Các lỗi thường gặp khi quản lý kho

1. Đầu tư kho quá tiết kiệm, tuềnh toàng

Thường lãnh đạo doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của kho bãi cũng như việc quản lý chúng. Ví đó là nơi chiếm phần nhiều trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.

Tuy vậy, từ  nhận thức đến thực tế thực hiện vẫn còn 1 khoảng cách. Và khoảng cách này theo chúng tôi bắt nguồn từ vấn đề tài chính. 

Đầu tư kho tốt thì rủi ro ít, an toàn hơn, nhưng tốn kém so với việc bỏ ít tiền hơn nhưng chịu rủi ro (ví dụ cháy nổ, mất cắp hơn), và thực tế là nhiều người đang chọn cách chấp nhận rủi ro.

Tất nhiên tiết kiệm là cái tốt, nhưng tiết kiệm đến mức tuềnh toàng thì lại không hề tốt một chút nào, mà ngược lại.

Một kho không đủ chuẩn có thể là nguồn cơn của các hệ quả như: 

• Mất cắp (do hệ thống tường bao, cửa… không đủ chắc chắn, kiên cố)
• Hỏng hóc vật tư, thiết bị do dột, do ẩm mốc, hay do nhiệt độ, ánh nắng (nói chung là các yếu tố về môi trường, thời tiết)
• An toàn: cháy nổ, an toàn điện, an toàn của các nhân viên kho...

Vẫn biết đầu tư 1 kho bãi hoành tráng là rất khó và đôi  khi là không cần thiết (với những vật tư không yêu cầu điều kiện đặc thù lưu kho), do vấn đề tài chính đặc biệt là với kinh phí ep hẹp của doanh nghiệp, nhất là anh em công trình xây dựng, nhưng cần cân bằng về tài chính và rủi ro. Lưu ý đến hậu quả của nó, bạn có sẵn sàng và có đủ khả năng tài chính để gượng dậy khi có 1 rủi ro nào đó (như cháy nổ chẳng hạn) không?

2. Không quan tâm đến an toàn cháy nổ

Các cụ thường nói nhất thủy nhì hỏa, Thủy thì hậu quả lớn và rộng, nhưng không phải lúc nào cũng có siêu bão hay đại Hồng thủy. Nhưng hỏa thì nó rình rập kho hàng ngày hàng giờ

Bất kể thứ gì cũng có thể là nguồn cơn của 1 trận cháy thiêu rụi tài sản của bạn. Nó có thể là mẩu thuốc, là chập điện, mô ve, hay thậm chí là tia set, hay trời quá nóng làm vật liệu trong kho bắt lửa.

Các lỗi thường gặp là: 

• Không trang bị các thiết bị PCCC như bình xịt, thiết bị báo cháy, báo khói theo tiêu chuẩn
• Không có nội quy PCCC, giáo dục, thực tập an toàn PCCC cho cán bộ kho
• Không thường xuyên kiểm tra vật tư, thiết bị lưu kho, hệ thống đường điện để phát hiện sớm các nguy cơ
• Không mua bảo hiểm cho kho để phòng trường hợp xấu nhất

3. Không có quy trình quản lý kho, hướng dẫn lưu kho

Các vật tư thường có những đặc thù riêng về cách bảo quản, lưu kho (vị trí, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…) do đó phải có hướng dẫn lưu kho cụ thể với từng loại vật tư

Ngoài ra, quy trình lưu kho cũng cần phải có để xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm trong việc gì. Thủ kho đương nhiên là người quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm lớn nhất trong công tác quản lý kho bãi, nhưng công việc kho và vật tư giao diện rất nhiều tới các bộ phận khác như cung ứng (đầu vào), thực thi, bán hàng (đầu ra), kế toán (kiểm soát).. do đó việc không có quy trình làm việc sẽ làm cho việc quản lý kho bị rối, không hiệu quả, từ đó gây ra chậm tiến độ, thất thoát, hỏng hóc… và khi sự việc xảy đến thì mọi người đổ lỗi cho nhau. 

4. Không áp dụng công nghệ vào quản lý kho 

Như đã nói ở bài doanh nghiệp xây dựng, cơ hội và thách thức trong thời đại công nghệ 4.0, giờ đang là điểm bắt đầu của thời đại của ứng dụng công nghệ, khi mà mọi việc đều được công nghệ hóa thì việc vẫn dùng cung cách quản lý kho cũ bằng sổ ghi chép hay giấy tờ sẽ rất dễ dẫn đến bị thất lạc dữ liệu, nhập thiếu dữ liệu, họa động chậm, mất công và quan trọng hơn là không tổng hợp được các số liệu về vật tư và nhiều khi không biết luôn cả lỗ lãi, tồn kho thế nào.

Do đó, việc không đổi mới tư duy công việc sẽ không gây hại ngay vào ngày mai, nhưng theo thời gian sẽ dẫn đến việc bạn bị tụt hậu và giảm tính cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác, nói chung cũng như trong quản lý vật tư và kho nói riêng.

Thiết nghĩ, với 1 ứng dụng quản lý vật tư và kho, với chi phí đầu tư vừa phải, giúp chủ doanh nghiệp quản lý mọi lúc mọi nơi, sẽ đáng để doanh nghiệp xem xét, áp dụng.

Tìm hiểu thêm các bài viết về quản lý kho vật tư tại http://sitemage.com/