SiteMAGE giải bài toán quản lý hơn 12,000 loại vật tư của Thiên Nam

Bài viết này nhằm mục đích chia sẻ những kinh nghiệm và con số thực tế khi doanh nghiệp Thiên Nam áp dụng SiteMAGE, để những ai đang hoặc sẽ có ý định áp dụng phần mềm có thể tham khảo và đánh giá, đối chiếu với thực tế của doanh nghiệp mình.

Sơ lược về Thiên Nam (TOS), đây là 1 trong những doanh nghiệp lớn hoạt động trong công tác thực thi, bảo trì các dự án dầu khí và xây dựng 

Thông tin chi tiết về doanh nghiệp này có thể xem tại http://www.thiennamoffshore.com/

1. Thực trạng kho TOS trước khi áp dụng SiteMAGE

Đầu tiên, về hệ thống kho, TOS bao gồm rất nhiều kho khác nhau: SAFETY SYSTEM, BASIC CONSTRUCTION SYSTEM, TENSIONER SYSTEM, OCIMF EQUIPMENT SYSTEM… (khoảng hơn 30 kho khác nhau)

Hệ thống vật tư cần quản lý là khoảng hơn 12,000 đầu vật tư khác nhau

Mỗi kho đều chứa rất nhiều loại vật tư  khác nhau, kế đến là các dự án trong quá trình thi công triển khai sẽ lấy vật tư của nhiều kho, hoặc từ đối tác (trong trường hợp mua mới)

2. Hệ thống quản lý vật tư

Trải qua nhiều tháng liền thử nghiệm sử dụng các Phần mềm kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp(công ty đã mua trọn gói), thậm chí là tự build công thức quản lý trên Excel, nhưng tất cả đều gặp các hạn chế sau:

  • Số lượng vật tư của TOS quá lớn => Khi cập nhật lên 3 phần mềm trên thì hệ thống bị lag, hoạt động rất chậm, đợi rất lâu mới tải được dữ liệu
  • Phần mềm kế toán được thiết kế riêng về Kế toán (mặc dù có phân hệ Kho nhưng không phù hợp)
  • Hệ thống quản trị doanh nghiệp đã mua thì chưa hoàn thiện, liên tục bị lỗi, nhiều tính năng và phân hệ còn xơ xài.

TOS nhận thấy, những phần mềm quản lý vật tư hay quản lý kho trên thị trường khá nhiều, nhưng chúng không phù hợp và không áp dụng được với đặc thù của TOS.

Giải pháp:

Cần tìm một phần mềm để khắc phục các nhược điểm trên, cụ thể, phần mềm phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

  • Dủ mạnh để có thể quản lý được gần 10 ngàn vật tư trên hệ thống, 
  • Đủ thông minh và đơn giản để ai cũng có thể dùng được, 
  • Có cơ chế phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận liên quan đến vật tư từ việc lên kế hoạch, lên yêu cầu đến khi mua và nhập, xuất… 
  • Có thể dùng trên điện thoại để tiện lợi làm việc, xét duyệt, xem thông tin báo cáo 

Sau 1 thời gian dài tìm hiểu, Thiên Nam nhận thấy SiteMAGE hội tụ đủ tất cả các yêu cầu trên, và sau thời gian dùng thử, Ban lãnh đạo của Thiên Nam đã quyết định ký hợp đồng và triển khai áp dụng SiteMAGE cho toàn doanh nghiệp


SiteMAGE training tại Thiên Nam trước khi Go-live

Một số kết quả thực tế áp dụng của SiteMAGE tại Thiên Nam từ ngày 26/9/2018 

  • Hệ thống danh mục và mã vật tư đã thống nhất. Hầu hết vật tư do Thien Nam quản lý đã được khai báo trên phần mềm
  • Công tác nhập xuất kho đã ổn định và nề nếp. Các số liệu về nhập xuất tồn giữa các kho và với các dự án đã đầy đủ trên hệ thống.
  • Công tác yêu cầu vật tư đã triển khi ở bước từ dự án lên công ty. Hiện yêu cầu vật tư nôi bộ dự án vẫn do dự án tự quản lý. Kế hoạch áp dụng tính năng này đến dự án là quý II/2019.
  • Công tác phê duyệt nhanh chóng, tiện lợi

Thống kê thể hiện kết quả 

TT

Tiêu chí theo dõi và đánh giá

Trước SM

Sau SM

1

Thông tin về tồn kho chính xác và real-time

No

Yes

2

Tạo,xem xét, phê duyệt 1 yêu cầu vật tư công ty (trung bình)

7 ngày

2 ngày

3

Tạo, xem xét, phê duyệt 1 yêu cầu/phiếu nhâp, xuất kho (qua … bộ phận khác nhau)

4 ngày

1 ngày

4

Tình trạng cấp chậm vật tư

Nhiều

Ít khi

5

Tạo báo cáo xuất nhập tồn, báo cáo tồn kho

3 – 7 ngày

0 ngày (real – time)

6

Khả năng ra quyết định chính xác (điều chuyển, mua mới, cấp)

No

Yes

7

Thất thoát vật tư

Không đo được

Đang tiếp tục theo dõi thêm 


Tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý kho vật tư của SiteMAGE tại https://sitemage.com/