18 lưu ý với các Nhà thầu vừa và nhỏ khi làm việc với đối tác nước ngoài

Như các bạn đều biết, SiteMAGE được định hình không chỉ là 1 phần mềm, 1 ứng dụng mà là 1 nơi để chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm, cách làm mới giúp các Nhà thầu xây dựng, nhất là vừa và nhỏ hoạt động tốt hơn, mang đến nhiều lợi nhuận hơn.

Với thời đại thế giới phẳng như hiện nay, việc tiếp xúc và làm việc với các nước ngoài không còn là điều gì mới mẻ, nhất là với các công ty lớn.

Vấn đề là với các Nhà thầu vừa và nhỏ, làm sao để không bỡ ngỡ, lại tạo được niềm tin và lợi thế đàm phán với các đối tác nước  ngoài, bài viết sau đây sẽ cung cấp 1 góc nhìn từ 1 người có 15 năm làm các dự án nước ngoài để các bạn tham khảo.

Lúc bắt đầu liên hệ

1. Viết email cho chuẩn, đúng văn phong công việc

Nếu gặp 1 cô gái, cái nhìn đầu tiên và cảm nhận sau 5s sẽ quyết định ta “có thể thích cô ấy hay không”, thì với business, 5 email đầu tiên tiếp xúc khách hàng sẽ có ảnh hướng lớn đến cách nhìn của họ về ta.

Việc viết email thực ra không khó, google đầy rãy các mẫu email mở đầu quan hệ, tha hồ mà copy. Nhưng với 1 lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ, thường là từ dân kỹ thuật đi lên hoặc tách ra làm riêng, thì viết Tiếng Anh đôi lúc lại là cực hình.

Lời khuyên là tìm 1 bạn nào đó nhờ vả viết giúp, vì tần xuất email không nhiều, nên việc nhờ này sẽ không gây phiền hà gì đáng kể.

Một email tốt, đúng phong cách, sẽ mang lại nhiều % hơn cho 1 cuộc gặp gỡ trực tiếp

2. Chăm chút cho website

Hiện với chỉ khoảng 500k hoặc thậm chí miễn phí, doanh nghiệp có thể tạo được 1 website cho riêng mình. Hãy chịu khó up những hoạt động, các dự án của mình lên để đối tác thấy mình đã và đang làm gì. Và tốt nhất là cần có 2 ngôn ngữ để đối tác tìm hiểu và hiểu được mình. Họ rất chịu khó tìm hiểu đối tác mới qua nhiều kênh, mà website, tìm kiếm là 1 trong những kênh họ hay dùng.

3. Chuẩn hóa, thiết kế 1 profile đẹp và chuyên nghiệp

Đây là việc nên làm và cần làm, dù doanh nghiệp ở bất cứ cấp độ nào. Giờ phần mềm thiết kế free rất nhiều, hãy chịu khó đầu tư 1 chút vào “hình ảnh” để tránh bị trông “quê mùa”. Tất nhiên hình ảnh nó giống cái áo, nó không làm lên “thầy tu”, nhưng không nên vì cái áo mà làm lỡ 1 cuộc hẹn!

4. Tìm hiểu về đối tác

“Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Bạn có biết Warren Buffet có khi dành đến cả năm trời để nghiên cứu 1 công ty, 1 đối tác trước khi gặp họ để bàn bạc về đầu tư.

Do đó, trước khi gặp đối tác hãy tìm hiểu kỹ về họ, qua kênh tìm kiếm, mạng xã hội hay bạn bè, người quen… sẽ là rất tuyệt nếu bạn biết được đối tác thích ăn gì, thích chơi gì, thích kiểu gì, khả năng “dụ” được đối tác là rất cao.

Lúc gặp trực tiếp

5. Ăn mặc gọn gàng, có phong cách càng tốt

Với nước ngoài các ngành khác thì bạn không nhất thiết phải là vest lịch lãm, nhưng ngành xây dựng thì tỷ lệ vest vẫn rất cao. Tất nhiên vest không bao giờ lỗi thời, nhưng nếu đổi sang phong cách Jean trẻ trung, năng động không phải là ý tưởng tồi. Show cho họ sự khỏe mạnh, năng động sẽ tạo được niềm tin lớn ban đầu

Làm việc với đối tác nước ngoài, khó mà không khó

6. Nếu tiếng Anh không lưu loát, nên mang theo 1 phiên dịch

Hồi trước tiếng Anh mình tập tõm, đi nghiệm thu với 1 tư vấn Nhật, họ chửi mình mà mình không biết, cứ gật gù ậm uh để tỏ vẻ ta đây hiểu nó nói gì. Hôm sau nó gặp sếp nó phản ánh lại, đúng là 1 ký niệm ê chế. May mà sếp mình tâm lý không đuổi thẳng cổ @

Do đó nếu không giỏi tiếng Anh thì không có vấn đề gì, vì suy cho cùng nó chỉ là 1 công cụ, không thể hiện trình độ chuyên môn của bạn. Nhưng nếu bạn cậy biết 1 chút Tiếng Anh mà đi nói chuyện trực tiếp ngay, thì có thể đó là 1 sai lầm. Bạn sẽ nhanh chóng bị rối, và mất điểm trong lúc trao đổi.

Bạn có để ý nhiều chú nước ngoài biết tiếng Việt nhưng giả đò không biết? Vậy tại sao bạn lại không làm vậy với Tiếng Anh?

Mang theo 1 phiên dịch còn giúp xoay chuyển được nhiều tính huống tốt, ví dụ mình có lỡ mồm nói “hớ” thì “đổ tội” cho đứa phiên dịch không dịch hết ý. Kiểu thế @

7. Cố gắng thể hiện sự tự tin

1 rong những điểm mình quan sát được là người Việt rất hổ báo với nhau nhưng khi gặp người nước ngoài lại thể hiện sự tự ti đáng báo động.

Việc thể hiện sự tự tin nói chuyện quan trọng thế nào thì ai cũng biết rồi. Và cách để có sự tự tin này theo mình không khó, thứ nhất là cần có phiên dịch (vì đa số sự tự ti từ việc mình không biết tiếng Anh), và thứ 2 là hiểu được giá trị mình mang lại cho người ta, tức là tự tin vào năng lực của công ty mình.

8. Nhớ mang theo Profile và card visit

Đây là những thứ cơ bản của 1 bussiness man, hi vọng bạn không quên. Có 1 điều không nên phát card như phát tờ rơi, có thể để đến cuối buổi sau khi đã nói chuyện với họ và hiểu được nhau rồi, thì mới đưa card. Lúc đó, người ta sẽ trân trọng cái card của mình hơn. Dù gì 100 tấm cũng mất cả mấy lít, không nên phát bừa bãi, hihi

9. Ra về lúc không khí đang tốt và nhớ lên 1 cái hẹn

Nhiều bạn chém tốt và tạo được thiện cảm rồi, nhưng sau đó mải chém quá đà dẫn tới nỏi nhảm và nói hớ. Trong nguyên tắc sale nói chung, đứng dậy đi về lúc đỉnh cao cảm xúc sẽ giúp đối phương neo giữ được cảm xúc đó và nhớ về mình/công ty mình với 1 cảm xúc tích cực trong nhiều tuần sau.

Ngoài ra, cần lên được lịch hẹn cho bước tiếp theo, nếu không chém hay đến mấy cũng sẽ đi vào ngõ cụt vì quan hệ không tiến triển được.  Việc này tối quan trọng đấy nhé.

Sau khi gặp

10. Thường xuyên email/gọi điện chăm sóc khách hàng

Keep contact (nhưng đừng quá dày và quá lố mà người ta sợ, vừa đủ để họ biết mình quan tâm đến cơ hội làm ăn với họ, nhưng mình cũng rất bận và không rảnh để đeo bám họ cả ngày, ok? Hihi)

Khi đấu thầu

11. Hỏi thật nhiều, và chất

Có 1 đặc ân khi đấu thầu mà không nhiều người sử dụng. Đó là hỏi (tender query). Hỏi nhiều (và hỏi chất) chứng tỏ sự nghiệm túc của ta, chứng tỏ ta rất chịu khó tìm hiểu, và hỏi chất để show luôn “trình” của ta.

Ngoài ra, việc hỏi nhiều sẽ tên của ta “ghim” vào não khách hàng, sau này khi mở thầu chỉ cần ta có giá tốt là sẽ được ưu tiên hơn người khác.

12. Không ngại tranh luận khi phỏng vấn thầu

Không ai thích 1 người hay cãi (mà cãi sai), nhưng trong công việc, họ lại càng không thích Mr. Yes – tức là họ đòi hỏi gì cũng ok, 1 là không biết gật bừa, hai là ok nhưng (nhiều khả năng) là về sau không làm.

13. Tuy nhiên hãy thành thực nhất có thể

Ý này nghĩa là vẫn có tý gió nhưng lúc nào cần thành thực thì phải thành thực

Nếu ai hay xem shark tank mùa 2 thì có thể thấy, 1 trong những phẩm chất mà các Shark hay nhấn mạnh về việc có quyết định đầu tư hay không, đó là các startup phải thành thực. Bởi vì chém trời chém bể xong, khi họ quan tâm và khảo sát trực tiếp (như Shark tank là DD tức là “Due diligence” mới vỡ lẽ ra thực tế khác xa so với những gì mình chém. Và đương nhiên hậu quả fail.

Hãy nói rõ bạn làm tốt những gì, và những gì bạn hiện tại chưa thực sự tốt, nhưng kèm theo là tôi tin là làm tốt được, bằng cách này cách kia (chỉ ra cách bạn làm để làm tốt việc đó, chứ không nói xuông).

Lúc triển khai

14. Chú ý đến giấy tờ đệ trình

Giờ form biểu chuyên nghiệp đầy trên mạng, hãy tìm 1 cái ngon ngon về và sửa cho phù hợp với đặc thù công ty mình. Bạn cũng biết, khi mình đệ trình 1 văn bản trông sáng sủa và chuyên nghiệp, cơ hội được xem xét phê duyệt sẽ cao hơn.

15. Chú ý đến và đầu tư đủ cho an toàn

Làm ăn giờ mà không coi trọng an toàn, coi trọng tính mạng con người thì sớm muộn cũng sẽ trả giá. Vì tư duy người làm đàng hoàng nó thể hiện ngay từ những việc không trực tiếp cấu thành lên sản phẩm, ví dụ như an toàn.

Chú ý và đầu tư vừa đủ đến an toàn vừa tránh được các rủi ro về an toàn (dễ dẫn tới rủi ro cho toàn dự án trong thời đại mạng xã hội lên ngôi như hiện nay), lại vừa show hàng được cho các bác nước ngoài,  vốn lúc nào cũng đặt an toàn là trên hết “safety firt”.

Ai theo dõi vụ đội bóng Thái Lan mắc kẹt ở hang thì biết. Nếu như trước kia có khi chả ai để ý, đến lúc nào đó khách tham quan đến nơi sẽ thấy được 13 bộ xương khô trong [email protected], nhưng ngày nay, cả thế giới xúm lại, tốn kém rất rất nhiều để cứu những nhân mạng bình thường đó.

16. Hứa ít, làm nhiều (promise less, deliver more)

“Người Việt hứa một đằng làm 1 nẻo”, có lẽ không ai trong giới xây dựng xa lạ với câu nói này đúng không ạ, và với người nước ngoài cũng vậy, họ biết đó.

Đây là thách thức nhưng cũng là cơ hội của bạn, hãy chứng tỏ bạn đại diện cho thế hệ nhà thầu mới, nói là làm, thậm chí làm tốt hơn những thứ mình nói. Và để chứng minh nó thì cần “bài” 1 chút, tức là nếu việc nào mình nghĩ thứ 2 xong, thì nên hứa là thứ 4. Vì nhiều rủi ro bạn không lường được, và việc bạn hứa sẽ là cơ sở họ hứa với người khác, như 1 dãy domino, hậu quả của 1 lời hứa nhiều khi rất khôn lường. Do vậy, hãy thực tế và khôn khéo. Bạn vẫn sẽ trình vào thứ 2 nếu xong kịp, và “vượt tiến độ” được 2 ngày @.

17. Hãy claim thật mạnh mẽ nhưng thứ mình đáng được đòi hỏi, và sẵn sàng nhận sai khi cần thiết.

Nhiều nhà thầu làm tốt nhưng lại không dám claim, và khá “dễ sai”. Lúc đầu thì có vẻ ổn, nhưng giữ mãi kiểu làm việc đó thì không ổn chút nào.

Thứ nhất nó làm mất nguồn lực của mình, mất lợi nhuận, và quan trọng là mất vị thế của mình trong mắt đối tác, trong cách nhìn 1 mối quan hệ lâu dài, chứ không riêng dự án đó.

Người ta sẽ tôn trọng và đánh giá cao những ai biết đòi hỏi (đúng), nhưng cũng sẵn sàng nhận sai khi mình sai. Lưu ý là chỉ nhận những cái sai không tổn hại đến tiền nhé (ví dụ bản vẽ đệ trình có gì đó chưa ổn, họ bắt làm lại...), chứ vớ cái gì cũng nhận sai xong nó claim cho bục mặt thì vứt.

18. Chủ động trong công việc

Mình đã làm việc với tư vấn Mace, và họ có 1 form tên là “early warinign letter”, có nghĩa là khi nhà thầu nhận ra 1 nguy cơ nào đó đến dự án (có thể là tiến độ, chất lượng, VO….) thì họ cần thể hiện bằng 1 cảnh báo sớm đến Chủ đầu tư và quản lý dự án.

Cảnh báo đó bao gồm các hành động, các lưu ý mà CĐT, QLDA hay nói chúng ra là các Stakeholders cần thực hiện để đảm bảo nguy cơ trong cảnh bảo không diễn ra, hoặc diễn ra với 1 mức độ thiệt hại nhỏ nhất.

Việc này rõ ràng là có lợi cho tất cả các bên, bao gồm cả nhà thầu, và cho dự án.

Nhà thầu là người làm trực tiếp, nên biết rõ nhất và dự án, biết những điều mà không ai khác biết. Do đó, hãy chủ động trong công việc, coi dự án như là mình làm cho mình, bạn sẽ được hái quả ngọt.

Thực ra là định viết thêm, nhưng dài quá rồi. Nhiều ý trong này có nhiều người biết, nhiều cái ai cũng biết, nhưng họ không viết ra, không chia sẻ. Mình thì có.

Bài viết liên quan
Hiểu đúng về phần mềm quản lý kho nói riêng và các phần mềm nói chung
“Tất tần tật” về công tác quản lý kho và vật tư công trình xây dựng
Hiệu ứng tâm lý “ngưỡng vào” và cách thức vận dụng cho nhà thầu xây dựng
05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời
Vấn đề quản lý số liệu trong công tác quản lý kho và vật tư