05 kinh nghiệm quản lý vật tư & kho công trình hiệu quả

Chủ để hôm nay mình chia sẻ, như thường lệ, là kinh nghiệm quản lý vật tư công trình @@

Nếu bạn nào mới vào nghề xây dựng nhất là lại làm Nhà thầu thi công thì có thể sẽ choáng vì hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chủng loại vật tư khác nhau. Nhưng yên tâm, mình ở đây là để giúp bạn !!

Bí quyết thì mỗi người 1 khác, nhưng theo mình chung quy lại chỉ cần nắm được 5 yếu quyết sau là bạn có thể quản lý nó dễ như cầm tay em gái mưa vậ[email protected]

1. Chia nhóm để quản lý

Ai cũng biết vật tư thì nhiều, thế nên về nguyên tắc nếu không chia ra thành từng nhóm nhỏ với các đặc tính chung nhau thì khó mà quản lý tốt được. Thế nhưng chia nhóm thành bao nhiêu tầng và chia theo đặc tính nào là hợp lý?

Nếu là 2 tầng (1 cha, 1 con) thì liệu có bao được hết các chủng loại vật tư công trình không? Nhưng nếu nhiều hơn (3 tầng trở lên) thì liệu có quá phức tạp dể quản lý không?

Theo kinh nghiệm của mình thì chỉ nên chia các nhóm vật tư ra làm 3 tầng với các đặc tính chung sau:

Tầng 1 nên chia theo nguyên lý kế toán, tức là chia theo các nhóm nguyên vật liệu và nhóm công cụ dụng cụ

Tầng 2 sẽ cụ thể hơn, trong nhóm nguyên vật liệu lại chia ra: 

  • Nguyên vật liệu chính
  • vật liệu phụ, 
  • nhiên liệu, 
  • phụ tùng thay thế,
  • thiết bị lắp ráp vào công trình, 
  • vật liệu khác

Dưới cùng là các vật tư cụ thể như: cát vàng, bê tông, ống gang, mũ bảo hộ… 

Các bạn có thể xem cụ thể chi tiết cách thức phân nhóm vật tư ở bài này Khái niệm và phân loai vật tư công trình

2. Lên kế hoạch vật tư

Đây thường là kỹ năng yếu nhất của các nhà thầu Việt Nam, mà nguyên nhân gốc dễ là họ chưa “thấu” được những ưu việt tuyệt vời của việc lên kế hoạch

Việc lên kế hoạch giúp ta luôn chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.

Ngoài ra như chúng ta đều biết, một trong những nguyên nhân chính dẫn tới việc chậm tiến độ xây dựng là do thiếu vật liệu, hoặc vật liệu về chậm. Thiếu nhân công thì xử lý còn nhanh chứ thiếu vật liệu thường là không xử lý được vì còn liên quan đến sản xuất, vận chuyển. Với 1 vật tư ở Trung Quốc thì nhanh cũng mất 3-4 tuần từ lúc chốt hàng, ở Asean thì có thể lên tới 6 tuần, Úc 8 tuần, Châu âu 8-12 tuần hay Mỹ 12 tuần trở lên. Thế nên việc không lên kế hoạch vật tư giống như việc bạn đi đánh nhau mà không mang theo vũ khí vậy.

3. Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Như đã nói ở bài Các lỗi thường gặp khi quản lý kho chúng ta không thừa tiền để đầu tư 1 kho quá khủng, nhưng tiết kiệm quá thì lại nguy hiểm. Còn tại sao nguy hiểm? cũng như tại sao lại cần chỉ dẫn lưu kho thì mời coi lại bài trên vì mình đã nói rất rõ rồi

4. Lên quy trình yêu cầu vật tư, quy trình nhập, xuất kho

Vật tư là 1 mục rất tốn tiền, ai cũng biết. Thế nên vật tư không phải là mớ rau mà thích là đi mua rồi không biết có dùng được không.

Để mua hay cấp 1 vật tư công trình xây dựng thường phải qua rất nhiều khâu, từ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi yêu cầu từ đội thi công, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và cấp được.

Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy không có quy trình rõ ràng xem trình tự làm thế nào, ai làm gì, làm thế nào, form biểu gì, ai được duyệt… thì sẽ là 1 mớ bòng bong và 100% bạn sẽ “vỡ trận”. 

5. Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Có quy trình rồi ta làm thế nào nữa? không lẽ ra cứ dùng mãi cách in ra giấy, rồi chạy đi xin chữ ký của từng ông, từng bộ phận. Rồi đợi đến cả tuẩn không thấy đâu do người kia quên, hoặc giấy thất lạc không đến được họ.

Cứ như vậy, năng lực cung ứng vật tư, thời gian cung ứng từ lúc có nhu cầu đến khi hàng về thường rất chậm. Mà chậm quá người ta lại phải bỏ bớt bước, rồi “quên” quy trình (vì công trường kêu gào nên không thể không cấp), từ đó dẫn đến mất kiểm soát.

Do đó, việc sử dụng 1 cách thức tiên tiến để tự động hóa, chuyên nghiệp hóa quá trình cấp vật tư cần phải được áp dụng. Những ứng dụng/phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn xử lý triệt để những vấn đề nêu trên, và hiệu quả mang lại là rất lớn. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà thầu lớn ở Việt Nam như Coteccons, Hòa Bình người ta dùng phần mềm từ cả chục năm nay.

Ngoài ra, lưu ý là với kỷ nguyên mobile như ngày nay, 1 phần mềm cũng cần phải tích hợp full tính năng mobile để mang lại hiểu quả lớn nhất, các bạn có thể đọc thêm bài Phần mềm quản lý kho trên điện thoại có ưu điểm gì Để hiểu tại sao lại cần dùng phần mềm mobile và hiệu quả nó mang lại là gì

Trên đây là những chia sẻ của mình qua quá trình tiếp xúc và tư vấn về quản lý vật tư cho các Nhà thầu, hi vọng nó hữu ích

Các bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý vật tư vui lòng truy cập trang http://sitemage.com/ để đọc thêm nhiều bài viết hữu ích nữa. 

Bài viết liên quan
​​​​​​​​​Chia sẻ: 03 bước quản lý kho vật tư bằng Excel từ một kế toán 10 năm trong nghề