07 phương pháp nâng cao khả năng phối hợp, trao đổi thông tin trong ngành xây dựng

Trong bài viết Quản lý dự án là gì, đặc thù của quản lý dự án xây dựng, chúng tôi đã đề cập đến 1 Khảo sát của Department of Civil and Building, Loughborough University, Leicestershire, kết quả là 81% số nhà thầu, Nhà thiết kế được hỏi cho rằng họ đang gặp vấn đề lớn về quản lý, phối hợp thông tin, phối hợp công việc trong xây dựng

Chắc không cần phải nói quá nhiều về hậu quả của tình trạng trao đổi, phối hợp thông tin không đầy đủ, vì bản thân anh em làm xây dựng cũng đều đã thấm được ít nhất 1 trong những trường hợp như làm sai bản vẽ, sai Spec, đập đi làm lại, hay chậm tiến độ …vì thiếu thông tin rồi.

Vậy nguyên nhân là gì và có những liều thuốc nào nên được áp dụng để nâng cao khả năng phối hợp trong xây dựng?

Theo chúng tôi, các nguyên nhân có thể kể đến là:

  • Bản vẽ, thiết kế không đầy đủ, hoặc có sai xót
  • Nhiều đầu việc liên quan đến nhau với nhiều đơn vị tham gia, do đó số lượng thông tin cần phối hợp là rất lớn
  • Góc nhìn, lợi ích và động cơ khác nhau của các đơn vị tham gia dự án, kèm theo rủi ro về tài chính rất cao, biên lợi nhuận thấp. Do đó khi 1 sự việc xảy ra, họ có thói quen đổ lỗi hơn là tìm giải pháp khắc phục và cùng tiến lên.
  • Dựa quá nhiều vào các công cụ trao đổi cũ kĩ như giấy cứng. Kỹ năng sử dụng và quản lý email không tốt (bản thân email cũng không phải là công cụ quản lý phối hợp hiệu quả trong thời kỳ công nghệ số)
  • Sự sai khác về ngôn ngữ, văn hóa, các thức giao tiếp (nhất là các dự án có yếu tố nước ngoài)

Có thể có nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng tựu chung nó đến từ mấy nhóm vấn đề cơ bản: 1 là thiết kế, 2 là kỹ năng quản lý dự án và 3 là cách thức sử dụng các công cụ để trao đổi thông tin

Để xử lý được 3 nguyên nhân cốt lõi này, chúng tôi liệt kê 7 giải pháp đang được áp dụng khá rộng rãi hiện nay, nhất là các dự án nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài

Nhóm thiết kế

1. Dùng các công cụ BIM  để nâng cao hiệu quả thiết kế, phối hợp thiết kế

Thiết kế là đầu vào của quá trình thi công, ảnh hưởng bao chùm và quyết định hình hài của công trình. Do đó, đây là 1 trong những tác nhân chính cần phải được lưu tâm

Để nâng cao công tác thiết kế, việc ứng dụng các mô hình BIM như Revit, Navisworks... trong phối hợp thiết kế và rà soát các lỗi thiết kế, kiểm lỗi giao cắt ngay từ đầu dự án cần phải được thực hiện. 

Sự thật là các Nhà thầu lớn hiện này đã và đang bắt đầu ứng dụng hiệu quả các công cụ BIM nhất là trong giai đoạn thiết kế và chuẩn bị dự án. Chi phí áp dụng những mô hình này không quá lớn nhưng hiệu quả mang lại gấp nhiều lần nếu làm đúng và làm tới.

Nhóm quản lý dự án

2. Truyền đạt được project charter, các mục tiêu chung của dự án rõ ràng

Với 1 dự án phức tạp như xây dựng, việc các thành viên có chung 1 cách nhìn về  mục tiêu, tính chất, lợi ích của dự án là rất quan trọng. Khi tất cả đã cùng nhìn rõ về định hướng dự án, việc “ông nói gà, bà nói vịt” sẽ tự được hạn chế.

3. Xây dựng kế hoạch quản lý thông tin và phối hợp rõ từ đầu (làm trong đề cương quản lý dự án hoặc có riêng 1 bộ quản lý phối hợp, quản lý thông tin riêng)

Kế hoạch quản lý dự án là sổ tay, là bí kíp cho các hoạt động tại dự án (xem thêm bài Đề cương quản lý dự án là gì, và tại sao nó lại rất quan trọng). Các quy định về trình duyệt, làm rõ thiết kế, hỏi đáp, nghiệm thu, phối hợp, hội họp… được mô tả rõ ràng chính là đảm bảo cho việc trao đổi thông tin được dễ dàng hơn, đúng người đúng việc

4. Nâng cao hiệu quả của việc họp

Họp hành là 1 công cụ không thể thiếu trong ngành xây dựng. Thay vì email qua lại với rất nhiều thời gian và dễ gây hiểu lầm, tổ chức 1 cuộc họp ngắn, súc tích chính là phương pháp hiệu quả.

Lưu ý, để cuộc họp được hiệu quả hơn, nên chuẩn bị sẵn Agenda và liệt kê các nội dung trao đổi, tránh sa đa vào sự vụ không cần thiết.

5. Đào tạo

Việc xây lên các kế hoạch, các đề cương quả lý dự án, hay các quy trình là vô nghĩa nếu không đi kèm với việc đào tạo các thành viên dự án để họ hiểu làm theo được đề cương đó

Ngoài ra, việc training các kỹ năng nghề nghiệp cũng làm giảm rủi ro về các lỗi thiết kế, các lỗi thi công từ đó giảm nguy cơ cho việc phải phối hợp xử lý sự vụ.

6. Khích lệ sự phản hồi

Việc cổ vũ cho việc phản hồi là liều thuốc thần cho việc minh bạch hóa các thông tin, và là cơ chế cho phép cải tiến các cách thức làm việc trong dự án, giúp nó ngày càng tốt hơn, phù hợp hơn với thực tế thực hiện.

Nhóm công cụ trao đổi, phối hợp thông tin

Dùng ngay chính điện thoại làm công cụ trao đổi, phối hợp thông tin (thông qua các apps) không còn xa lạ với người xây dựng

7. Sử dụng các công cụ, phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc on-line

Khi luồng thông tin quá nhiều và thường xuyên thay đổi là lúc mà các công cụ giấy tờ cứng hoặc email không còn phù hợp nữa, bạn cũng không đủ thời gian và sức khỏe để họp hành liên miên.

Tôi đã từng mất gần nửa buổi sáng chỉ để search 1 email cũ. Chắc hẳn chúng ta ai cũng gặp tình huống tương tự.

Xu thế hiện nay là sử dụng các công cụ quản lý dự án, quản lý công việc và trao đổi thông tin online. Đây là xu thể đang áp dụng rộng rãi ở ngành xây dựng trên thế giới (tiêu biểu là các công cụ như Procore, PlanGrid, …) và ở Việt Nam thì có SiteMAGE

Ngoài ra, có thể kết hợp với các công cụ chat như Zalo, Viber để tận dụng ưu điểm đơn giản, linh hoạt của nó. Nhưng lưu ý là chúng rất tốt cho việc giải quyết sự vụ nhưng không quản lý được bức tranh chung, khó tìm kiếm về sau nên không nên dùng 1 mình.

Tạm kết

Thông tin hay phối hợp (project coordination) trong dự án là thứ có vẻ mơ hồ, nhưng bạn có biết 1 Project Coordinator chuẩn mà các công ty nước ngoài tìm kiếm có thể có mức lương đến cả chục ngàn đô, ngay tại Việt Nam. Họ là người phải thực sự có đủ chuyên môn và dạn dày kinh nghiệm, và không phải ai cũng có thể làm được.

Nhưng ngày nay với sự phát triển của công nghệ nhất là việc trao đổi on-line, theo thời gian thực qua các bộ công cụ, ứng dụng trên nền Internet, phần việc của 1 Project Coordinator đã được công nghệ làm đỡ rất nhiều.

Giờ là lúc mà người tham gia dự án xây dựng đang được hỗ trợ nhiều bởi các loại công cụ khác nhau, và điểm khác nhau giữa những dự án, đơn vị tham gia là họ có sử dụng chúng hay không, và có sử dụng hiệu quả hay không mà thôi.

Xem thêm các bài viết về quản lý dự án, quản lý tiến độ, quản lý công việc, quản lý vật tư tại SiteMAGE.com