Quản lý vật tư, quản lý kho công trình dễ hay khó?
Quản lý vật tư, quản lý kho từ lâu đã trở thành 1 trong những nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp sản xuất nói chung, và xây dựng nói riêng.
Nói là thiết yếu là bởi vì với 1 công trình xây dựng bình thường, vật tư có thể chiếm trên dưới 60% giá trị xây lắp. Chính vì thế, nếu không quản lý tốt vật tư kho bãi thì rõ ràng dự án sẽ rất khó để có lãi.
Qua tiếp xúc với hàng trăm doanh nghiệp là nhà thầu xây dựng, và bản thân đội ngũ cũng từng là những nhà quản lý trong xây dựng, chúng tôi mong muốn đem đến 1 góc nhìn rộng và sâu về những thuận lợi và khó khăn của việc quản lý vật tư và kho công trình trong bài viết này.
Thứ nhất, nói nó khó là bởi vì những nguyên nhân sau
1. Đặc thù công trình có rất nhiều chủng loại vật tư
Trung bình 1 Nhà thầu thi công xây lắp phải quản lý ít thì vài trăm đến 1000 - 2000 vật tư, trung bình thì khoảng 2,000 – 5,000 loại, cá biệt có thể lên đến trên 10,000 loại vật tư khác nhau
Điều này phát sinh hệ lụy, trước hết đến ngay từ việc quy ước mã vật tư khó khăn, thậm chí đến tên vật tư cũng có thể mỗi nơi 1 kiểu và gây tình cảnh ông nói gà bà nói vịt. Xem thêm bài Tổng quan về mã vật tư và một số cách đánh mã thường dùng
Tất nhiên là quản lý số lượng lớn vật tư như vậy sẽ kéo theo những khó khăn về thống kê, báo cáo, nhất là nếu chỉ dùng những công cụ thủ công hoặc thuần Excel.
2. Vật tư thay đổi theo dự án dẫn đến nguồn cung không ổn định
Có 1 số loại vật tư dùng nhiều như sắt thép xi măng, bê tông có thể có những Nhà cung cấp ổn định. Tuy vậy với các vật tư nhất là Cơ điện và Hoàn thiện thì lại hay thay đổi theo Spec của dự án. Đó là chưa kể mỗi dự án ở 1 nơi khác nhau, dẫn đến các nguồn cung ổn định chưa chắc đã cấp được, hoặc cấp được nhưng giá cao. Khi đó, doanh nghiệp lại phải tìm kiếm các Nhà cung cấp địa phương vốn rải rác và khá thiếu chuyên nghiệp.
3. Không có khái niệm “Kho” rõ ràng
Với 1 Nhà máy sản xuất thì các kho sẽ được thiết kế và đầu tư bài bản. Tuy vậy, khái niệm kho trong dự án xây dựng thường không chỉ 1 cái kho cụ thể mà là phạm vi toàn dự án (thậm chí ngoài dự án). Vật tư sẽ được lưu ở khắp nơi để tận dụng mặt bằng (vốn đã chật hẹp), hoặc để tiện thi công, giảm chi phí lưu chuyển, cẩu lắp.
Do đặc thù kho bãi ở khắp nới dẫn đến 2 vấn đề
- Kiểm soát số lượng, kiểm soát sử dụng (lấy đi, trả lại) khó khăn
- Kiểm soát chất lượng lưu trữ vật tư, tránh xuống cấp
(Vật tư ngổn ngàng như này là 1 nguyên nhân của việc dự án thiếu hiệu quả
4. Quá trình mua sắm trải qua nhiều bước, đòi hỏi sự linh động
Vật tư dự án từ lúc lên thiết kế, đến khi mua về để thi công, lắp đặt vào dự án thường trải qua nhiều khâu, nhiều người, cụ thể:
- Phê duyệt đệ trình vật tư tư vấn, chủ đầu tư
- Tạo phiếu yêu cầu vật tư
- Xem xét, điều chuyển (còn tồn) hoặc phê duyệt mua mới tại bước dự án
- Yêu cầu lên công ty nếu đó là vật tư công ty cấp
- Công ty lập lại quá trình xem xét, điều chuyển, hay mua mới
- Công ty tìm Nhà cung cấp
- Phê duyệt Báo giá, phê duyệt NCC
- Hợp đồng
- Các đợt xuất hàng từ NCC
- Nhập tạm kho
- Tư vấn Kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào
- Nhập kho chính thức
- Xuất kho cho người có yêu cầu, tổ đội thi công (chưa kể đến việc họ dùng không hết nhưng có thể trả lại hoặc không trả lại mà vứt ngay tại nơi làm việc)
Tính ra là khoảng 13 bước để cho 1 vật tư được đưa vào dự án, qua nhiều khâu, nhiều đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối tác (NCC, Tư vấn, CĐT). Đó là 1 quá trình với nhiều rủi ro có thể xẩy đến, ví dụ như đang chuẩn bị mua thì Tư vấn thay đổi Spec chẳng hạn…
Nói đến đây mọi người đã hình dung được sự khó khăn của quản lý vật tư là như thế nào
5. Nhân sự quản lý kho
Nhân sự quản lý kho khó tuyển, mà nếu có tuyển được thì khả năng sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc như Excel hay phần mềm là rất hạn chế.
Do đó, các doanh nghiệp nhiều khi muốn chuẩn hóa việc quản lý vật tư, quản lý kho nhưng lại gặp rào cản này.
Nói như vậy, quản lý vật tư quả thực rất khó khăn?
Thực ra thì đúng là khó. Nhưng không phải là không có những cách thức mới, hi vọng mới. Và theo lẽ thường, khó khăn thì thường đi kèm với cơ hội, việc xử lý được những khó khăn này sẽ mang lại những giá trị về kinh tế lớn cho doanh nghiệp, từ việc giảm thất thoát, tối ưu sử dụng vật tư, nâng cao năng lực cung ứng…
Việc chúng ta vẫn hay làm, ngay cả bản thân chúng tôi khi quản lý vật tư dự án trước kia, là cố gắng và dành rất nhiều thời gian xây 1 quy trình tốt, bao gồm những quy trình về yêu cầu vật tư, về quản lý nhập xuất kho, mua vật tư, theo cùng nó là cả 1 hệ thống form biểu chuyên nghiệp (Xem thêm bài Quy trình nhập kho và Quy trình xuất kho)… tuy vậy, khi áp dụng vào thì gặp khó khăn và sau đó là lại “cho qua” quy trình.
Vấn đề cốt lõi không phải là quy trình không tốt, hay form biểu không hay, nó nằm ở cách thức chúng ta tương tác với nhau. Ví dụ theo quy trình ta cần in ra bản cứng (song song với việc gửi mail), sau đó phải xin chữ ký của nhiều cấp xét duyệt, dẫn đến chậm. Khi chậm rồi mà dự án cần gấp, ta lại phải bỏ quy trình để kịp cấp cho họ, sau 1 hồi “cho qua” như vậy là lại về như cũ.
Chúng ta thiếu 1 công cụ để hiện thực hóa cái tốt của quy trình đó, cái tốt của form biểu đó. Mỗi người nói chung chỉ hành động với những cái mới trong 2 trường hợp - đủ tiện lợi hoặc đủ động lực. Do vậy, cần 1 công cụ đủ tiện lợi để mọi thành viên trong doanh nghiệp sử dụng trong các quy trình về vật tư, số hóa các quy trình đó. Khi đó, khả năng thành công, biến khó khăn thành lợi thế của doanh nghiệp hoàn toàn khả thi.
Chúng tôi cung cấp 1 công cụ, 1 ứng dụng như vậy, và các bạn có thể tìm hiểu thêm tại sitemage.com
Chúng tôi tin là những chia sẻ này có ích.
