừa phải, lại tích hợp trên điện thoại giúp quản lý mọi lúc mọi nơi, nói ví là đến con kiến bò vào trong kho thì bạn cũng biết, thì quả thật là xứng đáng để bạn tìm hiểu và cân nhắc sử dụng.

Vậy thì, đừng chần chừ thêm bất cứ 1s nào trong cuộc đời bạn nữa, hãy tìm hiểu thêm về SiteMAGE cũng như về kinh nghiệm quản lý kho và vật tư ở http://sitemage.com/ nhé.

Bài viết liên quan
Quản lý kho vật tư công trình xây dựng giống và khác quản lý kho khác như thế nào?