06 lưu ý khi áp dụng phần mềm cho doanh nghiệp xây dựng

Cõ lẽ trong 1-2 năm gần đây, các cụm từ như “cách mạng công nghiệp 4.0”, ứng dụng công nghệ vào điều hành doanh nghiệp, hay xa hơn là AI, big data vốn không còn xa lạ với đa số mọi người, kể cả ngành xây dựng, vốn trước đây đi sau các ngành dịch vụ khác trong việc sử dụng công nghệ.

Theo ước tính của ITG, số lượng doanh nghiệp sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý và sản xuất sẽ tăng khoảng 2-3 lần so với hiện nay vào năm 2020, từ đó, năng suất lao động sẽ tăng thêm 20-30%. Điều đó sẽ kéo theo nhiều hiệu quả tích cực về năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt, cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tuy vậy, để đạt được tốc độ cũng như thu được các lợi ích trên, chúng tôi cho rằng cả doanh nghiệp cung cấp phần mềm cũng như doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng cần vượt qua được một số rào cản ban đầu dưới đây

Về phía các doanh nghiệp cung cấp phần mềm

1. Về sự phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Nhà cung cấp cần đưa ra được những phần mềm, ứng dụng thực sự phù hợp với nhu cầu chung của các doanh nghiệp. Mà thực tế của doanh nghiệp vốn phức tạp với nhiều phòng ban, nhiều tác vụ trải ra nhiều lĩnh vực, ví dụ như quản lý kho của xây dựng sẽ khác với quản lý kho của sản xuất chẳng hạn.  Và điều này nảy sinh ra thực tế là các phần mềm ngày càng phải đi vào chuyên sâu (vertical) thay vì 1 phần mềm dùng cho đa ngành (horizontal)

Theo báo cáo của reportlinker.com, xu thế chung của 2018 chứng kiến sự gia tăng của phần mềm SAAS vertical (chuyên ngành) so với phần mềm horizontal, và xu thế này được dự báo sẽ tiếp tục tăng trong các năm tới.

2. Sự đơn giản khi sử dụng

Thêm vào đó, sản phẩm cho doanh nghiệp (b2B) vốn có độ phức tạp và chuyên môn cao, quy trình phức tạp và gần như không ai giống ai. Do vậy nếu phần mềm đơn giản, dễ sử dụng thì lại không đáp ứng được nhu cầu, mà phần mềm phát triển để đáp ứng được nhu cầu, cũng như quy trình cho doanh nghiệp thì lại không thực sự dễ sử dụng.

Ngay tại SiteMAGE, chúng tôi cũng đã gặp vấn đề tương tự ở phiên bản đầu tiên, và chúng tôi luôn coi việc liên tục phát triển để phần mềm ngày càng dễ sử dụng hơn (mà vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu) là 1 trong những yếu tố cốt lõi của sản phẩm

3. Rào cản về giá

Trước đây rào cản về giá là khá lớn, vì để đầu tư 1 phần mềm ERP, doanh nghiệp mất tối thiểu vài trăm triệu và có thể lên tới tiền triệu USD nếu dùng giải pháp của nước ngoài, mà không biết có hiệu quả không.

Tuy nhiên hiện nay công nghệ đã phát triển vượt bậc, và các thế hệ SAAS mới với công nghệ điện toán đám mây (phần mềm hướng dịch vụ) có cơ chế trả phí rất linh hoạt và hợp lý. Ví dụ như  SiteMAGE có cơ chế dùng thử miễn phí, và trả phí theo tháng với giá chỉ từ 300k/tháng là có thể quản lý không giới hạn các dự án.

Về phía doanh nghiệp áp dụng

4. Niềm tin của lãnh đạo

Qua tiếp xúc với hàng trăm doanh nghiệp nhà thầu xây dựng, chúng tôi nhận thấy phần lớn các lãnh đạo đều nhiệt tình với việc áp dụng công nghệ, và đều có những hiểu biết nhất định về những tác dụng của phần mềm với doanh nghiệp mình, và đều mong muốn áp dụng phần mềm để không bỏ lỡ cơ hội phát triển và tránh tụt hậu. Tuy nhiên cái họ thiếu là niềm tin. Họ thường hoài nghi về việc phần mềm có thực sự có ích cho họ hay lại mất nhiều thời gian hơn.

Thực ra, việc hoài nghi này là hoàn toàn có cơ sở, và là kết quả của quá khứ, của việc áp dụng không hiệu quả ở 1 số đơn vị khác với các thế hệ phần mềm cũ.

Việc thiếu niềm tin cộng với việc phần mềm muốn phát huy hiệu quả cần 1 khoảng thời gian để doanh nghiệp làm quen, dẫn đến khi gặp phản ứng từ nhân viên (vốn không thích thay đổi – như đề cập ở mục 5 bên dưới), họ sẽ dễ dàng từ bỏ phần mềm ngay trước khi nó phát huy hiệu quả.

5. Rào cản về phản ứng của nhân viên 

Một trong những khó khăn lớn nhất chúng tôi gặp phải, là việc làm sao để các nhân viên họ dùng. Thường thay đổi thói quen sử dụng từ các công cụ truyền thống như sổ sách, bản cứng, excel sang phần mềm cần có thời gian để làm quen (theo Maxwell Maltz là tối thiểu 21 ngày liên tục, và theo nghiên cứu của Đại học College London, thời gian này có thể lên tới 66 ngày), do đó việc phản ứng là 1 phản xạ bình thường ở bất cứ người nào.

1 trong những nguyên nhân để nhân viên họ không thực sự hứng thú với việc sử dụng phần mềm là cơ chế điều hành của doanh nghiệp chưa có các chế độ thưởng rõ ràng cho việc nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, mặc dù về logic là áp dụng phần mềm có thể nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ đó quỹ lương cũng có thể được nâng cao, nhưng nó không rõ ràng và nhân viên không biết sếp dùng lợi nhuận đó cho việc nâng cao quỹ lương hay không. Do đó, việc họ dùng phần mềm để nâng cao khả năng làm việc không đi cùng với lợi ích mà họ nhìn thấy hoặc ít nhất họ cho rằng mình nên được hưởng, dẫn tới họ không không thực sự hứng thú với việc sử dụng phần mềm (mặc dù sau khi dùng họ sẽ thấy nhàn hơn rất nhiều)

6. Rào cản về thị trường

Nếu như đa số trước đây, các nhà thầu xây dựng cạnh tranh bằng quan hệ lấy việc. Chính vì thế, áp lực để tối ưu việc kinh doanh, tối ưu hóa việc thi công, tối ưu việc sử dụng vật tư là không lớn. Tuy nhiên việc này đã thay đổi.

Bây giờ, cạnh tranh đã lớn hơn nhiều, và áp lực cải tiến về chất lượng dịch vụ (với nhà thầu là tiến độ và chất lượng thi công mà vẫn đảm bảo lợi nhuận) ngày 1 lớn. Do đó rào càn này ngày càng mờ đi và thực tế ghi nhận của chúng tôi, số nhà thầu tìm đến các phần mềm như SiteMAGE ngày 1 tăng.

Trên đây là đúc kết của chúng tôi và mong muốn chia sẻ để các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng hơn, nhất là các nhà thầu đang có ý định áp dụng công nghệ vào quản lý cần chuẩn bị trước tâm lý và sự sẵn sàng thay đổi để việc sử dụng phần mềm mang lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

Tham khảo thêm các bài viết khác về áp dụng công nghệ cho ngành xây dựng tại sitemage.com

Bài viết liên quan
Hiểu đúng về phần mềm quản lý kho nói riêng và các phần mềm nói chung
“Tất tần tật” về công tác quản lý kho và vật tư công trình xây dựng
Hiệu ứng tâm lý “ngưỡng vào” và cách thức vận dụng cho nhà thầu xây dựng
05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời
Vấn đề quản lý số liệu trong công tác quản lý kho và vật tư