Kinh nghiệm quản lý kho, vật tư từ A-Z cho doanh nghiệp xây lắp

Không biết bạn có đồng ý với tôi không, khi tôi nói, quản lý kho, vật tư chính là 1 trong những vấn đề quan trọng nhất của doanh nghiệp xây lắp, khi mà chi phí xây lắp, chi phí đấu thầu thì vật tư thường chiếm tới 60-70% giá trị?

Nếu bạn đồng ý như vậy, thì hãy cùng tôi đi đến tận cùng ngõ hẻm của công tác quản lý kho vật tư, trong bài viết này, để xem chúng ta có thể làm gì. Tôi sẽ chia sẻ tất cả những hiểu biết của mình ở đây.

Bài viết dành cho những người đang tìm hiểu về quản lý kho, vật tư, những người đang làm quản lý kho, vật tư, hay những chủ doanh nghiệp, những người đang đau đầu hàng ngày với nó.

Tôi sẽ phân bố cục bài viết theo thứ tự dưới đây:

  • Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm và cách thức phân loại vật tư
  • Tiếp theo, chúng ta tìm hiểu về đặc thù của vật tư xây dựng xem nó khác với vật tư các ngành khác ở điểm nào
  • Đi tìm lý lẽ để trả lời câu hỏi tại sao việc quản lý vật tư, quản lý kho lại quan trọng
  • Tiếp đến, chúng ta cùng nhìn lại thực trạng chung quản lý vật tư hiện nay của các doanh nghiệp xây lắp, với kinh nghiệm triển khai tới hàng trăm khách hàng là doanh nghiệp xây lắp của tôi. 
  • Sau khi có thực trạng, chúng ta cùng phân tích sâu hơn những nút thắt để biết tại sao bài toán này ai cũng đau đầu nhưng không phải ai cũng giải thành công
  • Cuối cùng, sau khi có được đầy đủ thông tin và bức tranh rõ ràng, chúng ta tìm hiểu và gợi ý 1 số giải pháp mới, hiệu quả. Và hành động của chúng ta nên là gì

Rất rõ ràng và logic đúng không?

Nào, giờ ta bắt đầu nhé. 

Khái niệm và phân loại vật tư

Về mặt ngữ nghĩa, "vật tư" là sự cấu thành của 2 từ "vật" và "tư". "Vật" ở đây là vật liệu, vật dụng, còn "tư" là gì? "Tư liệu sản xuất" -  đó là chỉ các công cụ, dụng cụ và máy móc thiết bị sử dụng.

Như vậy có thể hiểu vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn bộ quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, máy móc thiết bị. 

Tuy nhiên, có 1 lưu ý là trong quản lý nhất là kế toán người ta hay tách phần tài sản cố định trong đó có máy móc thiết bị ra thành 1 phần riêng, nên khái niệm "vật tư" thường là để chỉ loại nguyên vật liệu (hay còn gọi là Vật tư tiêu hao)công cụ dụng cụ (Hay còn gọi là vật tư luân chuyển)

Mỗi loại vật tư trong 2 loại trên lại có thể được phân thành các nhóm nhỏ hơn, ví dụ nguyên vật liệu có thể phân thành các nhóm như Cơ điện, Kết cấu, Hoàn thiện... và có thể chia nhỏ thêm nhiều tầng nhóm nữa.

Xem chi tiết cách phân loại vật tư trong bài viết Khái niệm và phân loại vật tư công trình xây dựng

Đặc điểm của Vật tư công trình xây dựng

So với vật tư các ngành khác, vật tư xây dựng có 1 số đặc thù riêng biệt, cụ thể:

  • Số lượng vật tư nhiều, một Nhà thầu thường phải quản lý ít thì 1,000-2,000 mã, nhiều thì 5,000-7,000 thậm chí có đơn vị hàng chục ngàn.
  • Chủng loại đa dạng, cùng 1 tên vật tư nhưng có thể có nhiều thuộc tính khác nhau. Ví dụ như nguồn gốc, Nhà sản xuất, xuất xứ, tiêu chuẩn, màu sắc...
  • Vật tư thay đổi theo dự án, không có chuyện có 1 list danh sách vật tư đầu vào, đầu ra cố định như các ngành sản xuất khác.
  • Nguồn cung đa dạng, từ vật liệu địa phương, đến các vật tư nhập khẩu từ nhiều nước khác nhau
  • Cơ cấu, tính chất vật tư đa dạng, có thể là vật liệu rời (cát, đá, sỏi), bán thành phẩm (ống gen, ống nước), hay thiết bị lắp đặt thẳng vào công trình (TV, tủ lạnh...)

Đặc điểm này dẫn đến 1 thực trạng là việc chuẩn hoá tên, mã hoá vật tư khó khăn. Trường hợp cùng 1 tên, 1 mã vật tư nhưng mỗi nơi, mỗi dự án khác nhau lại có cách gọi khác nhau gần như ai cũng gặp.

Xem thêm: Tổng quan về mã vật tư và Các cách đánh mã thường dùng

Tại sao quản lý vật tư lại quan trọng

Câu hỏi này lẽ ra không cần hỏi với các chủ doanh nghiệp. Tuy vậy, tôi nhận thấy không phải tất cả các cá nhân, thành viên trong doanh nghiệp nhận thức được hết tầm quan trọng của nó. Đó là lý do tôi đặt vấn đề này.

Có 2 lý do chính để giải thích cho tầm quan trọng của Vật tư:

  • Giá trị vật tư trong cơ cấu giá trị công trình lớn (60-70%) như đã nói ở trên. Vì tiền (chi phí, lợi nhuận) là thước đo cuối cùng và quan trọng nhất để đánh giá về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, của dự án. Do đó, thành phần chiếm tỷ trọng lớn nhất của chi phí phải có tầm quan trọng lớn nhất
  • Bài toán vật tư ảnh hưởng rất lớn đến các bài toán quan trọng khác, đó là bài toán quản lý chi phí, quản lý tiến độ. Không xử lý được bài toán vật tư, thì cũng sẽ "fail" ở bài toán tiến độ, và chắc chắn "fail" ở bài toán quản lý chi phí.

Thực trạng quản lý vật tư tại các doanh nghiệp xây dựng

Với kinh nghiệm đã tiếp xúc và tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp xây lắp, tôi nhận thấy họ đang gần như cùng làm theo 1 cách chung (chỉ khác nhau ở độ sâu sát và hiệu quả thực tế), đó là

  • Mua bán: Qua hệ thống cung ứng được thiết lập, và mua lẻ với các vật tư đặc thù theo dự án, hoặc vật tư phụ. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có danh sách 1 Hệ thống Nhà cung ứng đầy đủ, và có tính hệ thống. Điều này gây khó khăn rất nhiều cho việc triển khai dự án mới, nhất là với những con người mới vào doanh nghiệp.
  • Lưu trữ: Công tác kho bãi: tận dụng tối đa mặt bằng công trường để lưu trữ vật tư, do đặc điểm của dự án xây dựng thường không có kinh phí cũng như diện tích để làm các kho tiêu chuẩn, trừ vật tư đắt tiền (thường là vật tư cơ điện) đòi hỏi bảo quản khắt khe.
  • Cách tương tác, quản lý: đa số dùng email, Excel để thao tác: nhập, xuất kho, yêu cầu vật tư, báo cáo thống kê. Ngoài ra, đa số kết hợp với bản cứng để hoàn quy trình cũng như lưu trữ dữ liệu (một số Phiếu cần lưu trữ theo quy định). Khá nhiều đơn vị đã biết dùng Zalo để trao đổi, phối hợp trong công tác quản lý nói chung, và quản lý vật tư nói riêng. Tất nhiên, Zalo không phải là lời giải tối ưu cho việc này do bản thân nó đơn thuần là công cụ chat và giao việc.
  • Chuẩn hoá dữ liệu: Đa số chưa chuẩn hoá được dữ liệu về tên vật tư, mã vật tư. Tình trạng cùng 1 vật tư nhưng mỗi nơi, mỗi dự án gọi một kiểu không hiếm gặp.

(Đây là số liệu chúng tôi khảo sát được ở 30 Nhà thầu lớn nhỏ tại Việt Nam)

Với thực trạng đó, có thể thấy 1 số hệ luỵ chung là:

  • Không quản lý được số liệu kho
  • Không quản lý được số liệu sử dụng vật tư, định mức sử dụng vật tư cho dự án, cho hạng mục thi công
  • Công tác cung ứng chậm, hay sai xót ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí.
  • Thất thoát vật tư nhiều, không kiểm soát được

Tìm hiểu thêm: Vấn đề thất thoát, hao hụt vật tư công trình

Đi tìm nút thắt trong việc quản lý vật tư?

Bản thân tôi cũng là 1 người quản lý xây dựng, đã mất nhiều công xây dựng 1 hệ thống quy trình và form biểu rất "Pro" để quản lý vật tư. Nhưng sau đó, nó không cho thấy hiệu quả.

Bạn có thể download hệ thống form biểu tôi đã làm tại bài viết: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý vật tư bằng Excel

Quy trình nào thì cũng tốt, nhưng vấn đề là không theo được.

Khi dự án gấp, việc áp dụng các giấy tờ ký tá theo quy trình, hay áp dụng email xử lý thường gây chậm, ảnh hưởng đến tiến độ. Mà khi đã chậm thì người ta thường phải "bỏ qua" quy trình, và "mèo lại hoàn mèo".

Nút thắt ở đây là:

  • Do bản thân sự khó khăn, sự phức tạp, sự gấp gáp của Dự án xây dựng, nên con người không theo kịp quy trình, không theo kịp yêu cầu. Thực ra nếu ai cũng giói Excel, ai cũng có trách nhiệm thì bài toán này CÓ THỂ GIẢI VỚI CÁCH LÀM CHÚNG TA ĐANG LÀM HIỆN TẠI. Tuy nhiên, 1 doanh nghiệp không thể đòi hỏi nhân sự ai cũng giỏi.
  • Thiếu công cụ đủ tiện lợi, ví dụ các phần mềm đặc thù quản lý kho, vật tư. Nhưng có 1 nghịch lý, là kể cả khi có 1 công cụ như vậy, thì khả năng theo kịp, khả năng sử dụng công cụ của nhân viên lại gặp vấn đề. 

Như vậy, nút thắt chính nằm ở 2 yếu tố: Con người và công cụ/cách làm phù hợp với con người đó.

Giải quyết nút thắt này thế nào? 

Khi đã nhận diện được nút thắt, giờ là lúc ta đi tìm con người, tìm công cụ hoặc cả hai.

Những phân tích ở trên đưa ra đến 2 nhóm giải pháp chính:

  • Giữ nguyên cách làm cũ nhưng đào tạo con người, lựa chọn con người phù hợp. Bài toán này sẽ liên quan đến chất lượng đào tạo, hay việc doanh nghiệp có đủ nguồn lực để tìm và đủ hấp dẫn được những con người giỏi, phù hợp. Và khi tìm được rồi, chi phí lương và việc giữ chân họ sẽ là 1 bài toán nan giải tiếp theo
  • Giải pháp mới có thể nghĩ đến đó là thay đổi cách làm để làm sao những con người cũ, con người bình thường không cần giỏi, không cần xuất sắc cũng làm việc đó. Tôi đánh giá đây là giải pháp mang tính bên vững hơn. 

Các cách làm mới có thể kể đến như: tìm kiếm những ứng dụng, phần mềm quản lý mới, thay thế cho các công cụ hiện tại, hoặc bổ trợ các công cụ hiện tại. 

Tuy nhiên, như vậy đủ chưa?

E rằng chưa đủ 

Nếu công cụ mới không thể được thẩm thấu và sử dụng bởi các cá nhân trong doanh nghiệp, có thể do nó không phù hợp hoặc quá khó để sử dụng, thì đó đương nhiên không thể là giải pháp. 

Một công cụ phù hợp với ngành xây dựng, thiết kế dành riêng cho ngành và đủ dễ hiểu để ai cũng thao tác được, kể cả thủ kho, là điều kiện cần cho bài toán này. Và bạn cần tìm ra 1 công cụ như vậy. 

Chúng ta nên làm gì?

Chúng ta cần thay đổi, đó là điều chắc chắn. Dù là thay đổi con người, hay thay đổi cách làm

Vấn đề về vật tư nó đã tồn tại và sẽ luôn ở đó, kể cả khi ta có muốn hay không. Và mọi hành động chậm thay đổi đều có thể là 1 trong những rào cản níu kéo sự phát triển, thậm chí huỷ hoại chúng ta.

Xem thêm: Cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp xây dựng trong thời kỳ 4.0

Hãy thử những cách làm mới, vì đơn giản là không thể có kết quả mới với cách làm cũ. 

Sự thay đổi nào cũng có những rào cản và níu kéo, nhưng hãy lấy thành quả là động lực, thể hiện sự quyết tâm, và tôi tin bạn sẽ thành công. 

________________________________________________

Có thể bạn chưa biết, tôi đang cung cấp 1 cung cụ như vậy và nó có tên SiteMAGE. Hiện nó đang giải quyết bài toán vật tư hiệu quả cho các Doanh nghiệp xây lắp lớn nhỏ như: Ecoba ME, Itecom, Hà Đô MEE, Công ty XD và TM Gia Lâm, Công ty Nam Hoàng Việt... và hàng chục Khách hàng khác.

Bạn không nhất thiết phải lựa chọn công cụ của tôi, nếu có cách nào tốt hơn. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tham khảo nó bằng cách đăng ký tại đây.