05 kinh nghiệm quản lý vật tư & kho công trình hiệu quả

Nếu bạn nào mới vào nghề xây dựng nhất là lại làm Nhà thầu thi công thì có thể sẽ choáng vì hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chủng loại vật tư khác nhau nằm rải rác ở công trường. Và bài toán quản lý chúng sao cho tốt luôn là một trong những bái toán hóc búa nhất của người quản lý thi công.

Bí quyết quản lý thì mỗi người 1 khác, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi thì bạn cần nắm được 5 yếu quyết dưới đây.

1. Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư

Ai cũng biết vật tư thì nhiều, thế nên về nguyên tắc nếu không có cách thức chuẩn hóa mã và tên vật tư thì sẽ rất dễ dẫn đến bị loạn, bị rối. Có trường hợp hay xảy ra là cùng 1 vật tư nhưng mỗi nơi, mỗi dự án lại gọi tên khác nhau, gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý, mua sắm, điều chuyển.

Do đó, trước khi nghĩ đến những thứ xâu xa hơn, thì đây nên là điểm đánh lưu ý đầu tiên đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà thầu.

Chúng tôi có nhứng bài viết hướng dẫn cách thức mã hóa để tham khảo. Các bạn có thể tìm hiểu thêm ởi 2 bài viết Khái niệm và phân loai vật tư công trình và Ví dụ thực tế về cách đặt mã vật tư cho Nhà thầu thi công

2. Lên kế hoạch vật tư

Việc lên kế hoạch giúp ta luôn chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.

Nhưng đây thường là 1 trong những tác vụ hay bị bỏ quên nhất của Nhà thầu.

Như chúng ta đều biết, một trong những nguyên nhân chính dẫn tới việc chậm tiến độ xây dựng là do thiếu vật liệu, hoặc vật liệu về chậm. Thiếu nhân công thì xử lý còn nhanh chứ thiếu vật liệu thường là không xử lý được vì còn liên quan đến sản xuất, vận chuyển, nhất là các vật tư nhập khẩu vốn rất thông dụng trong ngành xây dựng. Với 1 vật tư ở Trung Quốc thì nhanh cũng mất 3-4 tuần từ lúc chốt hàng, ở Asean thì có thể lên tới 6 tuần, Úc 8 tuần, Châu âu 8-12 tuần hay Mỹ 12 tuần trở lên. Thế nên việc không lên kế hoạch vật tư giống như việc bạn đi đánh nhau mà không mang theo vũ khí vậy.

Theo chúng tôi, 1 phần nguyên nhân đến từ thực tế thiếu các công cụ cho họ theo dõi lượng vật tư nhập xuất so với kế hoạch một cách dễ dàng và tự động. Việc chỉ lên kế hoạch thực ra không khó, nhưng lên xong mà không theo dõi được thì đó chỉ là kế hoạch trên giấy, làm giảm tính hiệu quả của bản than kế hoạch đó. Từ đó, một doanh nghiệp, các nhà thầu dần dần "đành cho qua" phần kế hoạch này.

3. Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Như đã nói ở bài Các lỗi thường gặp khi quản lý kho chúng ta không thừa tiền để đầu tư 1 kho quá khủng, nhưng tiết kiệm quá thì lại nguy hiểm. Các bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết nói trên để hiểu tại sao việc xây dựng kho bãi chuẩn và chỉ dẫn lưu kho lại quan trọng nhé.

Quản lý vật tư và kho công trình chưa bao giờ là bài toán dễ dàng

4. Lên quy trình yêu cầu vật tư, quy trình nhập, xuất kho

Vật tư là 1 mục rất tốn tiền, chiếm tới trên 60% Giá trị xây lắp. Do đó, để mua hay cấp 1 vật tư công trình xây dựng thường phải qua rất nhiều khâu, từ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi yêu cầu từ đội thi công, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và cấp được.

Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy không có quy trình rõ ràng xem trình tự làm thế nào, ai làm gì, làm thế nào, form biểu gì, ai được duyệt… thì sẽ là 1 mớ bòng bong và 100% bạn sẽ “vỡ trận”. 

Tìm hiểu thêm về quy trình nhập xuất kho tại các bài viết: Quy trình nhập kho và Quy trình xuất kho

5. Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Có quy trình rồi ta làm thế nào nữa? không lẽ ra cứ dùng mãi cách email rồi in ra giấy, rồi chạy đi xin chữ ký của từng ông, từng bộ phận. Rồi đợi đến cả tuẩn không thấy đâu do người kia quên, hoặc giấy thất lạc không đến được họ.

Cứ như vậy, năng lực cung ứng vật tư, thời gian cung ứng từ lúc có nhu cầu đến khi hàng về thường rất chậm. Mà chậm quá người ta lại phải bỏ bớt bước, rồi “quên” quy trình (vì công trường kêu gào nên không thể không cấp), từ đó dẫn đến bỏ qua quy trình và mất kiểm soát.

Do đó, việc sử dụng 1 cách thức tiên tiến để tự động hóa, chuyên nghiệp hóa quá trình cấp vật tư cần phải được áp dụng. Những ứng dụng/phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn xử lý triệt để những vấn đề nêu trên, và hiệu quả mang lại là rất lớn. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà thầu lớn ở Việt Nam như Coteccons, Hòa Bình người ta dùng phần mềm từ cả chục năm nay.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi qua quá trình tiếp xúc và tư vấn về quản lý vật tư cho rất nhiều Nhà thầu. 

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý vật tư SiteMAGE tại https://sitemage.com/