05 kinh nghiệm quản lý vật tư & kho công trình hiệu quả

Nếu bạn nào mới vào nghề xây dựng nhất là lại làm Nhà thầu thi công thì có thể sẽ choáng vì hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chủng loại vật tư khác nhau nằm rải rác ở công trường. Và bài toán quản lý chúng sao cho tốt luôn là một trong những bái toán hóc búa nhất của người quản lý thi công.

Bí quyết quản lý thì mỗi người 1 khác, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi thì bạn cần nắm được 5 yếu quyết sau:

1. Chia nhóm vật tư để quản lý

Ai cũng biết vật tư thì nhiều, thế nên về nguyên tắc nếu không chia ra thành từng nhóm nhỏ với các đặc tính chung nhau thì khó mà quản lý tốt được. Thế nhưng chia nhóm thành bao nhiêu tầng lớp cha con và chia theo đặc tính nào là hợp lý?

Nếu là 2 tầng (1 cha, 1 con) thì liệu có bao được hết các chủng loại vật tư công trình không? Nhưng nếu nhiều hơn (3 tầng trở lên) thì liệu có quá phức tạp để quản lý không?

Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì số lớp cha con tối ưu sẽ là 3 hoặc 4 tầng.

Các bạn có thể tìm hiểu chi tiết cách thức phân nhóm và đánh mã vật tư ở bài 2 bài viết Khái niệm và phân loai vật tư công trìnhVí dụ thực tế về cách đặt mã vật tư cho Nhà thầu thi công

2. Lên kế hoạch vật tư

Đây thường là kỹ năng yếu nhất của các nhà thầu Việt Nam, mà nguyên nhân gốc dễ là họ chưa “thấu” được những ưu việt tuyệt vời của việc lên kế hoạch

Việc lên kế hoạch giúp ta luôn chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.

Ngoài ra như chúng ta đều biết, một trong những nguyên nhân chính dẫn tới việc chậm tiến độ xây dựng là do thiếu vật liệu, hoặc vật liệu về chậm. Thiếu nhân công thì xử lý còn nhanh chứ thiếu vật liệu thường là không xử lý được vì còn liên quan đến sản xuất, vận chuyển, nhất là các vật tư nhập khẩu vốn rất thông dụng trong ngành xây dựng. Với 1 vật tư ở Trung Quốc thì nhanh cũng mất 3-4 tuần từ lúc chốt hàng, ở Asean thì có thể lên tới 6 tuần, Úc 8 tuần, Châu âu 8-12 tuần hay Mỹ 12 tuần trở lên. Thế nên việc không lên kế hoạch vật tư giống như việc bạn đi đánh nhau mà không mang theo vũ khí vậy.

3. Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Như đã nói ở bài Các lỗi thường gặp khi quản lý kho chúng ta không thừa tiền để đầu tư 1 kho quá khủng, nhưng tiết kiệm quá thì lại nguy hiểm. Các bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết nói trên để hiểu tại sao việc xây dựng kho bãi chuẩn và chỉ dẫn lưu kho lại quan trọng nhé.

4. Lên quy trình yêu cầu vật tư, quy trình nhập, xuất kho

Vật tư là 1 mục rất tốn tiền, chiếm tới trên 60% Giá trị xây lắp. Do đó, để mua hay cấp 1 vật tư công trình xây dựng thường phải qua rất nhiều khâu, từ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi yêu cầu từ đội thi công, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và cấp được.

Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy không có quy trình rõ ràng xem trình tự làm thế nào, ai làm gì, làm thế nào, form biểu gì, ai được duyệt… thì sẽ là 1 mớ bòng bong và 100% bạn sẽ “vỡ trận”. 

Tìm hiểu thêm về quy trình nhập xuất kho tại các bài viết: Quy trình nhập khoQuy trình xuất kho

5. Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Có quy trình rồi ta làm thế nào nữa? không lẽ ra cứ dùng mãi cách in ra giấy, rồi chạy đi xin chữ ký của từng ông, từng bộ phận. Rồi đợi đến cả tuẩn không thấy đâu do người kia quên, hoặc giấy thất lạc không đến được họ.

Cứ như vậy, năng lực cung ứng vật tư, thời gian cung ứng từ lúc có nhu cầu đến khi hàng về thường rất chậm. Mà chậm quá người ta lại phải bỏ bớt bước, rồi “quên” quy trình (vì công trường kêu gào nên không thể không cấp), từ đó dẫn đến mất kiểm soát.

Do đó, việc sử dụng 1 cách thức tiên tiến để tự động hóa, chuyên nghiệp hóa quá trình cấp vật tư cần phải được áp dụng. Những ứng dụng/phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn xử lý triệt để những vấn đề nêu trên, và hiệu quả mang lại là rất lớn. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà thầu lớn ở Việt Nam như Coteccons, Hòa Bình người ta dùng phần mềm từ cả chục năm nay.

Ngoài ra, lưu ý là với kỷ nguyên mobile như ngày nay, 1 phần mềm cũng cần phải tích hợp full tính năng mobile để mang lại hiểu quả lớn nhất, các bạn có thể đọc thêm bài Phần mềm quản lý kho trên điện thoại có ưu điểm gì để hiểu tại sao lại cần dùng phần mềm mobile và hiệu quả nó mang lại là gì

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi qua quá trình tiếp xúc và tư vấn về quản lý vật tư cho các Nhà thầu, hi vọng nó hữu ích

Các bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý vật tư vui lòng truy cập trang http://sitemage.com/ để đọc thêm nhiều bài viết hữu ích nữa. 

Bài viết liên quan
​​​​​​​​​Chia sẻ: 03 bước quản lý kho vật tư bằng Excel từ một kế toán 10 năm trong nghề