Quản lý kho vật tư - bài 3: Quy trình xuất kho 

Nếu như ở 2 phần trước, Phần 1 - Quản lý kho vật tư - Các khái niệm cơ bản và Phần 2 - Quy trình nhập kho chúng ta đã biết được các khải niệm và tác vụ cơ bản và các lưu ý trong quá trình nhập kho vật tư hàng hóa, thì ở bài này chúng ta sẽ tiếp tục bằng quy trình xuất kho.

Đề nghị xuất kho

Lý do đề nghị xuất kho thường xuất phát từ nhu cầu xuất dùng cho bộ phận quản lý như xuất thiết bị, dụng cụ quản lý máy văn phòng; xuất cho sản xuất sản phẩm, xuất để sửa chữa, xuất bán ...Ngoài ra, còn có các lý do khác như: xuất điều chuyển (Chuyển từ kho này đến kho khác), xuất điều chỉnh (do phát hiện thiếu trong kiểm kê), xuất cho mượn, xuất đem tài sản đi góp vốn, xuất bán thanh lý, xuất do tạm nhập và xuất khác.

Người có nhu cầu xuất hoặc nhu cầu sử dụng hàng hoá sẽ làm Phiếu đề nghị xuất kho nhằm mục đích xuất hàng khỏi kho.

Xem xét, phê duyệt

Người có thẩm quyền(là Giám đốc dự án cho vật tư tại dự án, là TGĐ hoặc người được ủy quyền) sẽ xem xét đề nghị xuất hàng: Nếu đề nghị xuất hàng chưa hợp lý, hợp lệ, yêu cầu Nhân viên làm Phiếu đề nghị xuất hàng thực hiện bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp. Nếu đề nghị xuất hàng hợp lý, hợp lệ sẽ ký duyệt.

Chuyển đề nghị xuất hàng đến kho

Nhân viên của bộ phận cần sử dụng hàng hoá chuyển Phiếu đề nghị xuất hàng đã được duyệt đến kho cho Thủ kho hoặc Kế toán kho.

Thủ kho và Kế toán kho kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu đề nghị xuất kho. 

Nếu Phiếu đề nghị xuất hàng đảm bảo tính hợp lệ thì Thủ kho và Kế toán kho tiến hành ghi chép vào sổ xuất hàng. 

Kiểm tra hàng hoá trong kho

Thủ kho kiểm tra các hàng hoá được đề nghị xuất ở trong kho.

Nếu hàng hoá đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ký vào Phiếu đề nghị xuất kho.

Nếu hàng hoá không đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ghi vào Phiếu đề nghị xuất kho, chuyển lại cho Nhân viên yêu cầu để thay đổi đề nghị hoặc lập yêu cầu mua hàng bổ sung.

Bộ phận vật tư (BPVT)/Tổng kho kiểm tra lại tồn kho toàn công ty. Nếu còn tồn kho ở đơn vị khác và đáp ứng chất lượng yêu cầu cũng như đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, BPVT/Tổng kho lập Phiếu điều chuyển để điều chuyển từ kho tồn (xuất ra) đến kho có nhu cầu sử dụng (nhập vào) rồi mới thực hiện xuất kho.

Nếu không tồn hoặc tồn nhưng không đáp ứng yêu cầu xuất hàng, BPVT hoặc người được giao nhiệm vụ mua hàng sẽ thực hiện Quy trình mua hàng - nhập kho - xuất kho cho SXKD.  

Ngoài ra có thể check tồn kho các mặt hàng tương tự hoặc tương đương để đảm bảo tận dụng tối đa các vật tư thừa và tăng hiệu quả kinh tế. Ví dụ vật tư yêu cầu là Chống thấm Sika chẳng hạn, nếu ta còn vật tư chống thấm khác mà chất lượng tương đương thì cần lưu ý dự án đệ trình vật tư thay thế để đảm bảo tận dụng được vật liệu dư thừa.

Lập phiếu xuất kho:

Kế toán Kho/Kế toán dự án (KTDA) lập Phiếu xuất kho trên cơ sở Phiếu đề nghị xuất hàng đã được duyệt.

Phiếu xuất kho phải được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và của Công ty. Kế toán kho/KTDA phải ký vào Phiếu xuất kho. Ghi rõ họ tên người nhận hàng, tên đơn vị/bộ phận xuất, chi tiết cho hàng xuất về tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Người lập phiếu/Kế toán kho/KTDA chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho.

Xuất hàng

Thủ kho và Người đề nghị xuất kho thực hiện giao nhận hàng hoá theo đúng Phiếu xuất kho. 

Thủ kho và Nhân viên nhận hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng được xuất.

Thủ kho ghi ngày tháng năm xuất, số lượng thực xuất (SL thực xuất chỉ có thể nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu được duyệt).

Sau khi nhận hàng, Người nhận hàng/ Người yêu cầu xuất và Thủ kho ký vào Phiếu xuất kho.

Lưu chứng từ

Cuối ngày, Thủ kho lập Thẻ kho và chuyển cho Kế toán Kho/KTDA chứng từ xuất hàng (PXK liên 2 và Thẻ kho). Kế toán kiểm tra lại chứng từ xuất, ghi sổ hạch toán và nhập vào máy tính để theo dõi xuất nhập tồn.

Kế toán kho/KTDA và Thủ kho chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc xuất kho.

Cuối tháng Kế toán kho/KTDA chuyển chứng từ xuất kho và báo cáo nhập xuất tồn về Phòng TC-KT công ty để Hạch toán, Theo dõi và Lưu trữ theo luật định.

Các bạn quan tâm về các tác vụ quản lý kho có thể xem thêm các bài viết khác của SiteMAGE TẠI ĐÂY