Quản lý tiến độ thi công - bài toán chưa bao giờ là dễ 

Theo nghiên cứu của Mc Kinsey, 1 dự án xây dựng trung bình sẽ kéo dài thêm 20% thời gian so với tiến độ Hợp đồng, con số này ở Việt Nam có thể cao hơn. Điều đó kéo theo các hệ lụy về đội chi phí, thậm chí rủi ro về pháp lý, hợp đồng (80% số dự án bị vượt chi phí, cũng theo Mc Kinsey)

Thực tế cho thấy, quản lý tiến độ  xây dựng rất là “chua”, vì số lượng đầu việc nhiều, nhiều tầng (WBS) liên hệ chồng chéo, ràng buộc lẫn nhau (Predecessors), trong 1 khung nguồn lực luôn biến đổi và nhiều điều kiện không lường trước.

Đó là thách thức rất lớn với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù có là top đầu thị trường hay mới thành lập.

Sẽ có nhiều giải pháp, nhiều góc nhìn khác nhau, vì đây là bài toán phụ thuộc vào rất nhiều tham số. Tuy vậy, chúng tôi nhận thấy có 1 số giải pháp chung, và khá cơ bản có thể áp dụng được để giúp người làm quản lý cải thiện việc quản lý tiến độ.

Những giải pháp được đề xuất là:

  • Tiến độ đầu vào có tính khả thi, dựa trên dữ liệu.
  • Thường xuyên theo dõi và cập nhật tiến độ
  • Nâng cao khả năng quản lý thực thi, dựa trên các công cụ thiện đại và dữ liệu
  • Tăng khả năng kết nối thông tin và làm việc theo nhóm
  • Tuân thủ deadline
  • Dùng đúng kỹ thuật Catchup tiến độ
  • Data-driven trong quản lý (quản lý, ra quyết định dựa trên dữ liệu)

Giờ ta đi vào chi tiết 

1. Tiến độ đầu vào có tính khả thi, dựa trên dữ liệu.

Với đa số anh em chúng ta (chứ không phải tất cả nhé), lúc làm tiến độ ta chỉ “làm để trình”, tức là đưa ra các công việc, các duration dựa trên kinh nghiệm, cảm tính mà gần như không hoặc ít quan tâm đến tính khả thi của nó. 

Bài toán về bóc tách khối lượng, sau đó phân bổ, cân đối nguồn lực để đưa ra 1 tiến độ có tính thực tế thì ai cũng biết, nhưng ít người có thói quen thực hiện hoặc muốn nhưng lại không đủ nhân lực để thực hiện. Chưa nói đến việc thông tin về định mức rất thiếu, ngoài định mức chung nhà nước vốn không phù hợp thì hầu như rất ít nhà thầu có 1 bộ định mức nội bộ.

Sẽ rất khó để quản lý dự án về đích đúng hẹn nếu nó dựa trên 1 bản tiến độ sai. Sai về đầu việc, liên hệ, bố trí nguồn lực và duration của từng việc

# 1: tập thói quen sử dụng định mức, dữ liệu , bảng tính khi lập tiến độ và bố trí nguồn lực, tập thói quen lưu trữ các thông tin, định mức thực tế các dự án cũ

Tuy vậy, có 1 thực tế là tiến độ lúc mới bắt đầu dự án thường là tiến độ không thực sự chuẩn và sát, do các thông tin còn chung chung, còn thiếu và/hoặc bản thân người làm tiến độ cũng chưa đủ thời gian để tìm hiểu hết dự án và lường hết các yếu tố ảnh hưởng. Ai cũng biết lúc đầu dự án bận thế nào, đâu phải muốn làm là làm được.

Đó là khi ta cần đến yếu tố thứ 2 bên dưới.

2. Thường xuyên theo dõi và cập nhật tiến độ

Một trong những chức năng quan trọng của quản lý là theo dõi, kiểm soát. Theo dõi tiến độ sẽ giúp chúng ta biết được bức tranh thực tế và so sánh với tiến độ kế hoạch (base-line), để có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý thông qua công tác cập nhật tiến độ. 

Nhìn chung tiến độ sẽ luôn phải điều chỉnh trong khi thực hiện dự án. có khi đến cả chục revisions. 

Nói là vậy nhưng thực tế làm việc này 1 cách quy củ không dễ, chúng tôi hay đùa nhau là tiến độ vừa trình xong đã lỗi thời. Đùa nhưng nó là thật. Đó cũng là điểm yếu của các công cụ Off-line như MS Project (mặc dù nó rất tốt, ai cũng biết) khi mọi báo cáo dựa trên 1, 2 người ngồi văn phòng (kế hoạch) và người này phải nắm lại thông tin của rất nhiều bộ phận khác.

#2: Sử dụng các công quản lý tiến độ online, khi đó việc cập nhật tiến độ thực tế, real-time sẽ được thực hiện bởi những người được giao công việc, mà không cần chờ họ báo cáo với cán bộ kế hoạch như cách chúng ta làm với MS Project

Giao diện công cụ quản lý tiến độ, công việc online SiteMAGE

3. Tăng khả năng quản lý thực thi, dựa trên dữ liệu

Một trong vấn đề của người quản lý hay gặp phải lại là làm sao để người được giao việc đó hoàn thành được công việc trong thời gian đã giao cho họ. Đây chính là quản lý thực thi – một trong những điểm hay vấp nhất của người quản lý. 

Vẽ tiến độ trên giấy thì rất đẹp nhưng khi vào thực hiện thì anh em ở dưới không theo kịp 

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc (không hoàn thành) đó, có thể kể đến như:

  • Về nguồn lực:  sự biến động về số lượng, chất lượng (nguồn lực ở đây hiểu là cả máy móc, nhân lực/con người và vật liệu, chi phí). Tất nhiên ai cũng biết kiếm nguồn lực, kiếm người không dễ. Nói thì ai cũng nói được nhưng làm mới khó. Điều đó đúng, nhưng đừng vội nản khi chưa đọc hết bài này.
  • Sự rõ ràng của đầu bài, của bản vẽ
  • Quy trình, quy phạm áp dụng của dự án (ví dụ quy trình nghiệm thu công việc, nghiên thu vật liệu đầu vào, tư vấn có "rắn" không…)
  • Các yếu tố về Stakeholders (từ phía CDT, tư vấn, Nhà tài trợ…)
  • Các yếu tố nội tại của doanh nghiệp: sự quan trọng của dự án (sếp có coi trọng dự án này không hay đang 'sấp mặt" ở dự án khác), dòng tiền, vị thế của doanh nghiệp, sự sẵn sàng huy động nguồn lực bổ sung, chuỗi cung ứng…
  • Từ người quản lý dự án (rất quan trọng nhé)

#3:  việc cốt lõi là giải được bài toán nguồn lực, và kết hợp với 1 công cụ đánh giá, theo dõi được công việc (tiến độ, người thực hiện., vướng mắc…) để kịp thời nắm đúng thông tin tạo tiền đề cho việc điều chỉnh nguồn lực linh hoạt

4. Tăng khả năng kết nối thông tin và làm việc theo nhóm

Với 1 dự án xây dựng, thường các công việc sẽ không độc lập mà liên hệ mật thiết với nhau (theo các nguyên lý FS, SS, FF, SF mà chúng ta đã biết).

Và thường thì 1 công trường sẽ được tổ chức theo nhiều ban, nhiều mảng. Trong mỗi mảng lại có nhiều nhóm, đội khác nhau (Ví dụ mảng thi công thì có đội thi công thép, đội cốp pha…)

Chính về sự ràng buộc tiến độ lẫn nhau do vậy để đảm bảo nó được trơn chu thì khả năng kết nối thông tin là rất quan trọng. Chúng ta chắc ai cũng đã từng chứng kiến 1 tổ đội phải chờ vài ngày vì tổ khác chưa làm xong, hoặc làm sai bản vẽ do không phải bản vẽ cuối dẫn đến làm lại.

Như chúng tôi đã đưa ra số liệu trong bài Dự án là gì và đặc thù của dự án xây dựng, 81 % cho rằng việc kết nối, quản lý thông tin và làm việc nhóm là tối quan trọng hoặc quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ.

#4: sử dụng các kỹ thuật có thể dùng để tăng khả năng làm việc nhóm có thể kể đến như:

  • Xây dựng 1 bộ kế hoạch về quản lý dự án, quản lý chất lượng rõ ràng từ đầu
  • Hệ thống quy trình làm việc xuyên suốt
  • Dùng các công cụ quản lý, tương tác công việc, quản lý tài liệu, thông tin chung của dự án chuyên sâu

Đọc thêm bài: 07 phương pháp nâng cao hiệu quả phối hợp, trao đổi thông tin

5. Tuân thủ deadline

Một dự án xây dựng cỡ trung bình khoảng vài trăm đầu việc, lớn hơn thì vài ngàn.

Ví dụ mỗi việc bạn chậm 1 ngày, sẽ kéo theo hàng loạt lãng phí và thể ảnh hưởng lớn đến tổng tiến độ (tổng tiến độ sẽ không chậm 1000 ngày do mỗi công việc đều có khoảng dự trữ “free slack” và “total slack” như mọi người đều biết)

Tuy vậy, việc chậm tiến độ của 1 việc sẽ kéo theo sự thay đổi, điều chỉnh nguồn lực cho công việc khác, trong đó có các công việc trên đường găng (critical path) có Float =0. Do đó, việc thỏa hiệp với chậm tiến độ sẽ kéo theo 1 hệ quả domino khôn lường.

Thêm vào đó, nếu các việc chậm cứ xảy ra mà người quản lý vẫn không có hành động gì, sẽ găm vào đầu những thành viên dự án là chúng ta “ah, hóa ra có thể chậm, không sao cả”, điều này cực kỳ nguy hiểm. 

Lưu ý 5: kiến quyết nói không với thói quen cao su, chậm tiến độ

6. Kỹ thuật Catchup tiến độ

Catchup tiến độ là việc mà hầu như ai quản lý xây dựng cũng đã từng phải làm. Vì thời gian đầu thực hiện dự án thường không thuận và bị chậm, do đó, đòi hỏi sự tăng tốc giai đoạn sau để kịp về đích. Đó là catchup.

Kỹ thuật người làm quản lý thường hay sử dụng nhất để catchup tiến độ là thêm nguồn lực. Vì đó là cách lười nhất và thông dụng nhất mà ai cũng có thể nghĩ ra. Nhưng thêm nguồn lực mù quáng thì chỉ đội chi phí còn tiến độ thực tế không đẩy được nhiều. Nó đến từ mấy yếu tố

  • Không gian làm việc có phù hợp để thêm nguồn lực không?
  • Quy trình làm việc ra sao
  • Tăng người làm gia tăng sự xung đột về công việc và các vấn đề nhân sự khác, và người quản lý thay vì dành thời gian điều hành công việc thì lại mất nhiều thời gian xử lý xung đột nhân sự đó.
  • Thêm nguồn lực đòi hỏi sự phối hợp cao hơn, trong khi công cụ phối hợp chưa có, rối càng thêm rối

Chúng tôi sẽ có bài viết chi tiết về các kỹ thuật catchup

Tại sao biết hết mọi kỹ năng, có đủ kỹ thuật mà vẫn chậm tiến độ?

Thực ra những cách thức trên không hề mới, nhất là với người làm quản lý. Nhưng có 1 thực tế là biết là 1 chuyện, nhưng nhận diện được đúng vấn đề dự án đang mắc và có đúng “thuốc” xử lý mới là điểm mấu chốt.

Theo quản điểm cá nhân của người viết, nó nằm ở bài toán dữ liệu và thói quen quản lý dựa trên dữ liệu (Data – Driven)

Ngày nay, cụm từ Data hay data driven không xa lạ với các ngành khác, đặc biệt là ngành công nghệ, dịch vụ và marketing. Đó là việc 1 kế hoạch, hay 1 quyết định được đưa ra dựa trên các dữ liệu cụ thể, công cụ đo đạc và phân tích chuyên sâu, chứ không phải bằng cảm tính hay chỉ dựa trên “kinh nghiệm” 1 cách đơn thuần. 

Ví dụ đơn giản là với bài viết này, tôi biết được nó có được đón nhận không dựa trên thống kê xem lượng truy cập và thời gian truy cập (đọc có lâu không), sau đó, tôi cũng sẽ biết người dùng đọc ở đâu, quan tâm đến đoạn nào của bài viết. Tôi biết được bài viết của tôi được hay chưa được, và được ở điểm gì, chưa được ở điểm gì. Từ đó tôi có thể cải tiến bài viết này, và các bài viết sau này.

Các PM khi quản lý thường hay dựa vào kinh nghiệm. Đó là cách mà chúng ta vẫn dùng, và dùng hữu ích, trong tất cả ứng xử hàng ngày chứ không riêng quản lý dự án. Tuy vậy, nếu lạm dụng có thể đưa đến những hệ quả nặng nề, nhất là với những việc khó chứa nhiều tham số như Quản lý dự án. 

Do các dự án đều có đặc thù khác nhau, mà mỗi dự án xây dựng tầm 2-3 năm, 1 đời PM được khoảng hơn chục dự án là cùng nếu làm tử tế và theo đầy đủ (không tính anh em hay nhảy việc =)), không đủ để có thể dùng “kinh nghiệm” (yêu cầu dữ liệu đủ lớn). Ngoài ra kinh nghiệm cũng đòi hỏi thông tin đầu vào chuẩn, và nó chỉ xử lý được 1 vài thứ, không thể xử lý được hết các trường hợp xảy ra.

Kỹ thuật tốt hay quản lý tốt đến mấy mà thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu sai dẫn đến nhận định sai, thì rất dễ gây ra quyết định sai. 

Nếu để ý, các bạn sẽ thấy từ dữ liệu được nhắc đi nhắc lại trong bài này rất nhiều lần. Đó là từ khóa quan trọng trong mọi công tác quản lý, không riêng gì quản lý dư án xây dựng

Nhưng, dữ liệu là dữ liệu gì?

Câu trả lời: các loại dữ liệu mà Nhà thầu có thể thu thập được là:

  • Định mức thực tế thực hiện cho từng công việc, theo từng biện pháp, hoàn cảnh
  • Thời gian thực tế hoàn thành công việc tương đương ở dự án khác
  • Dữ liệu, thư viện sẵn có về các bản vẽ, biện pháp, quy trình
  • Dữ liệu về chuỗi cung ứng vật tư, nhân lực
  • Dữ liệu về đối tác như chủ đầu tư, tư vấn
  • Dữ liệu về tình hình dân sinh khu vực dự án
  • Dữ liệu thời tiết, biến đổi khí hậu theo mùa
  • và nhiều dữ liệu khác

Dữ liệu lấy từ đâu? - Từ khác hoạt động thường ngày, hàng ngày của doanh ghiệp, hoặc thu thập từ các nguồn khác nhau

Dữ liệu lấy bằng cách nào? Và giải pháp cho các vấn đề đã phân tích ở trên là gì? 

Để có các dữ liệu đó, ta không thể dùng các công cụ thủ công hoặc Excel, mà phải dùng các công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Các công cụ này ngoài việc cho ta “tập kết” dữ liệu, còn giúp công tác quản lý được thuận tiện, phối hợp công việc được thuận lợi.

Công cụ, ứng dụng chuyên dụng sẽ có các lợi ích:

  • Giúp việc lên tiến độ dễ dàng, chuẩn xác do thống kê được định mức thực tế
  • Theo dõi cập nhật tiện lợi qua smartphone
  • Tăng khả năng kết nối thông tin, làm việc nhóm theo từng chủ đề, từng đầu việc. Việc này sẽ loại bỏ được những bất cập như trôi bài, không theo chủ đề… của những công cụ chát như Zalo
  • Nâng cao khả năng và tính khả thi trong việc catchup tiến độ (dựa trên dữ liệu rõ ràng)

Hiện tại chúng ta có khá nhiều công cụ có thể dùng để quản lý tiến độ, tùy theo mức độ yêu cầu. Đó có thể là các phần mềm off-line như MS Project nếu chỉ dùng để lên kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch và theo dõi định kỳ theo cách chúng ta trước đây với làm. Cao cấp hơn có Primevara P6 nhưng giá rất chua. Ngoài ra, 1 thế hệ các phần mềm quản lý dự án, quản lý tiến độ online thế hệ mới cũng đang là xu thế nổi bật không chỉ ở thế giới mà con ngay tại Việt Nam.

Xem thêm các bài biết chia sẻ về quản lý dự án, quản lý tiến độ, quản lý công việc tại SiteMAGE.com