05 Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa

Theo như kinh nghiệm triển khai cho 1 số doanh nghiệp xây dựng dạng vừa và nhỏ của chúng tôi, việc áp dụng phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa có các lợi ích sau

1. Giảm chi phí nhân lực

Với 1 kho dự án, bạn cần khoảng 2-3 nhân sự (1 thủ kho, 1 kế toán kho và có thể thêm 1 cán bộ kho/vật tư). Đó là chưa kể thêm 1-2 nhân sự ở công ty để kết nối với dự án, điều phối vật tư hàng hóa cũng như làm các công tác mua hàng.

Với việc áp dụng phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa, bạn chỉ cần 1 người ở dự án là có thể quán xuyến được hết công việc. Người ở công ty cũng sẽ chỉ cần 1 - là có thể điều phối được vài dự án 1 lúc. 

Như vậy chi phí nhân sự bạn giảm được khoảng 50% - con số này là tính trung bình.

2. Tăng hiệu quả quản lý

Với việc áp dụng cách vẫn hay dùng là giấy và excel, việc kiểm soát khối lượng vật tư, hàng hóa ra vào, sổ kho, xuất nhập tồn... sẽ là bài toán hóc búa. Vì phần nhiều là bạn sẽ không thể lưu đầy đủ, chuẩn chỉ các dữ liệu.

Tại sao việc dùng excel lại gặp vấn đề này xin mời các bạn xem thêm tại bài 05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời   

Với phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa chuyên nghiệp, dễ sử dụng, các thao tác nhập xuất sẽ thực sự dễ dàng, giảm thiểu và loại trừ việc nhập thiếu, nhập sai. Hệ thông báo cáo tự động của phần mềm sẽ giúp bạn giảm đến 95% thời gian ngồi làm báo cáo và làm nội nghiệp.

3.  Giảm thất thoát

Việc không quản lý hiệu quả như đã nếu ở mục 2, dẫn đến việc bạn không kiểm soát được thất thoát. Bạn không biết thực tế tổng số lượng vật tư hàng hóa nhập, xuất, không thường xuyên so sánh được với khối lượng và giá Hợp đồng nên không thống kê được thất thoát để có các biện pháp ngăn chặn kịp thời.

Với phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa chuyên nghiệp, việc kiểm soát số liệu tự động và ngay tức thì, bạn có thể truy cập số liệu mọi lúc mọi nơi qua điện thoại di động. Do đó, mọi vấn đề về thất thoát bạn đã lường được trước để phòng tránh hoặc giảm thiểu.

4. Đảm bảo tiến độ công việc được lưu thông

Ở mỗi dự án hoặc 1 nhà máy sản xuất làm theo cách cũ, việc vật tư hết trong kho hoặc lưu rất lâu trong kho mà không ai biết là việc không hiếm gặp. Nhiều khi việc xây dựng, sản xuất cần vật tư nhưng kho không có hoặc không đủ. Việc đặt hàng lại tốn thời gian, dẫn đến tiến độ của cả bộ máy bị ảnh hưởng.

Với phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa, bạn có thể tự đặt hạn mức tồn tối đa và tối thiểu. Với mức tối thiểu, hệ thống sẽ tự cảnh báo bạn (thậm chí tự tạo đơn đặt hàng) để bạn có thể nhập hàng kịp. Với mức tối đa, bạn biết vật tư nào đang thừa nhiều để có kế hoạch dùng, giải phóng kho cũng như điều chỉnh sản xuất hợp lý.

5. Tiết kiệm thời gian và tăng cạnh tranh

Với việc áp dụng phần mềm, bạn không những tiết kiệm được nhân lực, mà còn cả thời gian cho nhân viện của mình. Với các thao tác nhập xuất kho ngay trên chiếc điện thoại, bạn sẽ tiết kiệm được 80% thời gian để làm các thao tác yêu cầu vật tư, nhập, xuất kho. Bạn tiết kiệm được 95% thời gian làm các công tác báo cáo. 

Việc tăng cạnh tranh thì thế nào? Do quản lý nguồn vật tư hàng hóa tốt, bạn đảm bảo được sản xuất, xây dựng lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận. Và tổng hòa các yếu tố đó là việc tăng năng lực cạnh tranh.

Một việc quan trọng không kém là khi công ty bạn muốn "vượt vũ môn" tức là phát triển lên 1 mức mới (ví dụ bạn là Nhà thầu với từ 50-100 tỷ doanh thu/năm, nếu muốn vượt lên mức 300-500 tỷ) thì có 1 điều mình đảm bảo với bạn là nếu không áp dụng các công nghệ quản lý hiện đại, thì việc làm ra nhiều doanh số hơn lại là con dao 2 lưỡi đưa bạn đến bờ vực phá sản!

Hi vọng những chia sẻ trên giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về những lợi ích của phần mềm quản lý kho vật tư hàng hóa. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các kinh nghiệm quản lý kho ở bài viết này Các kinh nghiệm quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả 

Chúc bạn thành công!

Bài viết liên quan
Hiểu đúng về phần mềm quản lý kho nói riêng và các phần mềm nói chung
“Tất tần tật” về công tác quản lý kho và vật tư công trình xây dựng
Hiệu ứng tâm lý “ngưỡng vào” và cách thức vận dụng cho nhà thầu xây dựng
05 lý do để khẳng định phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí đã lỗi thời
Vấn đề quản lý số liệu trong công tác quản lý kho và vật tư