Chia sẻ: 03 bước quản lý kho vật tư bằng Excel từ một kế toán 10 năm trong nghề

Quản lý vật tư và kho công trình không phải là vấn đề xa lạ, và việc quản lý sao cho đúng, cho hiệu quả bằng excel vẫn là cơn đau đầu cố hữu của những người làm vật tư.

Thuở sơ khai, người ta dùng sổ sách để ghi chép, nhập/xuất đến đâu ghi đến đó, rồi cuối ngày về cộng cộng chép chép. Với số lượng ít thì có vẻ không vấn đề, nhưng tăng đơn hàng lên thì nhầm lẫn là chuyện rất bình thường.

Thế rồi, người ta bắt đầu biết dùng excel (và các bản cứng in từ file excel) để quản lý vật tư, và đương nhiên là nó tốt hơn cách dùng sổ truyền thống.

Tuy nhiên, để quản lý bằng excel thì không dễ,  nếu bạn không nắm được các bước của nó.

Nhưng bạn yên tâm, bạn sẽ thấy nó rất dễ dàng sau khi đọc bài này.

Mình sẽ bật mí các bạn 3 bước, chỉ 3 bước thôi, mà mình đã áp dụng cho các dự án của mình trước đây, và đã thành công. Các bước đó là:

• Bước 1 – biết sử dụng excel, ít nhất ở mức cơ bản
• Bước 2- biết sử dụng excel cơ bản rồi nhưng không có form biểu chuẩn bằng excel để quản lý vật tư thì cũng không làm gì được. Do đó, bạn phải có bộ form chuẩn.
• Bước 3 - Có các thứ trên rồi, bạn phải có thêm 1 quy trình chuẩn. Quy trình này sẽ quy định các bước nào cần thực hiện và ở mỗi bước tương ứng sẽ phải dùng form nào, dùng ra sao.

Nếu bạn có đầy đủ 03 yếu tố trên, thì việc quản lý vât tư bằng excel sẽ dễ như trở bàn tay vậy. Quá hấp dẫn phải không ạ?

Đến đây, bạn đừng sốt ruột, mình bắt đầu đi chi tiết từng bước một đây.

1. Bước 1 - biết sử dụng excel cơ bản

Trong phạm vi bài viết này mình không thể chỉ các bạn các kiến thức về excel, mà cách tốt nhất là bạn lên youtube tìm các Video hướng dẫn hoặc google search là có thể dùng được excel. Nếu bạn không đủ động lực tự học, không sao, hãy theo học 1 khóa excel cơ bản đầy rẫy ngoài kia.

Làm vật tư mà không biết excel cơ bản, thì mình nói thật là bạn đừng làm nữa. 

Nhưng, bạn yên tâm, chúng ta không cần pro excel để có thể dùng nó cho việc quản lý vật tư, tất cả những gì bạn cần là 1 kỹ năng excel cơ bản, và dưới đây là các kỹ năng, các hàm cơ bản mà theo mình, bạn PHẢI nắm được:

• Thao tác với bảng, biết căn chỉnh cột, dòng
• Sử dung các hàm công thức +, -, *, / bình thường. 
• Các  hàm Sum (tính tổng), roundup, roundown (làm tròn
• Biết link các sheet, các giá trị ở cells ở các sheet khác nhau với nhau (để làm các báo cáo xuất nhập tồn, thẻ kho…)
• Biết căn chỉnh trang (page setup) và in ấn.

Tất cả chỉ có vậy, không cần gì quá cao siêu cả.

Mình đã chuẩn bị sẵn cho các bạn đường link hướng dẫn cơ bản về excel nếu bạn đang chập chững tìm hiểu về nó https://www.youtube.com/watch?v=TSAWIDLY4C8

2. Bước  2  - Áp dụng form biểu chuẩn quản lý vật tư bằng excel

Như đã nói, biết excel cơ bản mà không có form biểu excel để quản lý thì giống như bạn đi câu, biết cách câu nhưng lại không có cần câu. Và tất nhiên bạn sẽ không bao giờ câu được cá.

Và đây là cần câu cho bạn đây

Dưới đây là các form mẫu biểu quản lý vật tư bằng excel được phát triển từ bộ biểu mẫu của 1 nhà thầu thuộc TOP đầu Việt Nam, và được mình phát triển thêm dựa trên kinh nghiệm trên 10 năm đi làm của mình.

Các form đó bao gồm:

• Phiếu yêu cầu vật tư
• Phiếu đề nghị nhập kho
• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Báo cáo xuất nhập tồn
• Thẻ kho
• Báo cáo kiểm kê kho

Đây là trọn bộ đầy đủ để bạn quản lý kho vật tư hàng hóa, rất chuyên nghiệp và dễ sử dụng

Link download: https://drive.google.com/open?id=15ZNvl3N8t2zf381apVPu2OugNEEsHqts

Rồi, có form rồi, giờ sử dụng các form đó thế nào và khi nào? 

Và bước 3 là câu trả lời. Đây là quy trình lần đầu tiên mình chia sẻ trên mạng, và bạn sẽ không thể tìm thấy ở đâu khác.

Đọc thêm: 08 kinh nghiệm giúp quản lý kho vật tư hiệu quả

3. Bước 3 – Nắm vững quy trình quản lý vật tư và các áp dụng các form biểu

Trong quản lý vật tư có 2 quy trình xương sống: đó là quy trình nhập kho và quy trình xuất kho (ngoài ra thêm quy trình mua hàng mình sẽ cập nhật ở bài khác)

2 quy trình này bao quát đầy đủ mọi tác vụ về vật tư và kho, từ khi có yêu cầu vật tư đến lúc nhận đủ vật tư rồi báo cáo. Dưới đây mình đi chi tiết.

1. Quy trình nhập kho

Diễn tả lưu đồ:

Bước 1: Đề nghị/Yêu cầu nhập kho: 

Người có nhu cầu hoặc yêu cầu cần nhập hàng vào kho lập “Phiếu yêu cầu nhập kho” theo mẫu “SiteMAGE_Phieu_yeu_cau_nhap_kho” ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu trên phiếu và có chữ ký các bên liên quan. 

Lưu ý: 

• điền vào các ô lần lượt tên vật tư cần nhập, mô tả về vật tư (có thể để trống), đơn vị, Số lượng nhập và ngày yêu cầu nhập (để thủ kho bố trí kho bãi)
• Mục tài liệu đính kèm” tick vào những tài liệu đính kèm (thường là đơn hàng/chứng từ, hay CO/CQ)

Bước 2: Kiểm tra chất lượng hàng 

Quản lý chất lượng (QAQC): kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập xem có đảm bảo tiêu chuẩn không hay có hỏng học hay hư hại gì trong quá trình vận chuyển không

• Hoặc từ chối nhập, trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng;
• Hoặc Đồng ý cho nhập kho một phần hoặc toàn bộ lô hàng.

Bước 3 – Phê duyệt đề nghị nhập kho

Chủ nhiệm dự án: sau khi vật tư được kiểm tra chất lượng và xác nhận bởi QAQC, chủ nhiệm dự án đồng ý nhập vật tư (đủ hoặc 1 phần đảm bảo chất lượng). Đây là cơ sở để thủ kho tiến hành nhập kho

Bước 4: Nhập kho, Ghi thẻ kho: 

Thủ kho kiểm đếm hàng và thực hiện nhập kho. Ghi ghi ngày tháng năm nhập kho, ghi số lượng thực tế (cân, đong, đo, đếm) vào cột thực nhập trên PNK và cùng Người giao hàng ký vào PNK. 

Lưu ý:

• Thủ kho phải ghi số lượng thực nhập vào ô số (2)
• Cột thành tiền (4) = cột SL thực nhập (2) x Đơn giá (3)

Thủ kho giữ liên 2 PNK để ghi Thẻ kho theo mẫu “SiteMAGE_The_kho (So_kho)” sau đó chuyển cho Kế toán ghi sổ. Liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.

Bước 5: Ghi nhận Nhập kho, lưu chứng từ :

Kế toán hàng tồn kho/Kế toán dự án nhận lại chứng từ và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho 

Toàn bộ chứng từ gốc sẽ được chuyển về Phòng kế toán công ty để hạch toán, theo dõi và lưu trữ theo quy định.

1. Quy trình xuất kho

Bước 1: Lập phiếu yêu cầu vật tư: 

Khi phát sinh nhu cầu (vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá), Người/BP có nhu cầu lập Phiếu yêu cầu vật tư theo mẫu“ SiteMAGE_Phieu_yeu_cau_vat_tu“

Người/BP có nhu cầu lập “Phiếu đề nghị cấp hàng“kèm theo Dự trù trình lên cấp trên duyệt. Ghi rõ tên đơn vị, lý do xuất, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, số lượng yêu cầu.

Bước 2: Tổng hợp nhu cầu, Cân đối vật tư 

Cán bộ vật tư sẽ căn cứ theo tổng hợp nhu cầu vật tư của các bộ phận cũng như tình hình tồn kho hiện tại để đề xuất cho Chủ nhiệm dự án là nên xuất kho luôn (nếu có tồn kho) hay mua mới, hoặc chuyển từ kho khác về (nếu kho khác có tồn kho)

Bước 3: Phê duyệt yêu cầu vật tư và phân bổ vật tư 

Chủ nhiệm dự án căn cứ đề nghị của Cán bộ vật tư để phê duyệt yêu cầu vật tư cũng như phân bổ vật tư mua/xuất/chuyển

Lưu ý quan trọng: khi phân bổ vật tư, có thể có các trường hợp sau

• Dự án xuất thẳng nếu còn tồn
• Dự án mua
• Dự án đề nghị công ty cấp (lúc này công ty lại xem xét yêu cầu từ dự án để xác định mua mới cấp cho dự án hay chuyển từ kho dự án khác/kho công ty về)

Bước 4: Mua vật tư, chuyển vật tư từ dự án khác hoặc tổng kho về 

Bước này tùy theo quy định của công ty mà xác định bộ phận nào sẽ mua hàng (thường là theo quy trình mua hàng của công ty)

Bước 5: Nhập kho (để xuất)

Tương tự như mục Nhập kho phía trên

Bước 6: Xuất kho

Sau khi tiến hành nhập kho theo quy định, thủ kho sẽ căn cứ theo phiếu yêu cầu vật tư và theo mức độ gấp gáp của yêu cầu để xuất cho các bộ phận theo thứ tự ưu tiên

Thủ kho lưu ý ghi số lượng thực xuất vào cột 2 (bắt buộc)

Bước 7 : Tiếp nhận vật tư

Ở bước này, cán bộ vật tư sẽ tiếp nhận vật tư theo yêu cầu của mình bằng cách xác nhận đã nhận đủ số lượng như đã yêu cầu

Lưu ý: 1 yêu cầu vật tư có thể được mua và xuất thành nhiều lần tùy thuộc loại vật tư yêu cầu, số lượng, hay tùy thuộc vào việc mua bán với nhà cung cấp cũng như dòng tiền cho dự án.

Bước 8: Ghi thẻ kho, lưu chứng từ, hạch toán

Sau khi xuất kho, thủ kho lưu thẻ kho để theo dõi.

Toàn bộ chứng từ gốc sẽ được chuyển về Phòng kế toán công ty để hạch toán, theo dõi và lưu trữ theo quy định.

Đến đây mình đã hướng dẫn các bạn đầy đủ và chi tiết các form biểu vật tư bằng excel, quy trình quản lý và cách sử dụng từng form mẫu biểu. Các bạn chỉ việc làm theo và mình tin chắc là sẽ có hiệu quả ngay tức thì.

Nhưng, Có 1 điều bạn cần lưu ý

Nếu như bạn đã đọc phần đầu của bài viết, theo lịch sử thì việc quản lý kho vật tư đã tiến hóa từ dạng viết sổ sang excel. Nhưng đây là thời của 2018, của công nghiệp 4.0, và việc dùng excel đã bắt đầu lỗi thời.

Các nhược điểm của excel rất dễ để nhận biết, đó là:

• Khó thao tác, khó sử dụng
• Excel khó kiểm soát. Hiện tượng ghi đè file cũ hay quên lưu, lưu mà không biết lưu chỗ nào… rât dễ xảy ra
• Excel khó tra cứu. Nhiều khi muốn tìm 1 thông số nào đó như khối lượng xuất cho 1 đối tác ở 1 ngày nhất định có khi tìm cả chục file nhưng cũng không có
• Excel rất dễ nhầm và 1 sai lầm nhỏ có thể khiến số liệu hệ thống đảo lộn. 
• Bạn không thể tra cứu tồn kho, hay làm việc trên các phiếu excel khi đang đi công tác.

Đọc thêm: 05 lý do để khẳng định việc quản lý kho bằng excel đã lỗi thời

Và ở bài này, mình đã hướng dẫn các bạn dùng excel để quản lý vật tư, và tiện ở đây, vì đằng nào cũng đã viết rất dài cho các bạn rồi, giờ mình sẽ chỉ cho các bạn một cách thức hiện đại hơn, và hiệu quả hơn

Đó là sử dụng phần mềm, sử dụng ứng dụng công nghệ  vào quản lý vật tư và kho, vì chúng ta đang ở năm 2018, không phải năm 2008, càng không phải 1998.

Bạn có biết, ở thế giới người ta đã dùng phần mềm vào quản lý từ rất lâu, như Procore, Fieldwire để quản lý dự án, quản lý thi công, dùng Zoho vào quản lý kho vật tư… và đó là lý do họ phát triển còn chúng ta thì không. 

May thay, ở Việt Nam, người ta đã bắt đầu biết dùng zalo, facebook group để giao tiếp nhóm, dùng ERP vào quản lý doanh nghiệp, và chúng cho thấy hiệu quả.

Do đó

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho vật tư là xu thế  chung trên toàn thế giới, và giúp bạn giải quyết được các cơn đau đầu với excel. Các phần mềm hiện đại sẽ được tự động hóa, mobile hóa rất dễ sử dụng và loại bỏ hoàn toàn các nhược điểm của excel.

Đến đây, bạn có muốn thử phần mềm kiểu này không? Mình chắc chắn 100% là bạn muốn. 

Vậy nên, hãy nhanh tay ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được thử nghiệm miến phí  phần mềm quản lý kho vật tư công trình SiteMAGE và loại bỏ 100% những cơn đau đầu của việc quản lý vật tư, tăng hiệu quả công việc, tăng lợi nhuận.

Bật mí nhỏ: SiteMAGE được thiết kế dựa trên quy trình và các form mẫu biểu trên, như vậy sẽ rất dễ dàng để bạn làm quen với nó.

Hẹn các bạn dịp tới, mình sẽ chia sẻ thêm nhiều kinh nghiệm quản lý vật tư và kho nữa. Sẽ nhanh thôi.