05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời 

1. Lý do thứ 1 - Excel khó sử dụng 

Bản thân excel là công cụ rất tuyệt vời và đa năng, nhưng nó lại không dễ dùng. Nếu bạn chỉ dùng được 10% tính năng của nó, mình có thể nói rằng bạn đã thuộc dạng khá về excel rồi đấy.

Giờ bạn kiếm 1 thủ kho mà bắt họ giỏi excel hoặc chí ít thao tác khá trên excel thì mình nói thật là rất khó. Đến mình dân văn phòng bao năm làm trên excel mà còn chưa dám tự nhận là thành thạo excel, và bản thân mình cũng gặp nhiều lỗi trong việc thao tác với các con số và các hàm, các biểu đồ.

2. Lý do thứ 2 – Excel khó chia sẻ 

Excel chỉ thao tác tốt trên máy tính, khả năng chia sẻ và làm việc chung không cao. Nếu ai đó muốn xem chi tiết thì thường bạn sẽ gửi email cho họ. Và như vậy sau 1 vài lần gửi họ sẽ rất khó tìm, và khó biết version nào là version cuối.

Nếu bạn dùng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, các thông tin, mẫu biểu sẽ được tự động hóa đồng bộ trên mọi thiết bị, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động. Rất tiện đúng không nào?

3. Lý do thứ 3 – Excel khó kiểm soát 

Các bạn đều biết, một trong những điểm mấu chốt trong công tác quản lý kho vật tư nói chung và quản lý sổ sách, xuất nhập tồn kho nói riêng, là việc đưa đủ và đúng thông tin đầu vào, đầu ra (tức là các thao tác nhập xuất phải đúng) là quan trọng nhất. Nếu bạn dùng excel,mình đánh cược là bạn chắc chắn sẽ bị quên 1 vài phiếu nhập hoặc xuất.

Kịch bản sẽ như này - bạn giao nhận 1 đơn hàng, thực hiện bốc dỡ và lưu hàng xong xuôi vào kho tự nhủ rồi cuối ngày sẽ về thao tác trên đống giầy tờ nhập vào excel, rồi 1 lúc sau bạn bị cuốn vào 1 vài đợt hàng nữa đến muộn mới xong, hết giờ làm bạn đi về và tự nhủ ngày mai đến sẽ nhập bù cho hôm nay. Nhưng sáng mai đến bạn lại có 1 đợt nhập hoặc xuất hàng nữa, và kết quả là bạn quên mất nhập cho ngày hôm qua!). Hệ quả của việc nhập liệu không đúng này là các file excel xuất nhập tồn hàng hóa bạn lưu là không chính xác so với thực tế.

Ngược lại, nếu dùng 1 ứng dụng di động, bạn hoàn toàn có thể thực hiện nhập xuất trên điện thoại ngay tại địa điểm và ngay tại thời điểm nhập xuất hàng, cực ký tiện lợi, làm đâu gọn đấy. Nói thật, nếu làm vậy bạn muốn quên nhập liệu cũng khó.

4. Lý do thứ 4 – Excel khó làm việc chung

Trong quản lý kho việc làm việc chung trên 1 file excel vốn dĩ không phải là ý hay. Do bạn cần 1 công cụ như Online Drive hay sever nội bộ cho việc này. Do công việc nhiều khi bạn cần 2-3 người làm công tác nhập xuất (như thủ kho, kế toán kho) thì việc mỗi người lưu trữ 1 mảng dữ liệu sẽ dẫn đến chúng bị phân tán, thậm chí mỗi người làm 1 phách.

Với công cụ phần mềm/ứng dụng quản lý kho, mọi thao tác đều được chuẩn hóa và thực thi trên sever chung. Do đó, bất cứ ai thao tác thì cũng đều được sao lưu về 1 mối, và dùng chung 1 form.

5. Lý do thứ 5– Excel khó back-up

Bạn giao việc thống kê xuất nhập tồn cho 1 bạn thủ kho, và bạn ấy quản lý kho vật tư bằng excel. Một ngày nọ, bạn ấy xin nghỉ. Người mới đến vật lộn với đống file excel cũ, vốn nhiều lỗi, vậy liệu họ có nắm được thông tin và làm tốt được không? Rất khó!. Đó là chưa nói đến khả năng bạn thủ kho cũ chơi xấu và cố tình phá cái đống file excel đó để bạn không biết đường nào mà lần.

Với ứng dụng đa nền tảng quản lý kho, mọi thông tin đều được lưu trữ trên sever hoặc “đám mây”, ai nghỉ thì mặc ai, bạn vẫn kiểm soát được mọi thông tin của mình.

Nếu bạn đồng tình với những nhận định trên và cũng đang gặp vấn đề về quản lý kho bằng excel, thì đừng chần chờ gì nữa mà hãy nhanh tay đăng ký ngay TẠI ĐÂY để được trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp của chúng tôi.

SiteMAGE là ứng dụng đi đầu trong việc áp dụng công nghệ mobile trong công tác quản lý kho vật tư tại Việt Nam. 


Bài viết liên quan
Phần mềm quản lý kho trên điện thoại có những ưu điểm gì?